2014-02-05
2753
Виды коммуникаций
II. КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ
· Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации
· 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности и организациями.
· Согласно опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях.
· Научись слушать, и ты сможешь извлечь пользу даже из тех, кто говорит плохо. (Плутарх)
· Слова - это самый сильный наркотик, которым пользуется человечество ╩ (Киплинг)
· Кто кричит, того плохо слышно.
· Первейший принцип общения - умение быть другим.
· Информирование сотрудников — одна из самых сложных задач в любом бизнесе, потому что люди хотят слышать то, что хотят услышать.
КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ЕЕ СРЕДОЙ
МЕЖУРОВНЕВЫЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
КОММУНИКАЦИИ ПО ВОСХОДЯЩЕЙ/нисходящей
КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ РАЗЛИЧНЫМИ ОТДЕЛАМИ (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ)
КОММУНИКАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЬ - ПОДЧИНЕННЫЙ. 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ РУКОВОДИТЕЛЕМ И РАБОЧЕЙ ГРУППОЙ
НЕФОРМАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ. (80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании).
На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.
. В то время как 85% мастеров считали, что их подчиненные чувствуют себя свободно при обсуждении важных деловых вопросов, только у 51% подчиненных в действительности присутствовало это чувство свободы.
В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал инструкции или передаваемые подчиненным решения по 165 специальным поводам. Судя по записям подчиненных, они были осведомлены только о 84 таких сообщениях. лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит в забвении того факта, что коммуникация - это обмен информацией.
Элементы процесса:
Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
Канал, средство передачи информации.
Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Стадии процесса
Зарождение идеи.
Кодирование и выбор канала.
Передача.
Декодирование.
Характеристики процесса
Обратная связь - Руководитель не может думать, что все, сказанное или написанное им, будет в точности понято так, как он замышлял. Двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
Совершенствование обратной связи
Периодические встречи с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.
Перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Например, фирма “Форд” направляет работников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции..
Опрос работников.. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности, 2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; 4) открыт ли их руководитель для предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
СИСТЕМЫ СБОРА ПРЕДЛОЖЕНИЙ.
Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников
Телефонная сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.
Создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям Печатный материал представляет возможность оценить данные по существу, а видеолента позволяет работникам фирмы составить собственное суждение о стиле и особенностях руководителей, возглавляющих компанию.
ШУМ. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.
Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.
Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. Лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% - до начальников цехов и 20% - до рабочих. Понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.
В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Некоторые из наиболее эффективно управляемых американских компаний перешли к структуре “с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена
Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией.
