Организация контроля исполнения документов

 

6.1. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов или (и) предписываемых ими действий*(190). Организация контроля исполнения документов включает:

6.1.1. Выявление документов, исполнение которых подлежит контролю.

6.1.2. Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю.

6.1.3. Постановку документов на контроль исполнения.

6.1.4. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов.

6.1.5. Проверку соответствия исполнения документов по срокам и качеству на основе ранее установленных требований.

6.1.6. Снятие исполненного документа с контроля.

6.1.7. Учет, обобщение и анализ хода и результатов контроля исполнения документов.

6.1.8. Информирование директора компании (иных заинтересованных должностных лиц) о состоянии исполнительской дисциплины и мерах по обеспечению своевременного, полного и качественного исполнения документов и предписываемых ими действий.

6.2. Организация систематического контроля исполнения документов возлагается на группу контроля службы ДОУ. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений, а также ответственные исполнители (исполнители) соответствующих документов.

Далее в шестом разделе инструкции обычно излагаются положения, определяющие осуществления контроля (по этапам, см. выше).

 

Организация хранения документов

 

Раздел включает в себя ряд подразделов, в том числе определяющих:

а) формирование дел, законченных делопроизводством;

б) оформление дел, законченных делопроизводством;

в) порядок обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении;

г) подготовка документов к передаче в архив;

д) экспертиза ценности документов;

е) передача и прием документов на хранение в архив;

ж) порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве.

з) порядок передачи документов на постоянное хранение.

В подразделе о формировании дел, законченных делопроизводством, излагаются следующие положения:

общие правила формирования дел;

особенности формирования в дела основных видов документов, в том числе электронных документов (ЭД) и баз данных (БД).

В подразделе об оформлении дел, законченных делопроизводством, излагаются следующие положения:

порядок заполнения реквизитов обложки дела;

порядок нумерации листов дела;

порядок группировки документов в дела;

порядок составления заверительной надписи, внутренней описи.

В подразделе о порядке обращения с документами, состоящими на текущем (оперативном) хранении, излагаются следующие положения:

требования к местам хранения и средствам хранения;

правила размещения дел в средствах хранения;

организация доступа к делам;

организация контроля за состоянием дел;

организация выдачи дел (документов) во временное пользование.

В подразделе о подготовке документов к передаче в архив излагаются следующие положения:

порядок дооформления дел;

порядок проверки полноты и правильности подготовки дела к передаче в архив;

особенности подготовки к передаче в архив ЭД и БД.

В подразделе об экспертизе ценности документов излагаются следующие положения:

организация работы экспертной комиссии;

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

особенности экспертизы ценности ЭД и БД.

В подразделе о передаче и приеме документов на хранение в архив излагаются следующие положения:

согласование порядка передачи документов;

проверка правильности формирования дел;

проверка правильности оформления дел;

проверка соответствия количества дел, подлежащих передаче в архив компании, учетным данным;

устранение недостатков, препятствующих передаче дел (в необходимых случаях).

В подразделе, определяющем порядок обращения с документами, состоящими на хранении в архиве, излагаются следующие положения:

требования к местам хранения и средствам хранения;

основные параметры режимов хранения;

общие правила размещения дел в средствах хранения;

особенности размещения в средствах хранения основных видов документов;

организация доступа к делам;

организация контроля за состоянием дел;

организация выдачи дел (документов) во временное пользование;

организация учетной работы архива;

организация информационно-справочной работы по архивным документам.

В подразделе, определяющем порядок передачи документов на постоянное хранение, излагаются следующие положения:

общие правила передачи документов на постоянное хранение;

предельные сроки временного хранения документов;

порядок дооформления дел;

порядок проверки полноты и правильности подготовки и научно-технической обработки дел к передаче в архив;

особенности подготовки к передаче в архив ЭД и БД.

 

Организация обращения с бланками, печатями и штампами

 

Раздел включает в себя два подраздела, определяющих, соответственно, организацию изготовления и использования бланков документов и печатей и штампов.

В подразделе об обращении с бланками излагаются следующие положения:

порядок изготовления бланков;

порядок хранения бланков;

порядок выдачи бланков;

порядок учета бланков;

порядок списания испорченных и устаревших бланков.

В подразделе об обращении с печатями и штампами излагаются следующие положения:

порядок изготовления печатей и штампов;

порядок хранения печатей и штампов;

порядок выдачи печатей и штампов;

порядок учета печатей и штампов;

порядок списания испорченных и устаревших печатей и штампов.

 

Приложение 5

 

Пример

 

Правила электронного документооборота в информационной системе федерального казначейства*(191)

 

Общие положения