Использование шаблонов Microsoft Word

О шаблонах и мастерах

Лекция: Создание документов с использованием шаблонов и мастеров

В лекции дано понятие о шаблонах и мастерах Microsoft Word. Показаны возможности использования шаблонов и мастеров при создании документов. Описано создание типовых документов. Представлена возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online.

Шаблоны и мастера используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов и мастеров обеспечивается единообразие оформления документов

Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.

Мастер - программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.

При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастера и шаблоны. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти в Интернете.

Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов, например, писем, факсов, записок и др.

В Microsoft Word 2003 для создания документа на основе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 7.1). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word, то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.

Рис. 7.1. Область задач "Создание документа"

В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 7.1), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Выбор шаблона для создания документа в диалоговом окне "Шаблоны"

В диалоговом окне Шаблоны следует перейти во вкладку с требуемыми шаблонами, например, Письма и факсы (рис. 7.3), и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого шаблона, например, Современное письмо.

Рис. 7.3. Выбор шаблона для создания документа (группа "Письма и факсы")

После этого будет создан документ, содержащий текст и подсказки для ввода текста (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Шаблон "Современное письмо" (фрагмент)

Если дважды щелкнуть по значку конверта в шаблоне письма (см. рис. 7.4), то откроется образец заполнения шаблона (рис. 7.5). Этот документ можно сохранить как файл, а можно закрыть не сохраняя.

Рис. 7.5. Образец заполнения шаблона

Текст в шаблон вводится обычным образом. Для ввода текста в поля, заключенные в квадратные скобки, нужно щелкнуть мышью по такому полю и после его выделения (рис. 7.6) ввести текст (рис. 7.7).

Рис. 7.6. Выделенное поле шаблона

Рис. 7.7. Заполненное поле шаблона

В некоторых случаях можно выбирать один из вариантов текста, предложенного в шаблоне. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать нужный вариант в контекстном меню (рис. 7.8). Но при желании можно ввести и свой текст.

Рис. 7.8. Выбор варианта заполнения поля шаблона

После заполнения всех полей и ввода всего необходимого текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл.

Однако если строго следовать подсказкам о содержании вводимой информации и использовать предлагаемое оформление, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов. Вот как, например, будет выглядеть письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (фрагмент)