Документальное оформление и учет кассовых апераций в иностранной валюте

 

Ранее было отмечено, что в ЧУП "Полимир-агро" осуществляет свой учет денег в кассе с использованием только 50-1 "Касса в рублях", из этого следует, что данная организация не работает с иностранной валютой, ведется только касса в белорусских рублях, поэтому материал по данному пункту курсовой работы будет рассматриваться только на основании действующего законодательства.

Хозяйственные операции с наличной иностранной валютой должны осуществляться в строгом соответствии с законодательством о валютном регулировании и валютном контроле, нормативными актами Национального банка Республики Беларусь.

Единый порядок проведения, учета и оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организации контроля за его соблюдением установлен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 N 98.

Под наличной иностранной валютой понимаются денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монет, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством в соответствующем иностранном государстве или группе государств, а также указанные денежные знаки, изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену. Инструкция N 98 обязательна для выполнения осуществляющими на территории Беларуси деятельность:

юридическими лицами, подразделениями;

ИП, у которых в банках открыты текущие (расчетные) и иные банковские счета в иностранной валюте.

Для проведения операций с наличной иностранной валютой субъекты хозяйствования должны иметь кассу. Она может совмещаться с кассой по рублевым операциям.

Наличную иностранную валюту и наличные белорусские рубли можно хранить в одном металлическом шкафу или сейфе, но размещаться они должны отдельно [8].

Учитывая, что многие нормы Инструкции N 98 [8] повторяют аналогичные положения Инструкции N 4 [6], остановимся только на особенностях ведения кассовых операций в валюте.

Наличная иностранная валюта юридических лиц, подразделений и ИП подлежит обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках, если иное не установлено законодательством. При этом юридические лица, подразделения, ИП и их уполномоченные лица могут сдавать наличную иностранную валюту:

в кассы банков;

работникам службы инкассации.

Сдача наличной иностранной валюты через организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь Инструкцией N 98 не предполагается.

Юридические лица и подразделения (за исключением тех, кому лимит остатка кассы не устанавливается) могут иметь в своих кассах наличную иностранную валюту на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного в соответствии с законодательством.

Обслуживающие банки ежегодно (как правило, в течение I квартала) устанавливают порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты юридическим лицам, подразделениям и ИП, а также лимит остатка кассы юридическим лицам и подразделениям.

Как и в случае с наличными белорусскими рублями, лимит остатка кассы в иностранной валюте устанавливается на основании заявки на установление лимита остатка, порядка и сроков сдачи выручки. Срок подачи заявки в банк определяется в договоре текущего (расчетного) банковского счета либо в решении банка на основании представленной ранее заявки. Для клиентов банка, не подавших заявки, срок сдачи наличной иностранной валюты считается ежедневным, лимит остатка кассы - нулевым (за исключением лиц, лимит остатка кассы которым не устанавливается), а не сданная в банк наличная иностранная валюта - сверхлимитной. Указанные последствия для субъекта хозяйствования наступают со следующего рабочего дня после календарной даты, установленной для подачи заявки в обслуживающий банк [8].

По согласованию с клиентом лимит остатка кассы устанавливается в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами наличной иностранной валюты - в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты.

При этом если лимит установлен в разрезе иностранных валют, то его превышение рассчитывается как сумма выявленных превышений лимита по каждой из иностранных валют. Если же лимит установлен в эквиваленте одного вида иностранной валюты, то превышение лимита рассчитывается исходя из превышения сложившегося остатка кассы в наличной иностранной валюте на конец рабочего дня юридического лица, ИП, пересчитанного в эквивалент иностранной валюты, в котором установлен лимит по отношению к установленному лимиту. Такой эквивалент определяется исходя из официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату превышения лимита остатка кассы.

Наличная иностранная валюта при реализации продукции (товаров, работ, оказании услуг) принимается юридическими лицами, подразделениями и ИП с использованием КСА, зарегистрированных в налоговых органах [8].

Если юридические лица, подразделения или ИП имеют право не использовать КСА, то они должны принимать наличную иностранную валюту по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам, заполненным в установленном порядке и подписанным главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.

Прием наличной иностранной валюты подтверждают:

квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1в;

другие предусмотренные законодательством приходные документы.

Исправления, даже оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются.

В приходном кассовом ордере указываются: сумма валюты по номиналу и ее рублевый эквивалент по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления. Кроме того:

в строке "Основание" указывается источник поступления наличной иностранной валюты;

в строке "Принято от" - фамилия, имя, отчество вносителя наличной иностранной валюты, реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего его личность (паспорт, вид на жительство и т.д.).

В подтверждение приема наличной иностранной валюты выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или уполномоченным им лицом и кассиром и удостоверенная печатью (штампом) кассира или оттиском КСА.

Наличная иностранная валюта принимается по приходным кассовым ордерам только в день их составления.

Сразу после получения наличной иностранной валюты приходные кассовые ордера подписывает кассир. Пример заполнения приходного кассового ордера формы КО-1в приведен в приложении 12.

