Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Виды документов, их классификация

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин "вид документа" определяется, как "принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения" [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 2.]. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны та­кие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. полу­чил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения — перестают употребляться одни виды, им на смену при­ходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи органи­зации, и докладная записка, используемая для внутрен­ней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. Названия видов не­произвольно формулируются их составителем, а выби­раются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов явля­ется одной из характерных чёрт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, ка­ким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий ви­дов документов в аппарате соответствующей админист­ративной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием "информация", "предложение", "служебная записка" и т. д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие "раз­новидность" уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуа­тацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации органи­зации и др.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного харaктеpa, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека иди выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удо­стоверением в установленном порядке. Среди офици­альных документов выделяют группу личных — удос­товеряющих личность (паспорт), специальность, обра­зование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По способу документирования различают документы:

— рукописные письменные (текстовые);

— изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

— графические (документы, выполненные графическим способом);

— фотодокументы;

— фотодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

— кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);

— документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

— входящие (поступившие в организацию);

— исходящие (отправляемые из организации);

— внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы со­держат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться несколь­ких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как пра­вило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержа­щие несекретные сведения, могут использоваться ра­ботниками данного учреждения. Такие документы по­мечаются грифом "Для служебного пользования".

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах содержание изла­гается в виде связанного текста. Составитель (испол­нитель) индивидуального документа готовит ориги­нальный текст, посвященный одному (или несколь­ким) вопросам для выполнения конкретной управлен­ческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее под­готовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и, пропуски для за­полнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.

Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использова­ния трафаретных текстов — это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документи­рования однотипных (повторяющихся) ситуаций, состав­ляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции; типовые договоры и др.). В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов, или эталонов, на основе которых созда­ются конкретные документы. Типовой текст— это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авто­ре, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригина­лы называются умноженными. Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор). Оформ­ление умноженных оригиналов является распространен­ной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен руко­писным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимиль­ная копия полностью воспроизводит содержание доку­мента и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимиль­ная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и по­следующие экземпляры документов. Они, как правило остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты докумен­та, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копий не име­ют юридической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровож­даемая отметкой "Дубликат".

Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

По срокам хранения документы делятся на доку­менты постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения до­кументов определяются федеральной архивной, служ­бой и закрепляются в перечнях документов с указани­ем сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официаль­ные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологи­ческие) и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленчес­кой практике выражается изданием приказов и указа­ний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование — посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет— составлением и обработкой статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической докумен­тации; регламентация отдельных направлений деятель­ности проводится в виде издания инструкций, методи­ческих указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают пись­ма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, догово­ры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и слож­ные (охватывающие несколько вопросов);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого доку­мента имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполня­ется при составлении, и типовые, созданные для группы одно­родных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множи­тельных аппаратах;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· по средствам фиксации: письменные, графические, фотокино­документы и т.д.

Подлинник (оригинал) — это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Ко­пия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинни­ка (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях слу­жебных документов, требующих особого удостоверения, в обяза­тельном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного докумен­та, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям пре­доставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государствен­ных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокраща­ет затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" площадь — место для размещения текста, основного рекви­зита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов— легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи: Порядок расположения реквизитов приведен на схеме (раздать).

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил ра­боты с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документа­ми и закрепляет их в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

— состав применяемых в управленческой системе документов;

— компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

— права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

— порядок подписания, согласования и визирования документов, их^; заверение печатью;

— виды применяемых бланков и порядок их использования;

— порядок движения основных видов документов;

— обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Как уже отмечалось, среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распоря­дительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, дол­жностные инструкции, инструкции) и информацион­но-справочные документы (письма, докладные и объяс­нительные записки, заявления, акты, телеграммы, те­лефонограммы, протоколы).

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформле­ния документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязатель­ные реквизиты для письма — наименование организации, почто­вый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, под­писи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа, состав рекви­зитов может быть дополнен другими реквизитами, если того тре­бует назначение документа, его обработка и т.д.

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный документам этой сис­темы документации.

С 1 января 1991 г. действовал стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применялся при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государствен­ной власти и управления, а также подведомственных им предпри­ятий и организаций. В этом стандарте был определен 31 реквизит.

В настоящее время действует государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-200, в него включено 30 реквизитов [ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.].

Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организа­ционно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначе­нием и правилами составления, оформления, разработ­ки и введения в действие.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно подразделить на три группы.