Построение справочного аппарата

Регистрационные карточки систематизируются по определенной схеме и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам.
Справочный аппарат в делопроизводстве должен отведать требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечения их оперативного поиска и контроля за исполнением, быстрого получения необходимой документной информации.
Поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за исполнением документа и поиск информации, заключенной в документе, наиболее полно обеспечивает справочная картотека.
Справочная картотека делится на две части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.
В учреждениях I, II и III категории справочные картотеки могут вестись как в канцелярии (на переписку руководства и важнейшую внутреннюю документацию), так и в каждом структурном подразделении (на документы подразделения).
В учреждениях IV категории ведется единая справочная картотека (или заменяющие ее журналы регистрации) на все регистрируемые документы.
Разделами первой части картотеки на неисполненные документы являются названия корреспондентов или структурных подразделений (исполнителей).
Разделы и рубрики второй части картотеки соответствуют разделам и рубрикам классификатора вопросов и участков деятельности учреждений. Если.классификатором служит номенклатура дел, то разделами картотеки являются названия структурных подразделений учреждения, а рубриками - заголовки дел и их индексы по номенклатуре.
Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.
Картотека на заявления, предложения и жалобы граждан может вестись отдельно от основной картотеки; карточки в ней целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. Алфавитная картотека в случае необходимости может делиться по административно-территориальным единицам, а внутри этих делений - по алфавиту фамилий заявителей.

9. Порядок оформления и отправки исходящей документации.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации.