Документация по подготовке товара к отгрузке

Заявка на фрахтование – документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки и т.д.

Инструкция по отправке содержит подробные сведения о грузе и требованиях экспортера в связи с его перевозкой для перевозчика.

Наряд на вывоз со склада выдается на предприятии и содержит указание отпустить со склада товары, заказанные клиентом (импортером).

Поручение на отгрузку – документ выписывается грузоотправителем. В нем указываются подробные данные о партии товара, которые позволяют перевозчику подготовить накладную или произвести оплату тарифа на станцию отгрузки (при железнодорожной перевозке).

Извещение о готовности к отправке выдается поставщиком и уведомляет покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке.

Разрешение на поставку – выдаваемый покупателем документ, разрешающий отправку товаров после получения от продавца извещения о готовности товара к отгрузке.

Извещение об отправке – документ, посредством которого продавец или грузоотправитель информирует грузополучателя об отправке товаров.

Свидетельство об осмотре – документ, выдаваемый компетентным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары были подвергнуты осмотру в соответствии с национальными или международными стандартами согласно законодательству страны, где требуется проведение осмотра, или в соответствии с положениями контракта. Для лесоматериалов таким свидетельством может быть документ, выдаваемый ТПП, если это оговорено в контракте, или фитосанитарный сертификат, выдаваемый пограничной станцией по карантину растений.

Инструкция по упаковке – документ, содержащий инструкции импортера относительно того, как следует упаковывать товары.

Инструкция по маркировке – документ, в котором излагаются требования к маркировке поставляемого товара покупателю, необходимые надписи, изображения и условные обозначения, помещенные на упаковке, бирках или на отгружаемом товаре, необходимые для надлежащей перевозки и сдачи груза покупателю. Маркировка должна содержать:

- обозначения, необходимые для адресата-получателя груза: наименование грузополучателя и грузоотправителя (или замещающие их условные знаки), вес нетто и брутто, номер контракта и наряда, номер данного места в партии. Это товарная маркировка;

- сведения, необходимые транспортной организации, перевозящей груз: наименование пунктов отправления и назначения, маршрут при перегрузках – грузовая маркировка;

- обозначения, необходимые во время перевозки: номера вагона и люков, номер транса, название судна и т.д. Эти обозначения делаются транспортной организацией и называются транспортной маркировкой; - обозначения, указывающие, как надо обращаться с товаром во время его перевозки, погрузочно-разгрузочных работ, хранения в пути, такие как: "не кантовать", "боится сырости", "боится света", "боится холода", "боится тепла", "верх", "осторожно стекло", "жидкость", "здесь открывать", "здесь поднимать", "крючками не брать". Такая маркировка называется специальной.

Маркировка должна содержать указание страны происхождения товара и соответствовать требованиям таможни в отношении размера надписей и их написания.

Извещение о распределении документов – документ, в котором сторона, ответственная за выписку комплекта внешнеторговых документов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих документов, а также число экземпляров, отправляемых каждому из них.

Таблица фактурования – документ, выдаваемый на предприятии экспортера, содержит сведения о проданных товарах и используется в качестве основы для составления коммерческого счета.