Й и последующие дни - работа в архиве согласно распределению

Приложение 3.

Схема письменного отчета по архивной практике

Титульный лист оформляется по образцу (см. Приложение 1)

1. Наименование, адрес, краткая история архива, его место и роль в системе архивов края.

2. Цель, задачи и сроки прохождения архивной практики,.

3.  Виды и объем работ, выполненных студентами в ходе практики.

4. Анализ организации рабочего процесса (специфика работы в архиве, приемы и методы выполнений заданий, возникшие трудности и проблемы).

5. Итоги практики (приобретение практических навыков и умений, реализация поставленных цели и задач, свое мнение о практике, пожелания).

 

В конце отчета – число и подпись студента.

1. Установочная конференция на базе института, в ходе которой определяются цели, задачи, этапы практики, форма отчетности и создается психологический настрой на практику у студентов. Конференция организуется деканом факультета, руководителями практики от факультета и архивных учреждений, на базе которых она будет проводиться, методистом по практике от факультета. 

Работа в архиве.

1-й день – организационный. Студенты распределяются по отделам и закрепляются за определенными работниками архива, которые знакомят их с архивом, его историей, структурой, функциями, местом и ролью в системе архивных учреждений края, правилами внутреннего распорядка и поведения в архиве.

Задание:

Дать характеристику архиву, в котором проходит практика, указав при этом год основания, профиль, ФИО ответственного, адрес, структурную организацию, специфику работы архива.

й и последующие дни - работа в архиве согласно распределению.

Задание:

Составьте справку «Персонал архива», выделив:

а) должностные обязанности работников архива;

б) что должен знать работник архива.

При составлении справки используйте нижеприведенный материал:

Работа с персоналом предполагает, прежде всего, подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и человеческими качествами для каждого участка и направления. Необходимо помнить основные требования квалификационных справочников должностей служащих в отношении основных категорий специалистов.

Заведующий архивом.

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

  Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

  Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которого истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

- единую государственную систему делопроизводства;

- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

- структуру предприятия, учреждения, организации;

- основы организации производства, труда и управления;

- законодательство о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Архивариус.

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

  Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

  Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

  Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

-  нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

- единую государственную систему делопроизводства;

- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

- порядок ведения учета и составления отчетности;

- структуру предприятия;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации технических средств;

- основы трудового законодательства;

- правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор.

Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.

Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия.

Составляет перечень устаревших документов.

Ведет учет выдачи-возвращения документов.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов;

- принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими;

-основы организации труда и правила эксплуатации технических средств;

- основы законодательства о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, ведущего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результатов работы.

 

7. Проведя беседу с работниками архива и используя приведенный материал, составьте таблицу «Услуги в архивах»:

 

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно	Примеры из перечня платных услуг
Социально-правовые запросы граждан:  о подтверждении трудового стажа;  размеров заработной платы;  прохождении военной службы;  участии в партизанском движении;  избрании на выборные должности;  награждении орденами и медалями,  присвоении званий;  нахождении на излечении;  получении образования;  репрессиях, раскулачивании,  лишении избирательных прав;  пребывании в концлагерях,  насильственном вывозе в Германию  в годы Великой Отечественной войны.	Социально-правовые запросы граждан:  о наследовании имущества;  родственных связях.  За изготовление нескольких  экземпляров архивных копий и почтовые отправления.
Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке	Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием.
Предоставление документов во временное пользование организациям-фондообразователям для служебного пользования.	Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т. п
Копирование или выявление документов для органов прокуратуры, суда, МВД, ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, для органов представительной и исполнительной власти.	Использование следующих документов: тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности);  исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов; создание баз данных по документам архива и др.
Организационно- методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятий – источников комплектования	Совершенствование документационного обеспечения управления, организации и совершенствование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др.; проектирование втоматизированных информационных систем; составление исторических справок о фондообразователях и др.
Научно-техническое информирование архивных учреждений	Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследовательских и опытно- конструкторских работ; разработка программного обеспечения для создания автоматизированных баз данных; составление библиографии по профилю и смешанной проблематике и другие услуги. Обеспечение сохранности документов: обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов (составление актов-рекомендаций); оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов (разработка рекомендаций, приведений фунгицидной и анти- септической обработки); цифровая обработка аудиовизуальной документной информации (реставрация фотоизображений и фонозаписей с применением ЭВМ и другие услуги).

 

Задание:

Дать характеристику этическому кодексу архивиста. Где и когда он был принят? Каковы его основные принципы?

    Используйте вышеуказанную литературу и следующий материал:

В любом цивилизованном обществе «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала, например, архивиста, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного рода документом.

В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивистов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере.

Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:

- защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;

- осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;

- защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

- обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

- действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих и чужих интересов;

- обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий.

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса.