2020-09-24
118
2.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел компании с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для:
2.1.1. Группировки исполненных документов в дела.
2.1.2. Систематизации и учета дел, закрепления их индексов.
2.1.3. Обеспечения правильного и быстрого поиска дел (документов в составе соответствующих дел).
2.1.4. Разработки информационно-поисковой системы по документам.
2.1.5. Определения сроков хранения дел.
2.1.6. Составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
2.1.7. Учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2.1.8.... (Иное - указать конкретно).*(184)
Далее во втором разделе инструкции обычно излагаются:
1) положения, определяющие порядок разработки номенклатуры дел структурного подразделения, в том числе:
а) изучение нормативно-методических и нормативно-технических документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
б) изучение особенностей, присущих организации делопроизводства структурного подразделения, принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между сотрудниками и т.п.;
в) предварительное определение заголовков дел, их упорядочение в соответствии с функциональным назначением документов, помещаемых в соответствующие дела;
г) определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
д) уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
е) составление и оформление проекта номенклатуры дел;
ж) согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами (см. далее), в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
з) утверждение проекта номенклатуры дел руководителем компании.
2) положения, определяющие порядок разработки сводной номенклатуры дел, в том числе:
а) структуру сводной номенклатуры дел;
б) проверку и уточнение сводной номенклатуры дел;
в) утверждение и введение в действие сводной номенклатуры дел;
г) применение рабочих экземпляров сводной номенклатуры дел.
Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
3.1. Табель форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и сотрудниками компании. Табель форм документов предназначен для:
3.1.1. Закрепления правового статуса управленческой документации компании и образующих ее документов.
3.1.2. Оптимизации состава управленческой документации компании, обеспечения ее функциональности.
3.1.3. Соблюдения и последующей оптимизации единого порядка подготовки управленческих документов компании.
3.2. Альбом форм документов - это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и сотрудниками компании. Альбом форм документов предназначен для:
3.2.1. Унификации форм представления документированной информации, используемой компанией.
3.2.2. Разработки (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов.
3.2.3. Соблюдения и последующей оптимизации единого порядка подготовки управленческих документов компании.
Далее в третьем разделе инструкции обычно излагаются:
1) положения, определяющие состав документов, включаемых в Табель форм и Альбом форм;
2) положения, определяющие порядок разработки Табеля форм и Альбома форм, в том числе:
а) предварительное изучение применяемых компанией форм управленческих документов;
б) уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом;
в) уточнение структуры табеля и альбома;
г) оформление проектов табеля и альбома;
д) согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома;
е) утверждение проектов табеля и альбома.
