Организация работы с исходящими документами

Исходящий документ - это документ, направляемый предприятием за его пределы (другим юридическим лицам, а также общественным организациям и физическим лицам, не имеющим отношения к предприятию). Организация работы с исходящими документами предполагает:

1. Прием (от исполнителей (ответственных исполнителей)).

2. Проверку правильности их оформления и адресования, а также комплектности.

3. Регистрацию.

4. Сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам).

5. Простановку адресных сведений на конвертах (упаковках).

6. Фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки).

7. Заклеивание конвертов (упаковок), их маркировку.

8. Упаковку в транспортировочную тару.

Документы, подлежащие отправке и поступившие в службу ДОУ до 14 часов, должны обрабатываться и отправляться по назначению в день их подписания (утверждения). Документы, поступившие для отправки в службу ДОУ после 14 часов, должны обрабатываться и отправляться по назначению не позднее следующего рабочего дня*(109).

Следует помнить, что к отправке принимаются только полностью оформленные документы: подписанные (утвержденные), в требуемом количестве экземпляров, с указанием почтового адреса (указателем рассылки) и в комплекте с приложениями и сопроводительными письмами. Служба ДОУ осуществляет проверку соответствия документов установленным требованиям. Документы, не отвечающие этим требованиям, возвращаются исполнителям для устранения недостатков, препятствующих отправке. Регистрация исходящих документов производится по тем же правилам, что и для входящих документов, в Журнале регистрации исходящих документов (см. рис. 3.16)*(110).

Время на подготовку документов к отправке может быть сокращено с помощью их предварительной сортировки (по видам почтовых отправлений и адресам). Кроме того, в отдельную группу выделяются документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором).

Написание адреса на конверте (упаковке) выполняется на основании сведений, указанных исполнителем (ответственным исполнителем). До укладки документов в конверты (упаковки) правильность указанных на них адресных сведений проверяется, выявленные при проверке ошибки исправляются*(111).

Фальцовка документов производится так, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки). Заклеивание конвертов (упаковок) и их маркировка (наклеивание знаков почтовой оплаты) производится в целях обеспечения сохранности почтовых отправлений и их своевременной доставки к месту назначения (без взимания доплаты с адресата)*(112). Документы, подлежащие отправке с курьером (экспедитором), укладываются в транспортировочную тару. Отправка предприятием ЭД производится с официального электронного почтового адреса или на автономных небумажных носителях, при этом ЭД, отправляемый с официального электронного почтового адреса, "прикрепляется" к электронному сообщению, выполняющему функцию сопроводительного письма*(113), а ЭД на автономных небумажных носителях отправляется с сопроводительным письмом и, если требуется, вместе с распечаткой (сопроводительной документацией)*(114).

Журнал регистрации исходящих документов

Рис. 3.16.