Лекция 3 Форматы расположения реквизитов делового письма на бланке документа

Деловые письма международного образца составляются в одном из стан­дартных «форматов», который предусматривает последовательность расположения всех элементов доку­мента и определяет состав реквизитов.

Форматы могут быть двух видов:

- «блок» (block);

- «с отступом» (intended).

Однако последний в настоящее время практически не используется, поэтому целесообразно рассматривать вариант «блок» как основной. Его можно условно подразделить на пять типов:

- «полный блок» (full-block);

- «блок» (block);

- «модифицированный блок» (modi­fied-block);

- «полублок» (semiblock);

- «прямоугольный формат»

- «упрощенный» (simplified).

В формате «полный блок» все элементы письма начинаются слева без отступа. Это самый быстрый и традиционный способ. Пример:

NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS

Freeport High School

Freeport, Vermont 66622

October 14, 2008

Mrs. Iva Stravinsky Attomey-at- Law 200 Center Street Freeport, Vermont 66621

Mrs. Stravinsky:

Subject: Guest Lecture

The members of the Freeport chapter of the National Organization of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on «The Social Security Act: What It Means ю You». Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NORP meets every Tuesday at 8 P.M. in the auditorium of Freeport High School. The programs for our meetings through November 20th have already been established. However, I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward to your lecture on a topic so important to us all.

Sincerely yours,

NATIONAL ORGANIZATION OF RETIRED PERSONS

Henry Purcell

President

HP/bm

Относительно: визита для проведения лекции

Члены отделения Национальной Организации пенсионеров во Фрипорте выражают большую заинтересованность в прове­дении для них лекции на тему: «Значение закона о социальная обеспечении в вaшeu жизни. Поэтому с чувством признатель­ности принимаю ваше предложение выступить в нашем клубе.

Наша организация проводит встречи каждый вторник в 20.00 в зале средней школы Фрипорта. Программа наших встреч уже составлена до 20 ноября.Я позвоню Вам через не­сколько дней, чтобы согласовать дату Вашей лекции в бли­жайший вторник после 20-го числа, который будет устраи­вать вас.

Члены нашей организации и я лично будел\ с нетерпением ожидать проведения Вашей лещин по такой важной для нас теме.

С уважением,

В формате «блок» все части письма начинают­ся от края левого поля, кроме даты, вежливого завершения, названия компании и имени автора, которые начинают печатать от вертикальной центральной оси страницы. Кон­кретный адресат и тема письма также могут быть напеча­таны от центра страницы. Пример:

ROUCHSONS ELECTRONICS

21 Mead Road

Swansea, Glamorgan 3ST 1DR

January 15, 20

Mr. R. Brown Homemakers Ltd. 54-59 Riverside Cardiff CF1 1JW

Dear Mr. Brown,

Thank you for inquiry about our new tape-recorder. 1 am enclosing our brochure, which gives general information about the product.

In answer to your specific questions:

1. It costs J300 + VAT at 13.5%.

2. We offer a discount of 5% on orders of 5 units or more.

3. We will be able to deliver your order within 10 days of receiving it. 4. Unless you already have an account with us, we will require payment with your
order.

If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

Sincerely Yours,

Robert Roughson

General Manager

RR/lc Enc: Brochure

Благодарим Вас за запрос о нашем новом магнитофоне. Прилагаю брошюру, в которой приводится общая информа­ция о нашем товаре.

На Ваши конкретные вопросы мы можем ответить сле­дующим образом:

1. Стоимость магнитофона составляет 300 фунтов
стерлингов плюс 135% НДС.

2. Мы предлагаем пятипроцентную скидку при заказе на покупку партии в 5 и более магнитофонов.

3. Доставку мы сможем осуществить в течение десяти дней со дня получения заказа.

4. Пока Вы не открыли у нас свой счет,мы вынуждены про­сить Вас произвести оплату одновременно с направлением нам заказа.

Если возникнут другие вопросы, прошу без колебаний свя­заться со мной.

Формат «модифицированный блок» идентичен формату «блок», за исключением того, что все абзацы текста письма начинаются с отступом вправо, как правило, в 1,27 сантиметра.

