Документальное оформление и учет кассовых операций в национальной валюте

 

Организация наличного денежного обращения в Республике Беларусь базируется на следующих основных принципах:

) соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе;

) ограничение на использование наличной выручки;

) ограничение на выдачу наличных денег;

) соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими организацию наличного денежного обращения в Республике Беларусь, являются:

Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 N 359;

Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 N 166;

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4.

Порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки юридическим лицам, подразделениям, индивидуальным предпринимателям, открывшим счет, частным нотариусам, лимит остатка кассы юридическим лицам, подразделениям устанавливаются согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь.

Лимит остатка кассы - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе юридического лица, подразделения (предпринимателя, частного нотариуса в случае установления им лимита остатка кассы) по состоянию на конец рабочего дня [10].

Его устанавливает обслуживающий банк всем юридическим лицам (независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности), имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Цель этой процедуры - ускорение оборачиваемости денег и их своевременное поступление в банки

Лимит устанавливается ежегодно, как правило, в течение I квартала по согласованию с исполнительным (или иным) органом управления юридического лица, обособленного подразделения, предпринимателем. ЧУП "Полимир-агро" для установления лимита наличных денег в кассе ежегодно предоставляет в банк заявку на установление размера использования наличных денег из выручки и лимита остатка денег в кассе. Пример заполнения заявки на установление размера использования наличных денег из выручки и лимита остатка денег в кассе приведен в Приложении 1.

Банком устанавливается лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки, разрешение на расходование наличных денег из выручки и действительны в течение срока, указанного в решении банка. Они могут быть пересмотрены течение года по обоснованной просьбе юридического лица в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим обоснованным причинам либо пересмотрены банком самостоятельно по результатам осуществления контроля за своевременностью и полнотой сдачи выручки в случае изменения объемов кассовых оборотов. Лимит остатка кассы определяется либо в пределах среднедневного прихода, либо среднедневного расхода, либо среднедневных прихода и расхода наличных денег. Какой из вариантов выбрать, решает руководитель обслуживающего банка.

Единый порядок ведения, учета и оформления кассовых операций, обязательный для всех юридических лиц, подразделений и предпринимателей, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, устанавливает Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4.

Под кассовыми операциями понимаются:

оприходование в кассу наличных денег;

соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;

прием / выдача наличных денег в кассу / из кассы юридического лица, подразделения или предпринимателя и оформление кассовых документов;

порядок использования выручки;

порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;

ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей [6].

Наличные деньги в кассу юридического лица, подразделения (предпринимателя) поступают:

при снятии денежных средств со счетов в обслуживающем банке;

от покупателей, потребителей и заказчиков за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги;

от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;

от работников юридического лица, подразделения (предпринимателя) в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги и др.

Оприходовать наличные деньги - значит оформить их прием в кассу приходным кассовым ордером (другим приходным документом) или через КСА, зарегистрированный в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица, в день совершения операции [11].

Юридические лица, подразделения получают наличные деньги со счетов, открытых в обслуживающих банках, по чекам из денежных чековых книжек (Приложение 2). По заявлению установленной формы их выдают обслуживающие банки.

Чековые книжки хранятся в надежном месте под ключом у распорядителя счета или у главного (старшего) бухгалтера.

При получении денег в обслуживающем банке чек подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (лицом, их замещающим) и скрепляется печатью. Исправления в чеках не допускаются [12].

Пример заполнения чека приведен в Приложении 3 к данной курсовой работе.

На основании чека заполняется приходный кассовый ордер для оприходования полученных денег в кассу субъекта хозяйствования (Приложение 4).

Полученные по чеку наличные деньги расходуются только на указанные в нем цели.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются первичными учетными документами, формы которых утверждаются законодательством.

Наличные денежные средства при реализации продукции (работ, услуг) в кассу организации (предприятия) могут быть получены:

по приходно-расходным документам;

с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем;

билетопечатающих машин;

таксометров [12].

Кассовые суммирующие аппараты, специальные компьютерные системы, билетопечатающие машины, таксометры должны быть зарегистрированы в налоговых органах.

