Некоторые дополнительные тонкости

Существуют следующие моменты, которые необходимо учесть при подготовке презентации:

Продолжительность. Большинство людей беспокоятся, что они скажут не достаточно. Однако, гораздо большую опасность представляет ситуация, когда презентация перегружена информацией. Как уже было отмечено, следует разбить факты на группы А, В, С по степени важности и пометить каждый абзац в наброске сценария соответствующей буквой. Тогда потом можно без особых хлопот исключить все параграфы, помеченные буквой С.                              

На этой стадии следует стремиться к исключительной краткости: позднее появится больше идей, презентация "разбухнет", когда ведущие обра­тятся к использованию визуальных средств.

Презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому. Люди стараются поскорее уйти, предвкушая перерывы, которые затягиваются и съедают время. Напомним, что уже через 30—40 мин работы у их участников начинает ослабевать внимание; через 70—80 мин появляется физическая уста­лость; через 80—90 мин развивается «отрицательная активность» — начинаются разговоры и занятие посторонними делами; через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разой­тись. В то же время через 30—40 мин. отвлечения внимание вновь автоматически включается.

Поддержание обратной связи с аудиторией. Принцип обратной связи с аудиторией вполне применим в конце каждо­го этапа презентации. Когда поставлена точка и вы дошли до паузы, еще раз подумайте о мышлении аудитории. Какие вопросы возникли там сей­час, как там все отражается?

Здесь вам следует сказать: "Все хорошо, но нет ответа на мой вопрос..." - это очень важно, так как служит и другой полезной цели, расстановке "указателей", а также помогает уберечь презентацию от превращения в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Использование формы повествования. Вы, наверное, ловили себя на том, что, описывая какую-т деталь оборудования, вы говорите: "Эта деталь делает это... Эта деталь делает то..." и т. д. и так без конца.

Можно существенно улучшить выступление, обратившись к рассказу: "Разработка проектора была весьма интригующей проблемой. Начать хотя бы с того, что он должен был быть портативным, так что... но это означало, что мы не могли... так что мы попытались... наконец мы попали в цель... когда мы наткнулись на другое препятствие... между тем оптическая группа выступила с остроумным... " – и в итоге скучные характеристики превращены в интересное повествование.

Не пытайтесь объять необъятное. Помните, что презентация не должна охватывать все. Ее следует строить только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом. Не следует включать ничего утомительного, неизвестного для большинства, или слишком детальную техническую информацию потому, что кого-нибудь могло бы это заинтересовать. Вы можете дать присутствующим на руки любое количество вспомогательной литературы чтобы они изучали ее на досуге.

Дальнейшие действия. На этой стадии вы должны также решить:

• кого пригласить;

• как велика будет аудитория;

• где проводить презентацию.

Если эти решения принимает за вас клиент, который попросил вас устроить презентацию, вы должны постараться получить ответы на эти вопросы.

Вообще к данному моменту вы уже должны иметь основу для хорошей презен­тации.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

1. Определите конкретную цель презентации одним предложе­нием.

2. Определитесь относительно аудитории.

3. Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оста­вить у аудитории.

4. Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назна­чение каждого раздела.

5. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего.

6. Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, что­бы в случае необходимости скорее отсеять ненужную инфор­мацию.

7. Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало ауди­торию.

8. Используйте такие приемы, как "вопрос - ответ", чтобы заин­тересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.

9. Если это имеет значение, определитесь с величиной аудито­рии и решите, кого пригласить.

10. Решите, где проводить презентацию.