Создание отчета с помощью мастера отчетов

Для создания отчета следует нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты в окне База данных В окне Новый отчет следует указать таблицу, на базе которой создается отчет, и щелкнуть мышью на строке Мастер отчетов — на экране появится первое окно мастера отчетов Создание отчетов.

В этом окне поля списка Допустимые поля перемещаются в список Выбранные поля нажатием кнопки со стрелкой (>) Все поля из одного списка в другой можно переместить кнопками с двойными стрелками. После перемещения полей следует щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера (рис.7)

В этом окне определяется способ группировки, для чего необходимые поля из левого списка переносятся в правый. Заметим, что данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям Выбор уровня группировки осуществляется кнопкой Уровень после чего нажимается кнопка Группировка (рис.8).

Открывшееся окно Интервал группировки служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. При использовании стандартного значения Обычный в одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле Переход в следующее окно для определения способа сортировки данных осуществляется нажатием
кнопки ОК.

Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование. Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.

В следующем окне мастер отчетов предлагает указать, как представляются данные в отчете. В распоряжении пользователя имеются следующие варианты отображения данных (рис.9)

• ступенчатый — ступенчатое расположение данных разных уровней,

• блок — блочное расположение данных,

• структура 1 и структура 2 — ступенчатое расположение уровней с перекрытием,

• по левому краю 1 и по левому краю 2 — выравнивание данных всех уровней по левому краю.

Пользователь может активизировать любой из предложенных вариантов.

Мастер представляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных — для этого отведена левая часть этого окна В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа Чтобы полнее использовать площадь страницы, следует установить опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой подбирается оптимальная ширина полей После этого следует нажать кнопку Далее.

Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов Выбрав стиль, следует нажать кнопку Далее в последний раз и присвоить отчету имя Из этого же окна можно открыть режим конструктора,

чтобы внести исправления или улучшить его оформление. Для этого следует щелкнуть на
кнопке Конструктор. Отчет (рис. 10) можно сохранить с помощью команды Сохранить из меню Файл под подходящим именем.

Конспекты лекций разработаны «___»________200__г.

Доцент каф.ПР-3

______________(Иванова Е.Б.)