В ЧУП "Полимир-агро" прием наличных денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам формы № КО-1 (Приложение 5). Он заполняется в одном экземпляре, квитанция от которого передается сдатчику денег за подписью главного бухгалтера, кассира и проставлением печати (штампа). В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС.

ПКО оформляются на любые поступления наличных в кассу субъекта хозяйствования, включая выручку, полученную через КСА.

Бланки ПКО изготавливаются и приобретаются в порядке, установленном Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи Республики Беларусь от 16.04.2002 N 61/47/7 (далее - Инструкция N 61/47/7). Информация об изготовлении и реализации ПКО вносится в электронный банк данных.

Наличные денежные средства выдаются из касс юридических лиц, подразделений и ИП, использующих наемный труд:

на выплату средств на оплату труда, алиментов, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий и вознаграждений физическим лицам;

под отчет на хозяйственные, операционные либо командировочные расходы;

кассовая операция учет инвентаризация

по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели и т.п. [1].

Для выдачи наличных денег используются первичные документы:

расходный кассовый ордер формы КО-2, утвержденный (далее - РКО);

платежная ведомость с последующим проставлением на ней реквизитов РКО либо приложением самого РКО на общую сумму выплаченных по ведомости (ведомостям) наличных денег без составления РКО на каждого получателя (п.28 Инструкции N 4).

Кассир вправе выдать деньги только лицу, указанному в РКО, платежной ведомости, других утвержденных законодательством документах, либо лицу, указанному в доверенности, оформленной получателем денег [6].

РКО и другие документы утвержденных форм, по которым выдаются наличные деньги, заполняются в порядке, установленном законодательством.

В общем случае процедура выплаты наличных по РКО включает шаги:

) расходный кассовый ордер выписывается либо оформляется с помощью технических средств в одном экземпляре работником бухгалтерии;

) заполненный РКО подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченное руководителем лицо;

) до поступления в кассу РКО регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях.

) зарегистрированный РКО передается кассиру для исполнения;

) наличные деньги отдельному лицу кассир выдает после предъявления документа, удостоверяющего личность получателя.;

) получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой расписывается в получении денег;

) подписанный ордер получатель передает кассиру;

) кассир подписывает РКО.

Пример заполнения расходного кассового ордера формы КО-2 приведен в приложении 6.

Платежные ведомости выписываются либо оформляются с помощью технических средств с указанием итоговой суммы цифрами и прописью:

в графе напротив фамилии, имени, отчества получателя цифрами проставляется сумма причитающихся к получению денег;

на титульном (заглавном) листе платежной ведомости должна быть разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, ИП или уполномоченных ими лиц с указанием сроков выдачи и суммы прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели должны предъявить документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и собственноручно шариковой ручкой или чернилами расписаться в получении денег в соответствующей графе платежной ведомости. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости в ней не указываются:

сумма прописью;

данные документа, удостоверяющего личность получателя.

Юридические лица, подразделения могут выдавать наличные деньги работникам по выданному нанимателем удостоверению, если на нем имеется фотография и личная подпись владельца удостоверения и подпись должностного лица, выдавшего документ.

Пример заполнения платежной ведомости приведен в приложении 7.

Если рабочие и служащие не получают денежные средства в установленные сроки, то в платежной ведомости против соответствующих фамилий делается запись "депонировано" и составляется реестр депонированных сумм.

ПКО и РКО до передачи в кассу бухгалтер регистрирует в белорусских рублях в журнале регистрации по форме 1 или форме 1-а. В ЧУП "Полимир-агро" журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ведется раздельно согласно приложения 8 и приложения 9.

Форму журнала регистрации выбирает субъект хозяйствования. При необходимости перечень показателей в журналах может быть расширен, а сама форма журналов - изменена. Журналы регистрации кассовых документов можно вести на компьютере [6].

Юридические лица и ИП, открывшие текущий (расчетный) банковский счет в банке и использующие наемный труд, все поступления и (или) выдачи наличных денег учитывают в кассовой книге формы КО-4.

Кассовые книги могут вести все подразделения юридического лица.

