Организация участия предприятия в ВЯМ

Весь процесс участия предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии условно можно разделить на три этапа: предвыставочный, выставочный и поствыставочный.

Предвыставочный этап является самым долгим, требует тщательной проработки и в первую очередь предполагает разработку плана, по которому будет осуществляться подготовка к выставке. Планирование участия предприятия в ВЯМ – сложный процесс, но необходимый для эффективного участия в выставке. Необходимо отправить в выставочные организации запрос о плане выставок на будущий год и условиях участия в них. На основе этого составляется календарный график подготовки и участия в выставках (отобранных из общих списков по перечисленным ранее критериям). Необходимо отводить на подготовку к каждой выставке не менее четырех недель. При этом необходимо иметь в виду, что формирование крупных национальных и международных выставок порой начинается за полгода до их начала.

Особое значение при подготовке участия в выставке имеет составление выставочного бюджета. Сумма, которую компания собирается потратить на выставку, зависит от целей и от того, какие результаты данная выставка принесет. В бюджете есть семь основных категорий: аренда места, экспонаты, доставка и складирование, выставочные услуги, персонал, реклама и продвижение, переезд и развлечения.

Под выставочным стендом следует понимать единый комплекс площади, которую устроитель выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику. Стендом также можно называть элементы конструкции (оформления), с помощью которых реализуется основная профессиональная идея организации.

Предметом показа на стенде являются рекламная продукция и экспонаты, т.е. материальные предметы, демонстрирующие преимущества и отличительные особенности фирмы и ее продукции.

Под экспонентом понимается субъект или участник выставочной деятельности в лице организации или фирмы. Она делегирует для работы на стенде своих работников, именуемых стендистами.

Эффективность воздействия экспонента на посетителей выставки во многом зависит от правильно организованного стенда. Чтобы составить общее впечатление о стенде, посетителю достаточно лишь несколько секунд. Подготовка выставочного стенда требует профессиональных знаний и творческого подхода. Для комплектования стенда необходимо знать помещение будущей выставки, часть его, отведенную под экспозицию фирмы, иметь представление о соседях по экспозиции.

Существует несколько конфигураций стендов, которые используются в практике выставочного бизнеса на закрытой территории.

Линейный стенд. Представляет собой щит разной толщины, предназначенный для размещения экспонатов только с одной стороны. Позволяет хорошо соблюсти демонстрационную композицию, поскольку для размещения экспонатов и рекламных могут использоваться три «стены». К недостаткам этого стенда можно отнести то, что линейная плоскость затрудняет концентрацию внимания на каком-либо выставочном предмете.

Угловой стенд. Имеет две открытые стороны и является оптимальным для демонстрирования своей продукции небольшими фирмами. Преимущество этого стенда состоит в том, что он легко проектируется. Вместе с тем используемое пространство такой выставочной площадки в целом также невелико, что не позволяет собрать вокруг стенда большое число людей.

Стенд «полуостров» Имеет три открытые стороны. Это позволяет экспоненту хорошо обозревать прилегающую к стенду территорию, с большей легкостью по сравнению с отмеченными выше стендами привлекать посетителей. Играет неоценимую роль в ходе привлечения дополнительного внимания посетителей посредством прямых форм взаимодействия между ними и экспонентом – презентаций, лотерей, розыгрышей и т.д. Вместе с тем он требует использования большей территории по сравнению с первыми двумя конфигурациями стендов.

Стенд «остров». Информация для посетителей и экспонаты представлены на всех четырех сторонах. Дает возможность еще больше увеличить полезное для фирмы пространство, создать дополнительные ресурсы для концентрации внимания посетителей. Однако и полезной площади для размещения такого стенда требуется еще больше, чем при монтаже «полуострова».

Сквозной стенд. Представляет собой открытое с двух параллельных сторон место. Устанавливается между основными проходами на выставке, позволяет эффективно организовать полезное для экспонента пространство, разместить большие по размерам экспонаты, обеспечивает большую «пропускаемость» посетителей (они, скорее всего, вновь подойдут к стенду, но уже по обратному маршруту). Однако его комплектование достаточно дорого.

Стенд «Визави». Представляет собой два расположенных напротив друг друга линейных стенда, является одним из наименее востребованных в современной выставочной практике. Это можно объяснить значительными финансовыми затратами.

Для выставки объемных экспонатов используются стенды на открытом воздухе.

Выставочный стенд имеет публичную зону (там выставлены экспонаты), рабочую зону (там ведутся переговоры) и служебную зону (для хранения экспонатов, материалов и рекламной продукции). Вместе они составляют единое стендовое пространство.

Рекламная печатная продукция, представленная на выставке, может быть условно разделена на две группы.

В первую группу входят относительно дешевые по себестоимости листовки, прайс-листы и буклеты. Они вручаются любому посетителю, посетившему стенд, независимо от того, собирается ли он продолжить в дальнейшем деловые контакты с фирмой.

Вторая группа рекламной продукции относится к разряду элитарной. Она включает в себя красочно оформленные каталоги, рассказывающие об истории, сегодняшнем дне фирмы. Этот подход соответствует правилам, принятым в зарубежном выставочном бизнесе, где престиж фирмы играет приоритетную роль для привлечения новых клиентов.

Кроме того, на выставке могут вручаться и презентационные сувениры – ручки, карандаши, календари, п/э пакеты, кружки с фирменной символикой, это могут быть и съестные, питейные подарки. Более дорогие сувениры вручаются руководителям фирм как знак внимания при успешно проведенных переговорах.

Главное предназначение рекламных и презентационных материалов – способствовать узнаванию фирмы, приданию ей большего доверия в общественном мнении.