Функции современных СЭД

Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:

· хранение и поиск документов;

· поддержка канцелярии;

· маршрутизация и контроль исполнения документов;

· аналитические отчеты;

· информационная безопасность;

· дополнительные (специфические) функции.

Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:

Хранение и поиск документов. Централизованное хранение документов – едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для маленьких компаний. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:

· хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);

· собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);

· Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);

· Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ 2.0 и др.);

· одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);

· другие СУБД.

Среди функций для поиска документов различают:

· поиск по атрибутам (полям) документов;

· поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);

· сложный поиск (с использованием логических операций).

Поддержка канцелярии и делопроизводства. Поддержка работы канцелярии – важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным "канцелярским" функциям можно отнести следующее:

· представление документа в виде электронной карточки – аналога регистрационной карточки документа;

· поддержка ввода документов в систему со сканера;

· ведение номенклатуры дел;

· регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;

· связывание исходящих писем с входящими;

· поддержка служебных записок;

· работа с обращениями граждан;

· работа с заявками;

· ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;

· поддержка иерархических справочников.

Маршрутизация и контроль исполнения документов. Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на Вашем предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:

· проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;

· поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;

· отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;

· уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;

· уведомление о завершении этапов маршрутов;

· поддержка версионности документов (проектов документов);

· автоматический контроль сроков исполнения документов.

Аналитические отчеты. Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

· отчет о текущей занятности сотрудников;

· отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

· отчет о просроченных поручениях.

Информационная безопасность. Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:

· аутентификация пользователей системы;

· распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;

· поддержка электронной цифровой подписи документов;

· шифрование писем и документов;

· ведение истории и статистики работы с документами;

· аудит работы пользователей в системе.

Дополнительные (специфические) функции. Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С:Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности "под заказчика".