Документ. Государственная система ДОУ

ГС ДОУ состоит из четырех разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, которые определяют:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

Стандартизация и унификация системы ДОУ

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация документов.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Основная цель унификации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект, достигаемый за счет снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательной для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке.

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям и применяемая в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ментации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.