Инициатива импортера по заключению сделки

Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение принято называть запросом. Цель запроса - получить от экспортеров конкурентные предложения, из которых в результате анализа выбирается наилучшее.

Запросы обычно посылаются нескольким фирмам различных стран, конкурирующим между собой.

В запросе указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество. Цена в запросе, как правило, не указывается – для того, чтобы покупатель имел свободу действий при последующих переговорах с экспортером, если оферта последнего будет представлять для него интерес. Но как правило, импортер выражает в запросе пожелание относительно валюты цены и базиса поставки.

В запросе также указывается, сколько времени покупатель будет ждать оферту. Этот момент очень важен, так как в случае неполучения оферты в срок импортер не будет на нее рассчитывать. Если экспортер заинтересован в поставке запрошенного товара, но по каким-то причинам не может послать предложение к назначенной дате, то он попросит отсрочки. Это будет свидетельствовать о заинтересованности экспортера в предполагаемой сделке, что может быть использовано покупателем при последующих переговорах.

В целом запросы более лаконичны, чем оферты, и к их оформлению не предъявляется столь жестких требований.

Ответом на запрос является твердая оферта продавца, которую он присылает одним из тех способов, о которых говорилось выше.

Для обострения конкуренции между поставщиками и создания предпосылок для получения наиболее выгодных коммерческих условий закупок импортеры в некоторых случаях принимают меры к тому, чтобы довести до поставщика информацию о предстоящих заказах путем публикации в деловой прессе, либо направлением запросов в виде типовых бланков с впечаткой адреса контрагента.

Импортеры обычно запрашивают предложение на меньшее количество товара, чем подлежит закупке. Это делается для того, чтобы при уторговывании цен получить дополнительную скидку с цены на увеличенный объем заказа. Некоторые формулировки, в частности «просим срочно дать предложение» либо «срочная поставка» не желательно указывать в запросах, та как они ведут к завышению цены предложений и неуступчивости контрагента на переговорах.

В вопросе о количестве рассылаемых запросов следует придерживаться ряда правил. Большое количество запросов не является желательным, особенно если они направляются фирмам одной страны, которые могут быть связаны между собой различными соглашениям. Кроме того, рассылка большого количества запросов, во-первых, возлагает на внешнеторговый аппарат излишнюю, не всегда оправдывающую себя работу, которая выражается в контроле за поступлением запрашиваемых оферт и необходимости анализировать каждую полученную оферту. Во-вторых, чем больше запрашивается предложений, тем больше окажется фирмы, которые не получат заказов. Это нежелательно для покупателя, так как в будущем, возможно, придется обратиться к этим фирмам.

Покупатель может обращаться к продавцу не только с запросом, но и с заказом. Заказом принято называть документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.

Заказы обычно направляются постоянным контрагентам, которые уже достаточно изучили потребности конкретного покупателя. Поэтому в заказе во многих случаях указываются лишь индивидуальные условия будущей сделки, а во все остальном стороны могут руководствоваться обычными условиями поставок, заключенными между ними, либо условиями ранее выданного заказа (контракта).

Телефонные переговоры в международном бизнесе

Переговоры по телефону часто используются на промежуточном этапе согласования позиций сторон, а также для уточнения отдельных деталей. Телефонным переговорам следует уделять такое же внимание, как и переписке и личным встречам, и стараться вести их грамотно и умело.

Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или закупки товара. Данный метод переговоров широко используется в биржевой торговле, при торговле массовыми стандартизированными товарами.

В обычной же торговле этот способ ведения переговоров наиболее оправдан при уточнении уже согласованных запросов, для подтверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения имевших ранее место переговоров. В этом случае по телефону партнеры согласовывают лишь такие условия как цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договоренность контрактом.

Готовясь к телефонным переговорам, следует тщательно продумать то, что предстоит предложить партнеру, все детали и аргументы, а также иметь под рукой необходимые цифровые данные и документы. Не следует стараться все время говорить самому, надо предоставить партнеру возможность высказать свои замечания и контрпредложения.

Необходимо установить особо четкий контроль за исполнением всех договоренностей по телефону. Если по телефону достигнуты договоренности по важным коммерческим, техническим вопросам, связанным с возникновением существенных затрат, следует попросить партнера и обещать самому подтвердить согласованные решения письмом.

Обычно результаты телефонных переговоров подтверждаются путем обмена письменными сообщениями в тот же день или на следующий день.

При подготовке и проведении переговоров по телефону целесообразно учитывать некоторые практические рекомендации, сложившиеся в коммерческой деятельности:

1. Следует избегать переговоров по телефону с людьми, с которыми у вас не было контактов, или с которыми не сложились удовлетворительные деловые отношения.

2. Не рекомендуется обсуждать по телефону вопросов, по которым есть основание сразу предполагать противоположное вашему мнение собеседника. В этом случае вам необходимо будет убеждать его в своей правоте, что может занять довольно много времени, а в итоге окончиться безрезультативно.

3. Не следует обсуждать по телефону острых или деликатных вопросов производственной деятельности вашего собеседника, а также персональных проблем.

4. По телефону не обсуждаются долгосрочные перспективы, крупные торговые соглашения, вопросы координации деятельности между вами и вашими организациями.

5. Во время беседы по телефону не следует затрагивать вопросов, касающихся третьих лиц и организаций.

6. Не рекомендуется сообщать по телефону отрицательные решения по коммерческим вопросам.