2015-02-18
14152
Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации (рис. 4.1.). На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 №2050.
Рис. 4.1. Образец реквизита 01.
Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации (рис. 4.2.). Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.).
|
|
|
Рис. 4.2. Образец реквизита 02 (герб г. Санкт-Петербург).
Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (рис. 4.3.) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.
Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.
|
|
|
Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.
Реквизит 04 – Код организациипроставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ) (рис. 4.3.). Код организации — это код автора документа. Им может быть физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов. Наличие кода организации сокращает количество возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (рис. 4.3.)проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.
Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (рис 4.3.) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП). На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.
Рис. 4.3. Образец реквизита 03, 04, 05, 06, 08.
Реквизит 07 – Код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) (рис. 4.4.):
· первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
· третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
· пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
· восьмой знак - контрольное число 7.
|
|
|
Рис. 4.4. Структура кодового обозначения
унифицированной формы документа по ОКУД.
Реквизит 08 – Наименование организации (рис. 4.3.). На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.
Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
|
|
|
Реквизит 09 – Справочные данные об организации (рис. 4.5.) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).
В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
· название улицы, номер дома, номер квартиры;
· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
· название района;
· название республики, края, области, автономного округа (области);
· почтовый индекс.
Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации также печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.
Рис. 4.5. Образец реквизита 09.
Реквизит 10 – Наименование вида документа (рис. 4.6.),составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должносоответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами.
Рис. 4.6. Образец реквизита 10.
Реквизит 11 – Дата документа (рис. 4.7.) – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Датой документа является:
· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);
· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
· дата события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.
Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.
Место проставления даты на документе зависит от его вида. Для большинства документов дата указывается по завершении их оформления в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование вида документа».
Реквизит 12 – Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) (рис. 4.7.) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.
Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.
Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа (рис. 4.7.)включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит 14 – Место составления или издания документа (рис. 4.7.) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а ОАО «Шарикоподшипник» необходимо указать – Москва.
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д.
Рис. 4.7. Образец реквизита 11, 12, 13, 14.
Реквизит 15 – «Адресат» (рис. 4.8.)оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже:
| Федеральное архивное агентство |
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации:
| ОАО «Штрих» Управление производства и внедрения информационных систем |
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:
| Администрации районов Московской области |
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
| Генеральному директору ОАО «Штрих» В.И. Иванов | или | ОАО «Штрих» Генеральному директору В.И. Иванов |
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
| ОАО «Штрих» ул. Орджоникидзе, д. 145, Москва, 125618 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
| Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316 |
Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» должен оформляться в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
· название улицы, номер дома, номер квартиры;
· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
· название района;
· название республики, края, области, автономного округа (области);
· название страны (для международных почтовых отправлений);
· почтовый индекс
Рис. 4.8. Образец реквизита 15.
Реквизит 16 – Гриф утверждения (рис. 4.9.)– реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Штрих» Личная подпись В.И. Иванов 15.04.2014 |
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Штрих» Личная подпись В.И. Иванов 15.04.2014 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
| УТВЕРЖДАЮ Коммерческий директор ОАО «Штрих» Личная подпись К.В. Ярославцева 15.04.2014 | УТВЕРЖДАЮ Технический директор ОАО «Штрих» Личная подпись И.О. Воробьев 15.04.2014 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
| УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2014 № 5 |
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Рис. 4.9. Образец реквизита 16.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
· акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
· инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
· номенклатура дел организации;
· нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
· отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
· перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
· планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
· положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
· программы (проведения работ, командировок и т.д.);
· расценки на производство работ;
· регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
· сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
· структура и штатная численность;
· тарифные ставки;
· формы унифицированных документов;
· штатное расписание.
Реквизит 17 – Резолюция (рис. 4.10.) - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
| Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ОАО «Штрих» к 05.04.2014 Личная подпись Дата |
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.
Рис. 4.10. Образец реквизита 17.
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Реквизит 18 – Заголовок к тексту (рис. 4.11.)включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
· о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
· чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.
Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту».
Рис. 4.11. Образец реквизита 18.
Реквизит 19 – Отметка о контроле (рис. 4.12.), свидетельствует о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Реквизит 20 – Текст документа (рис. 4.12.)– основная содержательная часть документа.
Рис. 4.12. Образец реквизита 19, 20.
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.
Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.
Например:
| В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». |
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения (рис.4.13.) –реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
| Приложение: на 5 л. в 2 экз. |
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
| Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
| Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
| Приложение: письмо Росархива от 05.06.2014 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. |
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
| Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. |
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
| Приложение № 2 к приказу ОАО «Штрих» от 05.04.2014 № 25 |
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
| Приложение к приказу ОАО «Штрих» от 05.04.2014 № 25 |
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ОАО «Штрих» от 05.04.2014 № 25 |
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Реквизит 22 – Подпись (рис. 4.13.) – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
| Генеральный директор ОАО «Штрих» | 
| В.И. Иванов |
| или | ||
| Генеральный директор | 
| В.. Иванов |
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
| И.о. генерального директора Личная подпись Т.П. Ярославцева или Исполняющий обязанности генерального директора Личная подпись Т.П. Ярославцева |
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
| Генеральный директор | 
| В.И. Иванов |
| Главный бухгалтер | 
| Е.О. Сенина |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
| Технический директор Личная подпись К.В. Воробьев | Коммерческий директор Личная подпись Е.Н. Ярославцева |
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
| Председатель комиссии | Личная подпись | В.И. Иванов |
| Члены комиссии | Личная подпись Личная подпись Личная подпись | Т.П. Ярославцева К.В. Воробьев Е.Н. Ярославцева |
Рис. 4.13. Образец реквизита 21, 22.
Реквизит 23 – Гриф согласования (рис. 4.14.) - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Рис. 4.14. Образец реквизита 23.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
| СОГЛАСОВАНО коммерческий директор ОАО «Штрих» Личная подпись Е.Н. Ярославцева Дата |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
| СОГЛАСОВАНО Письмо ОАО «Штрих» от 06.04.2014 № 430 | или | СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания акционеров ОАО «Штрих» от 06.04.2014 № 10 |
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
| ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества | |
| СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «Штрих» Личная подпись В.И. Иванов Дата | СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Анур» Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата |
| СОГЛАСОВАНО Президент Инте-Траст Лтд. Личная подпись Н.М. Титов Дата | СОГЛАСОВАНО Председатель правления Банка «Прогресс» Личная подпись А.С. Лунев Дата |
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
· с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
· с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
· с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области.
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Реквизит 24 – Виза согласования документа (рис. 4.15.) - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
| Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
| Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Реквизит 25 – Оттиск печати (рис. 4.15.)
Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. Оттиск - изображение клише печати на бумаге.
Реквизит Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.
Рис. 4.15. Образец реквизита 24, 25.
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (рис. 4.16.) – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Рис. 4.16. Оттиск печати с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации.
Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:
· Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
· Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
· Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
· Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
· Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
· Командировочные удостоверения.
· Нормы расхода материалов.
· Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
· Письма гарантийные.
· Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
· Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
· Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
· Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
· Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
· Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
· Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
· Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
· Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:
· перечень печатей, используемых в организации;
· места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
· порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.
Реквизит 26 – Отметка о заверении копии (рис. 4.17.)– реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
| Верно Инспектор службы кадров Подпись Т.С. Левченко 06.04.2014 |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).
Рис. 4.17. Образец реквизита 26.
Реквизит 27 – Отметка об исполнителе (рис. 4.18.) - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
| В.А. Жуков 924 45 67 |
Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (рис. 4.18.)– реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
| Отправлен факс от 09.04.2009 № 12 В дело № 05-10 Личная подпись Дата |
Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию (рис. 4.18.)– реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа (рис. 4.18.)– отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Рис. 4.18. Образец реквизита 27, 28, 29, 30.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в ГОСТе Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рис. 4.19., рис. 4.20.).
Рис. 4.19. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах).
Рис.4.20. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах).
