Организационно-регламентирующий механизм

Лекция № 6. Механизм управления организацией

Рассматриваемые вопросы:

1. Организационно-регламентирующий механизм.

2. Организационно-экономический механизм.

3. Контроль выполнения работ и результатов деятельности. Балансовая комиссия

В своей управленческой деятельности руководитель даже небольшой хозяйствующей организацией сталкивается с большим числом проблем и должен иметь знания по реализации большого числа приемов, методов и форм воздействия на работников, чтобы эффективно достигать стоящих перед организацией и им, в частности, целей.

Классически механизм управления организацией можно представить в виде системы, состоящей из двух тесно взаимосвязанных механизмов (рис. 6.1):

- организационно-регламентирующего;

- организационно-экономического.

Организационно-регламентирующий механизм составляют:

приказы высшего должностного лица организации (директора, генерального директора, председателя правления, президента компании) и распоряжения иных должностных лиц организации;

структура управления организацией, как правило, имеющая графическое изображение со всеми самостоятельными подразделениями и связями руководства-подчинения, утверждаемая высшим должностным лицом организации. Вводится в действие приказом по организации;

Рис. 6.1. Состав основных механизмов управления хозяйствующей организацией

распределение полномочий между заместителями руководителя организации. Реализуется в виде приказа по организации с приложением, в котором определяются полномочия каждого заместителя, делегируемые руководителем, и перечень подчиненных ему подразделений;

положения о самостоятельных подразделениях и входящих в них внутриструктурных первичных и вторичных подразделениях (цех, участки, бригады и иное). В этих положениях устанавливаются полномочия подразделений в системе организации, реализуемые их руководителями и определенными работниками, а также ответственность руководителей. Эти положения утверждаются также высшим должностным лицом организации. Вводятся в действие приказом по организации;

должностные инструкции, которые могут утверждаться заместителями высшего должностного лица организации, осуществляющими руководство подразделениями, в которых расположены соответствующие рабочие места. Однако вводятся в действие они обязательно приказом по организации;

распорядок работы, принимаемый совместно администрацией и коллективом организации;

технологические карты, технологические инструкции и иные технические регламенты, утверждаемые лицом, отвечающим за технику и технологию производства, но вводимые в действие обязательно приказом по организации;

стандарты качества, которые основываются, как на технических, так и организационно-экономических представлениях о качестве работ, качестве производимых товаров и услуг и т.п.

Все основные составляющие механизмов управления организацией расположены в соответствии с правилом: «В левом верхнем углу отображается первоочередное и наиболее важное, а в правом нижнем углу – завершающее, может быть и менее важное». В частности, итог деятельности организации подводится на балансовой комиссии, которой и определено соответствующее место на схеме (рис. 6.1).

Управление организацией строится исходя из её горизонтальной структуры, которая определяется численностью работающих, распределением их по трудовым коллективам. При этом, если на уровне первичных коллективов одному руководителю может быть подчинено от 4-х (при сложных и оригинальных работах) до 20-ти (при стандартных работах) человек, то на более высоких уровнях действует правило: «Подчиненных должно быть 5 плюс/минус 2».

Вертикальная структура – структура управления организацией образуется её линейным руководителем, его заместителями и иными главными специалистами, вспомогательными и штабными подразделениями. Эта структура, как правило, оформляется в виде схемы, утверждаемой руководителем организации (рис. 6.2).

На основании этой структуры осуществляется последующее формирование организационно-экономического механизма управления.

Рис. 6.2. Вариант оформления структуры управления хозяйствующей организацией.

Очень важно подчеркнуть наличие существенного отличия в делегировании полномочий заместителям руководителя организации и полномочий руководителей подразделений организации.

Полномочия по управлению заместителям руководителя организации распределяются (делегируются) на основании приказа по организации с приложением, которое в различных организациях он может иметь несколько отличающиеся названия «Роспись полномочий заместителей директора», «Распределение полномочий между заместителями директора» и др.