Правильность ведения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) в качестве первого экземпляра остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу, причем только шариковой ручкой и до полного использования листов кассовой книги.

Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

И первые, и вторые экземпляры листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами.

На каждом листе кассовой книги проставляется дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период). Пример заполнения кассовой книги в приложении 10.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств и документов в кассах организации предусмотрен сч.50 "Касса". К нему могут открываться субсчета:

-1 "Касса организации" - для учета денежных средств в головной кассе;

-2 "Операционная касса" - для учета денег в кассах вокзалов, автопарков, товарных контор и эксплуатационных участков, отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.п.;

-3 "Денежные документы" - для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов;

-4 "Валютная касса" - для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки;

-5 "Касса филиала" - для учета кассовых операций обособленных филиалов или представительств организации, выделенных на отдельный баланс [7].

В ЧУП "Полимир-агро" план счетов немного отличается от типового. Здесь к счету 50 "Касса" открываются следующие субсчета согласно приложения 11:

-1 "Касса в рублях";

-2 "Касса в валюте";

-3 "Операционная касса;

-4 "Касса филиала";

-5 "Денежные документы"

Но фактически для расчетов в ЧУП "Полимир-агро" используется только один субсчет 50-1 "Касса в рублях"

По дебету сч.50 "Касса" отражается поступление денежных средств и документов в кассу организации, по кредиту сч.50 "Касса" - выплата денег и выдача денежных документов из кассы. Сальдо сч.50 "Касса" означает наличие денежных средств и документов в кассе организации.

Аналитический учет по сч.50 "Касса" ведут кассиры, ответственные за кассовую наличность. При этом регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов.

Проанализировав кассовую книгу ЧУП "Полимир-агро" за апрель 2011 года можно сделать вывод, что количество операций, проводимых через кассу совсем невелико, и заключается в основном в получении выручки за товары, работы, услуги, сдаче выручки в обслуживающий банк, выплате алиментов, окончательных расчетов работникам, получении квартплаты и др.

Поступили наличные деньги с расчетного счета

Одним из источников поступления денежных средств в кассу организации является расчетный счет. Основанием для отражения в бухгалтерском учете поступивших денежных средств является ПКО, выписанный в соответствии с чеком из чековой книжки:

дебет 50 - кредит 51 "Расчетный счет" - поступили в кассу организации наличные деньги с расчетного счета, открытого в обслуживающем банке;

дебет 50 - кредит 55 "Специальные счета в банках" - поступили в кассу организации наличные деньги со специальных счетов, открытых в банках, например со счета, на котором хранятся средства целевого финансирования.

Поступили наличные деньги по расчетам с контрагентами

Юридические лица, подразделения могут получать наличные денежные средства в кассу через подотчетное лицо или представителя покупателя (в пределах установленного ему лимита расходования наличных денег из выручки) в счет погашения дебиторской задолженности за заранее отгруженные товары (продукцию), выполненные работы и оказанные услуги. Такая хозяйственная операция отражается записью:

дебет 50 - кредит 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - отражена выручка от реализации продукции, работ, услуг, прочих активов, поступившая от покупателей согласно акцептованным расчетным документам при расчетах наличными деньгами, на сумму полученных авансов [1].

Поступление наличных денег в погашение различного рода дебиторской задолженности (плата родителей за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях, квартирная плата и т.п.) описывает запись:

дебет 50 - кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - поступили в кассу организации наличные деньги в погашение дебиторской задолженности.

Рассчитываемся наличными с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Возврат в кассу организации неиспользованных подотчетных сумм отражает запись:

дебет 50 - кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Все расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба отражаются записью:

дебет 50 - кредит 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - поступили от работников в кассу организации наличные деньги в возмещение материального ущерба, причиненного ими предприятию.

