Основные принципы электронного документооборота

Состав систем автоматизации

При большом разнообразии создаваемых систем автоматизации и задач, решаемых ими, в составе ИВС и АРМов всегда можно выделить следующие пять основных подсистем, обеспечивающих сбор и обработку информации:

· Информационное обеспечение (ИО) - это методы и средства классификации, кодирования и размещения информации в базах данных.

· Алгоритмическое обеспечение (АО) – это совокупность алгоритмов, обеспечивающих решение задач автоматизации.

· Программное обеспечение (ПО) – это набор общесистемных и прикладных программ, обеспечивающих работу ИВС или АРМа.

· Техническое обеспечение (ТО) - это комплекс технических средств компьютера, дополнительные внешние устройства, средства телекоммуникаций.

· Организационное обеспечение (ОО) - это совокупность методов и средств, правовых норм и документов, регламентирующих создание и функционирование ИВС или АРМа.

Организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации – называется Системой электронного документооборота.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения);

(комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.)

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.^[3]

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:^[4]

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в 2006 г. принят под № ISO 26300.

ODF – это формат хранения документов, изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт.

Полное описание формата занимает 738 страниц.

Напротив, в России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

· Даёт возможность поиска по ключевым словам.

· Не изнашивается с течением времени.

· Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений.

· Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов.

· Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов^[2]

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации.

В системе документации, используемой в любой строительной системе по содержанию можно выделить классы:

- управленческих или организационно - распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления;

- экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием;

- научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции;

- юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.