Признаки организации

1) Наличие целей. Цель – то, ради чего люди ограничивают свою свободу и подчиняются общим требованиям. Цель может быть достигнута только при наличии определенного, критического числа работников (оптимального числа работников).

2) Наличие коллектива людей, обладающих определенным опытом и знаниями, квалификационно-активно участвующих в делах организации, исполнительных, ответственных, подчиняющихся установленным нормам и правилам поведения.

3) Обособленность – то, что отделяет организацию от внешнего окружения. Выражается в замкнутости внутренних процессов.

4) Осуществление деятельности на основе принципа саморегуляции. Саморегулирование возможно при наличии внутриорганизационного центра, координирующее деятельность работников.

5) Организация культуры.

Под внутренней средой организации понимается хоз. организм фирмы, включающий управленческий механизм направленный на оптимизацию научно-технической и производственно-сбытовой деятельности организации. Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы. Она заключает потенциал, который позволяет организации функционировать. Внутренняя среда может стать источником проблем, гибели организации; если не будет обеспечено необходимых условий для функционирования. Теория организации в менеджменте понимается под средой наличия и факторов, которые требуют принятия управленческих решений, позволяющих фирме действовать адекватно сложившимся условиям. Существенное влияние на внутреннюю среду организации оказывает внешнее воздействие. Внешняя среда – все условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или которые могут оказать влияние на её функционирование и потому требующие принятия управленческого решения. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на нужном уровне.

Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны, и на них претендуют другие организации, действующие в той же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не всегда сможет получить всего, что ей необходимо. Поэтому следует решать задачи стратегического управления, которое позволит поддерживать потенциал на уровне. Внешняя среда характеризуется наличием определенных факторов. Выделяют факторы прямого и косвенного воздействия. К факторам прямого воздействия относятся:

1) Собственники.

2) Форма собственности.

3) Законы и государственные органы. Организация должна выполнять федеральные и местные законы, а так же требования органов государственного регулирования, которые обеспечивают принудительное выполнение законов и могут вводить собственные требования.

4) Поставщики, партнеры и посредники.

5) Заказчики, клиенты, потребители. Любая организация должна изучать потребителя, ориентироваться на потребительский спрос. Потребитель решает, какие товары нужны и по какой цене, что определяет для организации результаты её деятельности.

6) Конкуренты – важнейший внешний фактор и от деятельности конкурирующих фирм во многом зависят результаты деятельности конкретной организации.

Любая организация должна изучать конкурентов и принимать управленческие решения, направленные на выживание фирмы.

С 1-6 – это факторы прямого воздействия. К факторам косвенного воздействия относятся:

1) Экономическое окружение. Характеризуется состояние экономики. Состояние экономики влияет на стоимость ресурсов, спрос на товар и услуги. Если наблюдается спад экономики, будет пытаться избавиться от готовой продукции. На экономическую обстановку оказывает влияние политическая среда.

2) Политическое окружение.

3) Технологическое окружение. Технологическое окружение – уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию.

4) Социально-культурное окружение. Они влияют на формирование спроса населения, уровень заработной платы. К ним относятся деятельность независимых средств массовой информации, реклама.

5) Международное окружение. Влияет косвенно, а прямо может влиять на организации, работающие на международном уровне.

Характеризуя внешнюю среду можно сказать, что она бывает 2 видов:

1) Спокойная внешняя среда:

- для спокойной внешней среды характерен спокойный длительный жизненный цикл товаров;

- наличие большого времени на разработку новых товаров;

- увеличение размера компаний за счёт собственных экспертных подразделений;

- возможно массовое производство;

- может содержать складские помещения.

2) Изменчивая или турбулентная среда характеризуется непредсказуемостью, что усложняет деятельность менеджера.

