Защита документов содержащих коммерческую тайну

Открытые (не конфиденциальные документы) должны быть защищены от их утраты, конфиденциальная документированная информация, в том числе и коммерческая тайна, требует защиты не только от утраты, но и от утечки информации.

Утечка информации представляет собой неправомерный, то есть неразрешенный, несанкционированный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Утрата и утечка защищаемой документированной информации обусловлены уязвимостью информации. Под уязвимостью информации следует понимать неспособность информации самостоятельно противостоять воздействиям, которые нарушают ее установленный статус.

Уязвимость документированной информации – понятие собирательное. Она существует вообще, а проявляется в различных формах. К таким формам относятся (в скобках указаны существующие варианты названий форм):

- хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

- потеря носителя информации (утеря);

- несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);

- искажение информации (несанкционированное изменение, модификация, подделка, фальсификация);

- блокирование информации;

- разглашение информации (распространение, раскрытие).

Та или другая форма уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия различными способами на носитель документированной информации или саму информацию со стороны источников воздействия. Такими источниками могут быть люди, электронно-вычислительные машины, программы обработки информации, стихийные бедствия и другие форсмажорные обстоятельства. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию могут являться ее копирование, записывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, выход из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Если формы уязвимости документированной информации реализуются, это приводит или может привести к утрате информации, а ее разглашение приводит к утечке информации.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:

- не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены, или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;

- соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;

- не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для обеспечения защиты документированной информации также необходимо:

- на первом этапе определить конкретный состав информации, содержащей конфиденциальные сведения в организации и составить «Перечень сведений, содержащих конфиденциальную информацию», введя его в действие приказом руководителя;

- на втором этапе уже на основании этого перечня – составляется список конкретных конфиденциальных документов, требующих простановки на них грифа ограничения доступа и более строгих правил работы;

- в том числе, должно быть установлено: кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности;

- прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов;

- пройти инструктаж о сохранности конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку;

- при этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией;

- с сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать, сведения конфиденциального характера и в течении определенного времени после увольнения из организации.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику, делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.