2014-02-05
1161
ТЕМА № 1. СУЩНОСТЬ, ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота меняется стиль управления бизнесом.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья. Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов.
По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени.
Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).
По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Журналом ASAP прогнозировалось, что уже к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.
В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. В настоящее время применяются следующие основные виды программных средств:
· универсальные системы электронного документооборота (EDMS, Electronic Document Management Systems);
· средства групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
· системы управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
· специальные модули управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).
Основными системами электронного документооборота в настоящее время являются EDMS-системы (первые из них появились еще в 1980-е гг.), обладающие целым рядом достоинств, в частности:
· практическая неограниченность размера электронного архива;
· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
· поддержка версий и подверсий документов;
· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;
· возможность ведения журналов действий пользователей.
Одним из важных свойств EDMS – систем является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части EDMS-системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных EDMS-системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.