В этих условиях главным становится способность организации приспосабливаться к меняющимся условиям, её адаптивность. В условиях изменчивой среды сокращается жизненный цикл товаров, уменьшающиеся сроки разработки товара, невыгодно становится содержать склады, усложняются продукции, изменяются отношения заказчик-изготовитель. В условиях неспокойной среды ужесточается конкурентная борьба, цена перестает быть главным условием, потребитель диктует условия поставщикам. Турбулентная среда требует от менеджеров четкого улавливания изменения в окружающей среде и вовремя производить изменения в своей компании, т.е. надо:

- уменьшить размеры организации;

- изменить структуру организации;

- постоянно отслеживать ситуации во внешней среде;

- немедленно реагировать на изменения внешней среды;

- ввести систему производства в точно назначенный момент времени без попадания продукции на склад.

Менеджмент управляет процессами изменения, манипулирует, подстрачивает организацию по запросам рынка.

Главная задача менеджера – организовать организацию так, чтобы она приносила прибыль.

Построение организации.

При построении организации следует ответить на 3 вопроса:

1) Определить характер выполняемой работы.

2) Распределить работу между отдельными позициями менеджера.

3) Классификация позиций менеджмента и построение на этой основе логических групп управления.

I. определить характер выполняемой работы;

1) Определить ту работу, которая должна осуществляться и способы координационных взаимодействий.

2) Какого вида решения будут приниматься и какое участие в нем принимает тот или иной менеджер.

3) Необходимо определить вклад в общее дело, которое должен внести каждый менеджер.

II. На этапе распределения работ между отдельными элементами менеджмента устанавливаются нормы, стандарты; осуществляются анализ рабочего времени; установление полного сотрудничества.

III. Классификация позиций менеджмента. Здесь необходимо сгруппировать элементы управления согласно виду выполняемой работы. Здесь действует принцип ориентации. Чтобы все I- III этапы были успешно пройдены на подготовительном этапе схему организации. Она позволит выявить линии взаимозависимости и отношения внутри организации. Она выступит источником для создания должностных инструкций и будет полезна при реорганизации и модификации организации. Когда организация создана, необходимо определить обязанности. Каждый сотрудник компании должен понимать, что от него ожидают и какими полномочиями он обладает. Наличие схемы организации позволяет сотруднику получить право представления об уровнях управления и уровнях значимости. Распределение обязанностей означает распределение масштаба полномочий и меры ответственности на каждой схеме. В организации должен появиться документ – «По распределению обязанностей», который содержит:

- название должности;

- отдел, в котором есть эта должность;

- уровень положения;

- описание функций;

- обязанности и права. Не бывает обязанностей без прав, и наоборот.

- указывается число подчиненных;

- должность непосредственного руководителя;

- в некоторых случаях особые полномочия руководителей;

- величина оплаты за труд.

Анри Файоль выделил 14 принципов хорошей организации:

1) Принцип единства управления. Независимо от структуры организации и степени децентрализации и делегирования полномочий несет полную и абсолютную ответственность один человек (принцип единоначалия).

2) Единство подчинения. Каждый служащий может иметь только одного руководителя.

3) Скалярный метод передачи полномочий означает, что наличие полной и абсолютной ответственности дает право не только управлять, но и передавать, дилигировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.

4) Масштаб управления означает число лиц, находящихся в эффективном управлении небезгранично алимитировано.

5) Принцип избирательности означает, что руководство должно получать лишь ту информацию, которая является исключительным.

6) Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии возложенными на них задач и не зависеть от субъективного фактора (уровень компетенции, несвоевременная передача информации и т.д.).

7) Дифференциация работы. Различные виды работ имеют различные характеристики и требуют разных условий работы.

8) Разбивка сложных элементов на простые составляющие (специализация и стандартизация). Реализация этих методов позволит снизить затраты.

9) Контроль за осуществлением операций. Функция контроля должна быть поручена конкретным людям и четко обозначена. Часть администрации должна следить за выполнением операции.

10) Принцип планирования (составление планов).

11) Принцип гибкости. Структура организации должна быть такой, чтобы в неё можно было бы вносить корректировки с изменением масштабов, методов, целей, задач, и т.д.

12) Принцип коммуникации и системы связи. Формальные и неформальные коммуникации должны быть установлены постоянно поддерживаться.