Бухгалтерский учет выбытия наличных денег из кассы

Ниже приведены типовые корреспонденции, отражающие выбытие наличных денег из кассы ЧУП "Полимир-агро":

. Наличные деньги сверх установленного лимита кассы сдаются в обслуживающий банк и зачисляются на расчетный счет организации. Выдача кассиру денежных средств, предназначенных для сдачи в обслуживающий банк, оформляется РКО. Кроме того, в обслуживающий банк при сдаче представляют объявление на взнос наличных денег. В бухгалтерском учете при этом составляется запись:

дебет 51 - кредит 50 - внесены наличные деньги из кассы организации на расчетный счет в обслуживающий банк - сдача выручки от реализации продукции, работ, услуг, материальных ценностей, возврат средств, полученных на оплату труда, и др.;

. Из кассы организации могут осуществляться расчеты наличными деньгами с поставщиками и подрядчиками за:

полученные товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей;

излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

полученные услуги по перевозкам, услуги связи, информационные, маркетинговые и другие услуги [12].

Расчеты с поставщиками и подрядчиками могут осуществляться в форме предварительной оплаты (авансов) и последующих платежей:

дебет 60 - кредит 50 - погашена задолженность поставщикам и подрядчикам, выдан аванс под поставку материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг, а также по оплате продукции и работ, принятых от заказчиков.

. Наличные деньги могут выбыть из кассы организации в результате возврата покупателям излишне полученных от них денежных средств или авансов под поставку материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг. В этом случае в учете организации выполняется запись:

дебет 62 - кредит 50.

. Возврат из кассы сумм по неправильно пробитым кассовым чекам или при возврате товара отражают записи:

дебет 62 - кредит 50 - возвращены покупателям наличные деньги из кассы;

дебет 62 - кредит 90-1 - откорректирована выручка от продажи товаров покупателям (методом "красное сторно");

дебет 90-3 "НДС" - кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" - откорректирован начисленный НДС от выручки от продажи товаров покупателям (методом "красное сторно").

. При выплате из кассы организации пособий из средств социального страхования (по временной нетрудоспособности, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им установленного законодательством возраста, на погребение и т.п.) выполняется проводка:

дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - кредит 50.

. Денежные средства из кассы организации выбывают также в результате расчетов с работниками по заработной плате. Указанные выплаты из кассы организации отражаются в учете записями:

дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит 50

выплачена из кассы организации работникам, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации, заработная плата, премии, поощрения, пособия, а также доходы по акциям и другим ценным бумагам данной организации.

. Выдачу наличных денег из кассы организации под отчет на командировочные и на предстоящие хозяйственные и операционные расходы, для расчетов с юридическими лицами, подразделениями и предпринимателями сопровождает запись:

дебет 71 - кредит 50.

Отметим, что ЧУП "Полимир-агро" расчеты с подотчетными лицами не ведет через кассу. Авансы на командировочные расходы не выплачиваются непосредственно перед командировкой. Командировочные рассчитываются в месяце, следующем за отчетным, и выплачиваются работникам вместе с заработной платой путем зачисления на пластиковые карточки работников.

. Наличные деньги могут использоваться для расчетов с учредителями, разными дебиторами и кредиторами и на другие цели:

дебет 76 - кредит 50 - оплачена принятая от населения продукция, возмещена кредиторская задолженность, выдана депонированная заработная плата, произведены выплаты по исполнительным листам, оплачены судебные издержки и арбитражные сборы, уплачена арендная плата арендатором, выплачены покупателю денежные средства за возвращенный товар, выплачены комитенту денежные средства за реализованный товар за вычетом налогов, установленных законодательством;

дебет 92 - кредит 50 - выдана материальная помощь, утрачены наличные деньги или денежные документы в результате чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение и т.п.) [4].

Таким образом, можно сделать вывод, что все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный. Кассовые операции являются важнейшей составной частью деятельности любой организации или предприятия. В процессе написания курсовой работы были изучены первичные документы по учету денежных средств и порядок их оформления. К первичным документам по кассе, которые используются в ЧУП "Полимир-агро", относятся приходные и расходные ордера формы КО-1 и КО-2 соответственно, платежная ведомость. На основании этих документов кассир ежедневно заполняет кассовую книгу формы КО-4 по мере совершения операций, второй экземпляр которой является отчетом кассира и одновременно регистром аналитического учета по счету 50 "Касса".

Бухгалтерский учет на ЧУП "Полимир-агро" ведется в соответствии с "Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РБ".