При формате «полублок» дата докумен­та, адрес получателя и вступительное об­ращение указываются непосредственно у левого поля; заключительное обращение и подпись сдвинуты от центра вправо.

Пример:

STATE CHAMBER OF COMMERCE

Preston New Road

Denver, Colorado 61043

July 14, 2008

Mr. C. Bennett Glaston Potteries Inc. 20-13 Vorley Road Little-Rock, Arkansas 4667S

Dear Mr. Bennett,

Subject: Request for Marketing Information

Thank you for your letter of 2 July. The provision of a list of commercial and

industrial wholesalers and distributors will constitute a chargeable enquiry. The approximate cost of this service will be S300. The list will be sent to you approximately six weeks from the date of payment receipt.

If you wish to pursue the inquiry, you should contact the nearest branch of our information department.

I should be grateful if you could send trade literature on you products and company.

Faithfully yours,

Tony Dillman

Office Manager

TD/gt

Благодарю Вас за сообщение о том, что Вы так и не полу­чили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1239 от 5 апреля 2000г.

Уголь был отгружен 16 апреля 2000 г. Мы сделали запрос о потерянная грузе и сообщим Вам о результате запроса, как. только получим соответствующую информацию.

Если нам не удастся выяснить его местонахождение, груз будет незамедлительно отправлен повторно.

Приносим наши извинения за сложившуюся ситуацию и заверяем Вас в том, что примем соответствующие меры.

Иногда встречается так называемый «прямоугольный формат». В этом случаедата пишется на той же строке, на которой начинается адрес, с правой стороны, и заканчивается у правого поля. Инициалы автора и испол­нителя, перечень приложений пишутся в конце письма спра­ва, на строках, где расположены подпись, имя и должность-или титул написавшего. Если соединить крайние точки пись­ма, то получится прямоугольник. Этот способ расположения позволяет вмещать больший объем текста на одной стра­нице. Пример:

JASONS COAL MINING LTD.

Heid Office, Bruce House

Bruce Street, Aberdeen AB9 1FR

Mr. J. Simpson March 25,2000 June 7, 2008

Claims Department

Kent, Clarke & Co. Ltd.

South Bank House

Borough Road

London SE1 OAA

Dear Mr. Simpson,

Thank you for advising us that you never received the 14 tons of coal covered on your purchase order No. 1239 dated 5 April 2000.

The coal was shipped on 16 April 2000. A tracer is being initiated and we will notify you as soon as the information becomes available.

If we are unable to determine the status, we will immediately release a duplicate shipment.

We are sorry for this situation and assure you of our prompt attention.

Yours sincerely,

Emily Snake Shipment Department ES/lk

Относительно: Вашего запроса о маркетинговой инфор­мации Благодарю Вас за Ваше письмо от 2 июля. Предоставление списка оптовиков и дистрибьюторов, работающих в области торговли и промышленности, явля­ется платной услугой. Примерная стоимость данной услуги составляет 300 долларов. Доставка списка осуществляется приблизительно в течение шести недель со дня получения платежного поручения. Если Вы желаете получить более подробную информацию, советуем обратиться в ближайший филиал нашего инфор­мационного отдела. Буду Вам благодарен, если Вы вышлете мне литературу о сбыте Вашей продукции и о Вашей компании.

В последнее время все большей попу­лярностью пользуется так называемый «упрощенный» вариант оформления делового письма. Его особенности заключаются в простоте и краткости. Приветственное и заключительное обра­щения в тексте отсутствуют. Все строки начинаются непосредственно от края ле­вого поля. Расстояние между датой и адресом получателя – не менее четырех межстрочных интервалов. Заголовок к тексту, имя и должность автора письма наносятся строчными буквами, при этом последние два элемента отделены от ос­новного текста 4-5 интервалами.

Следует отметить, что в отечественной практике количество вариантов оформления письма значительно меньше, чем в международной. Так, можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа; при этом реквизиты «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» размещают одним из двух способов:

- центрованным (начало и конец строк реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Вариант оформления документа с угловым расположением реквизитов более экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа.