Виды и значение документов

РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Делопроизводство, или документационное управление, представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Документирование - процесс фиксации информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами включает движение, систематизацию, хранение, поиск документов в организации.

Задачи делопроизводства в организации:

▪ изготовление необходимых документов;

▪ отражение работы организации в документах;

▪ обеспечение быстрого поиска нужной информации;

▪ контроль за своевременным исполнением и правильным оформлением документов:

▪ сохранность коммерческой (государственной, служебной) тайны;

экономия затрат времени и сил работников организации.

Основным объектом изучения делопроизводства является документ - это материальный объект с информацией закрепленной созданным человеком способом, для передачи ее во времени и пространстве.

Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих сам документ, его целевое назначение, занимаемое место в пространстве и во времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Документ выполняет следующие функции:

• информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

• социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

• коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления: указы.

Документы классифицируются по различным признакам.

По способу фиксации информации документы делятся на пись­менные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию подразделяются на организационно-распоря­дительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по лич­ному составу и т. д.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивиду­альные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются выше­стоящими органами для подведомственных организаций с однород­ными функциями и носят обязательный характер. Примерные доку­менты также разрабатываются вышестоящими органами для органи­зации своей системы, но носят рекомендательный характер, а инди­видуальные документы разрабатываются конкретными организация­ми для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготов­ляются типографским способом, причем постоянная часть текста до­кумента отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По месту составления документы подразделяются на внутрен­ние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая кор­респонденция учреждения (организации, предприятия).

По степени гласности выделяют обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные доку­менты. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по ка­ким-либо причинам, например, по истечении срока действия.

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный до­кумент, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заве­ренная,равноценны.

Копия - документ, точно воспроизводящий рек­визиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставля­ется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у от­правителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из докумен­та - копия части документа, дубликат - повторный экземпляр доку­мента, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).