Документы по личному составу

Документы по личному составу являются наиболее важными и требу­ют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обес­печении сохранности на протяжении длительного срока.

К документам по личному составу относятся:

▪ трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

▪ приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

▪ трудовые книжки;

▪ личные дела.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятель­ную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на кон­статирующую и распорядительную части. В констатирующей части указы­ваются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ. УВОЛИТЬ. ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от гра­ницы левого поля. После них в следующей строке, указывают фамилию ра­ботника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольне­ния, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ. а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности кото­рого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 3 лет.

Заявление о приеме на работу подают граждане, же­лающие работать в данной конкретной организации. В нем излагается просьба о зачислении в организацию, указывается профессия, квалификация, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме на листе бумаги формата А4 и для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление: обычно, это первое лицо в организации или его заместитель); заявитель; место проживания заявителя: наименование вида документа (заявления): текст; под­пись заявителя: дата составления. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также такие выражения, как «весьма убедительно», «прошу не отказать» и т. п.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознаком­ления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность и заявление об увольне­нии оформляется в том же стиле, что и заявление о приеме на работу, но в реквизите «адресат» заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует, а также появляется название структурного подразделения.

Автобиография не имеет типовой формы и составляется автором самостоятельно в произвольной повествовательной форме на листе бумаги формата А4 от первого лица в хронологической последовательности. В ней обычно указывают такие реквизиты, как:

▪ название документа;

▪ имя, отчество и фамилию автора;

▪ число, месяц и год рождения, место рождения;

▪ сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

▪ образование и специальность по образованию, вид трудовой деятельности;

▪ последнее место работы и должность;

▪ награды и поощрения;

▪ участие в общественной работе;

▪ семейное положение и состав семьи;

▪ домашний адрес и телефон;

▪ дату, личную подпись.

Характеристика является официальным документом, выдаваемым администрацией организации своему сотруднику. В ней приводится отзыв о служебной и общественной работе, дается оценка деловых и моральных качеств сотрудника.

В тексте характеристики можно выделить следующие составные части:

▪ анкетные данные (имя, отчество и фамилия, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование);

▪ данные о трудовой деятельности (специальность и основные периоды);

▪ собственно характеристика, в которой даётся оценка деловых и морально-психологических качеств: отношение к работе; повышение профессионального уровня: участие в общественной жизни; поведение в быту: отношение с коллегами по работе; сведения о наградах и поощрениях;

▪ заключительная часть, в которой указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель организации и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета). В последнее время чаще всего подписывает характеристику руководитель организации. Подписи за­веряют оттиском печати.