Принимая наличную иностранную валюту, кассиры обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь, а также справочными и информационными материалами, поступающими из достоверных источников [8].

Наличная иностранная валюта из касс организаций выдается по:

расходному кассовому ордеру формы КО-2в;

платежной ведомости. После закрытия ведомости в ней указываются реквизиты расходного кассового ордера либо прилагается расходный кассовый ордер, выписанный на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты. Отдельный расходный кассовый ордер на каждого получателя не составляется.

Расходные кассовые документы заполняются в установленном порядке.

Так, платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу наименования, суммы иностранной валюты по номиналу цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя проставляется сумма наличной иностранной валюты по номиналу цифрами.

На общую сумму выданной наличной иностранной валюты по нескольким платежным ведомостям можно составлять один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

Наличная иностранная валюта выдается из кассы в том же порядке, что и наличные белорусские рубли.

Пример заполнения расходного кассового ордера формы КО-2в приведен в приложении 13.

Наличную иностранную валюту на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, можно выдавать за счет возврата ранее выданной на эту цель валюты и хранящейся в кассе юридического лица в пределах установленного лимита [1].

Наличную иностранную валюту, полученную в обслуживающем банке, работник, направленный в служебную командировку за границу, может не сдавать в кассу юридического лица, если ее сумма не превышает суммы предназначенного работнику аванса на командировочные расходы.

Если аванс выдается в наличных белорусских рублях, то купленная работником в обменном пункте или в кассе банка наличная иностранная валюта не подлежит оприходованию в кассу юридического лица. К отчету работник прилагает чеки, полученные в обменном пункте (кассе банка) при покупке валюты. В отчет включаются расходы в валюте произведенных операций.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником производится белорусскими рублями с применением официального курса Национального банка Республики Беларусь на дату составления отчета.

Кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты оформляются формами первичной учетной документации.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или форме 1-а. Форму журнала выбирает субъект хозяйствования.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера, а по форме 1-а - один журнал на приходные и расходные кассовые ордера.

При необходимости субъекты хозяйствования вправе расширить перечень показателей в журнале регистрации и (или) изменить его форму.

Все приходные и расходные кассовые ордера, а также платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром.

Пример заполнения кассовой книги формы КО-4в приведен в приложении 14.

Субъекты хозяйствования ведут одну кассовую книгу на все виды иностранных валют, с которыми работают. При этом фиксируют их на разных страницах книги.

Кассовые операции в иностранной валюте учитываются на субсчете 50-4 "Валютная касса" счета 50 "Касса" [7]:

поступление денег в кассу организации отражается по дебету субсч.50-4 "Валютная касса" в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации продукции (работ, услуг) и др.;

выплата - по кредиту субсч.50-4 "Валютная касса" в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и др.

Наличные деньги в иностранной валюте и операции с ними отражаются на счетах бухгалтерского учета в белорусских рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей, что необходимо для контроля за реальным движением денег в различных валютах.

Пример 17. Обслуживающий банк установил лимит остатка для ЧП Карст в размере 50 долларов США и 50 евро. Остаток наличной иностранной валюты в кассе на начало дня - 50 долларов США. Деньги были ранее получены на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, и возвращены ими в кассу.

Кассиром Юшкиной И.В. в этот день произведены следующие кассовые операции в наличной иностранной валюте:

с валютного счета в обслуживающем банке поступило 350 долларов США на командировочные расходы работника организации Харона А.Ф.;

вернувшийся из служебной командировки за границу работник организации Мисюк И.Ю. сдал в кассу неиспользованный остаток аванса в иностранной валюте - 95 евро;

предприятие выдало Харону А.Ф. из кассы 400 долларов США на командировочные расходы. В том числе была использована наличная иностранная валюта, ранее выданная на командировочные расходы и хранящаяся в кассе предприятия в пределах установленного лимита;

часть возвращенного в кассу Мисюком И.Ю. неиспользованного аванса в наличной иностранной валюте в сумме 45 евро сдана в обслуживающий банк для зачисления на валютный счет организации.

Официальные курсы Национального банка Республики Беларусь на дату проведения указанных операций составили: 2880 руб. за 1 доллар США и 3850 руб. за 1 евро.

В бухгалтерском учете ЧП Карст сделаны записи:

 

Таблица 3

N п/п	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Содержание хозяйственных операций
11	50-4	52	1008000	Поступила с валютного счета в обслуживающем банке наличная иностранная валюта на расходы, связанные со служебной командировкой за границу (350 x 2880)
22	50-4	71	365750	Возвращен в кассу неиспользованный остаток аванса в иностранной валюте (95 x 3850)
33	71	50-4	1152000	Выдана из кассы наличная иностранная валюта на расходы, связанные со служебной командировкой за границу (400 x 2880)
44	52	50-4	173250	Сдана часть неиспользованного остатка аванса в наличной иностранной валюте в уполномоченный банк для зачисления на валютный счет (45 x 3850)