Системы автоматизации офиса

Эксплуатационные требования к СППР с позиций пользователя

Первые три из указанных ниже требований имеют отношение к типу задачи, решаемой лицом, принимающим решение. Остальные – связаны с типом оказываемой ему помощи:

1.СППР должны осуществлять помощь в принятии решений и быть особенно эффективными при решении неструктурированных и плохо структурированных задач. Имеются в виду задачи, при решении которых использование СЭОД, ИСУ и моделей исследования операций обычно не давало результатов.

2.СППР должны осуществлять помощь в принятии решений управленцами всех уровней, а также при координации решений, требующих участия нескольких уровней управления.

3.СППР должны осуществлять помощь в принятии как индивидуальных, так и коллективных решений. Здесь имеются в виду решения, ответственность в которых разделена между несколькими руководителями или внутри группы работников.

4.СППР должны осуществлять помощь на всех стадиях процесса принятия решений. Как будет показано ниже, если на стадиях изучения проблемы и сбора данных СППР оказывает лишь дополнительную помощь (главный вклад вносит использование ИСУ), то на всех последующих стадиях (кроме стадии принятия решения) помощь, оказываемая СППР, является превалирующей.

5.СППР, оказывая помощь при принятии различных решений, не может зависеть ни от одного из них.

6.Использовать СППР должно быть легко. Это обеспечивается высокой адаптивностью системы по отношению к виду задач, особенностям организационного окружения и пользователя, а также дружественным интерфейсом.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере своего развития коммуникационные возможности автоматизации офиса (АО) заинтересовали специалистов и управленцев, которые увидели в них возможность повысить собственную производительность [5].

В настоящее время известно по меньшей мере 11 приложений АО, часть из которых использует компьютер, а часть – нет. Однако все они способствуют получению информации, необходимой для решения проблем. АО привлекательна для менеджеров всех уровней управления организацией не только потому, что она поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что она предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Назначение. Назначением систем АО является поддержание коммуникаций в организации в устной и письменной форме. При этом имеется в виду передача информации не только внутри фирмы, но и между работниками фирмы и внешним миром.

Автоматизация офиса используется всеми, кто работает в офисе: управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими.

Использование систем АО особенно привлекательно для группового решения проблем.

Структура. На рис. 4.8 изображена структура системы АО. Поскольку системы АО не содержат в своем составе устройств, связанных с обработкой данных, они используют базу данных исключительно в целях получения доступа к данным. База данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, изображенной внизу модели (также как СЭОД). Так, например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация, содержащаяся в базе данных, поступает на вход компьютерных приложений АО, таких, как текстовые процессоры, электронная почта и компьютерные конференции. Компьютерные приложения АО дают возможность работникам, связанным с решением проблем, поддерживать связь друг с другом при помощи своих компьютеров. Заметьте, что такие работники могут находиться как среди сотрудников фирмы, так и в ее окружении.

Структура системы АО также отражает использование некомпьютерных приложений АО, таких, как видео– и аудиоконференции.

Снижение расходов или экономический рост. Многие фирмы используют компьютеры как средство снижения расходов по содержанию персонала. Однако компьютеры не заменяют имеющихся работников, а лишь избавляют руководство от привлечения новых работников при увеличении объема работ. В большой степени это относится к АО, повышающей производительность труда секретарей и конторских работников и дающей им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество систем АО является второстепенным по сравнению с возможностью их использования в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно повысить объем продаж и обеспечить экономический рост фирмы. Таким образом, потенциальный вклад систем АО в увеличение прибыли, вносимый коммуникационными приложениями, обслуживающими решение проблем, гораздо выше, чем вносимый приложениями, автоматизирующими рутинную конторскую работу.

Рис. 4.8. Структура системы автоматизации офиса [5]

Дополнение, а не замена. Система АО призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами, а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.