Заместители руководители организации наделяются частью полномочий руководителя, как правило, по одному или нескольким производственным или функциональным направлениям деятельности:

заместитель руководителя по производству является линейным руководителем, которому по основной линии управления производством делегируются полномочия по решению всех оперативно-тактических вопросов производства продукции. Ему, как правило, подчинены все производственные подразделения;

заместитель руководителя по коммерческим вопросам является уже функциональным руководителем, отвечающим за взаимодействие с поставщиками сырья, материалов и т.п. и потребителями продукции. Ему подчиняются отдел снабжения и отдел сбыта, служба маркетинга. При необходимости он может быть наделен правом заключения договоров по этим операциям, что обязательно оформляется нотариально заверенной доверенностью руководителя организации, возможно с ограничением объема договора;

главный инженер (главный агроном, главный зоотехник и др.) являются функциональными руководителями, которым подчинены обслуживающие производство подразделения: механиков, энергетиков (агрономов-технологов, зоотехников и ветврачей и т.п).

Пример: Лихолетье перестроечного периода интересно многими примерами нечестного бизнеса и отсутствия элементарных знаний по управлению и праву у тех или иных представителей бизнеса. В частности, поучителен пример, заключающийся в том, как одна «крутая фирма» пыталась «открутиться от претензий» другой фирмой. В первых попытках получения средств от своего неплательщика фирма добивается от него предложения выплаты только половины многомиллионного долга с жестким заявлением о том, что это все, чего можно будет от них добиться вообще. Поэтому должник предлагает заключить дополнительное соглашение на указываемых им условиях и выставляет предлагаемую половину суммы в виде аккредитива, для получения которой достаточно только оформить предложенное дополнительное соглашение. Руководитель фирмы-истца быстро соображает, что упускать данный шанс нельзя, но довольствоваться только половиной требуемых средств тоже не следует. Он принимает оригинальное решение, правильно полагаясь на некомпетентность руководства фирмы-ответчика. Он просит своего заместителя подписать предложенное соглашение завтра, а сам ложится в больницу с проблемами сердца в день принятия решения. Через три дня деньги поступают на счет фирмы-истца, а спустя три недели, выйдя из больницы, руководитель фирмы по суду аннулирует соглашение, так как заместитель не имел нотариально оформленной доверенности на право подписи соглашения от имени фирмы. При этом, получив половину причитавшейся суммы, он сохранил за собой возможность продолжить борьбу за оставшиеся средства и еще смог добиться от должника многого.

Положения о подразделениях в различных организациях могут быть разными и иметь различные варианты оформления. В то же время структура этого документа, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Цели деятельности.

3. Основные задачи.

4. Функции.

5. Структура и штат. Нередко данный раздел дополняется описанием полномочий руководителя подразделения. Особенно в случае наличия заместителей у этого руководителя. Иногда можно встретить вынесение этих полномочий в отдельный раздел.

6. Права и обязанности. Начинается с фразы: «Для реализации своих функций и выполнения производственных задач подразделение наделяется следующими правами и обязанностями:»

7. Ответственность. Начинается с фразы: «Руководитель подразделения несет ответственность за надлежащую реализацию подразделением возложенных на него функций и выполнение производственных задач, обеспечивая:»

На основании положения о подразделении и с учетом технологических особенностей производства оформляются Должностные инструкции. Типичная структура которых состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Обязанности работника.

3. Права работника.

4. Ответственность работника.

5. Квалификационные требования к работнику

Конкретные требования к выполняемым работам и поведению работника определяются Технологической инструкцией. Типовой формы для неё не существует – все определяется конкретными особенностями работ. Главное – в ней определяются правила выполнения работ (что следует делать, как разрешено поступать) и/или граничные условия (что запрещено делать).

Очень важным документом в организации является Инструкция по технике безопасности.

Каждый приходящий новый работник в организацию в обязательном порядке должен быть ознакомлен под роспись с этими инструкциями и положением о подразделении, в котором ему предстоит трудиться. Отсутствие каких либо из них и отсутствие в специальных листах регистрации подписей работника с юридической точки зрения выгодно работнику, а не руководству организации. Если это не делается, то, видимо, в организации что-то не совсем в порядке. Если же работы в подразделении связаны с какими-либо неблагоприятными и иными опасными факторами, то принятого на работу человека это должно очень насторожить.

Также немаловажно ознакомить нового работника с Внутренним трудовым распорядком. Этот документ, как правило, вывешивается на самых видных местах в организации и соблюдение установленных в нем условий просто обязательно, как обязательно соблюдение правил уличного движения, даже если их не читал.

Другие внутренние регламентирующие документы организации могут касаться процедур планирования и доведения работ до исполнителей и касаться не всех работников.