Телеграмма

Телефонограмма

Дать определение каждому оперативному информационному документу

Телекс

Телефакс (факсограмма)

Международная телеграмма

Телеграмма

Телефонограмма

Занятие № 10.

Тема № 2. Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

Перечень изучаемых вопросов:

Применяемая технология занятия: последовательное изложение материала, оформление документа на доске и на расчерченном студентами бланке с последующим закреплением знаний контрольным опросом и корректировкой ответов.

Основные показатели: определение документов Телефонограмма; Телеграмма; Международная телеграмма; Телефакс; Телекс

Практическое применение: оперативное информационное сообщение при немедленном решении проблем

Самостоятельная работа: подготовка телеграммы и телефонограммы

Вопросы контрольного закрепления темы.

2. В какие сроки предоставляется руководителю оперативный документ?

3. Какие документы передаются по каналам электросвязи?

4. Какими буквами оформляют текст телеграммы и телекса?

5. На какое расстояние передаётся телефонограмма?

6. Чем отличается факсограмма от письма?

7. На каком языке печатают международные телеграммы?

8. Какие телеграммы подписывает кроме руководителя и главный бухгалтер?

9. Какие коды применяются в акцептовых телеграммах?

Библиография

1. Делопроизводство: Образцы документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2003. Гл. 4.4.

2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство. -Спб.: Питер, 2004, С.: 112…116.

Телефонограмма - обобщённое название различных документов, выделяемых в связи с устной передачей информации по каналам электросвязи. Используются для оперативной передачи информации на расстояние до 100 км. В тексте не более 50 слов. Составляется исполнителем в 1-ом экземпляре и подписывается руководителем. При передаче нескольким адресатам к ней прилагается список. Для записи текста канцелярия готовит трафаретные бланки, в которых необходимо ответить на поставленные вопросы. После передачи она прочитывается для контроля текста получателем отправителю. Принятая телефонограмма должна быть отпечатана, зарегистрирована и передана руководителю для решения проблемы. Ниже приводится форма бланка телефонограммы.

От кого:	Кому:
Передал:	Принял:
С телефона:	На телефон:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
От		№		Время передачи:
Резолюция директора колледжа:
Текст:
Подписал -

Телеграмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по каналам электросвязи. Фактически это оперативное письма для немедленного решения проблемы.

Телеграммы распределяются по видам, от чего зависит скорость доставки:

Правительственная – немедленно

Срочная – до 3 ч

Обыкновенная – 6 ч

Телеграмма печатается на форме А5 (А4) в 3-х экземплярах прописными буквами до черты. Под чертой располагают не отправляемый текст: предприятие, адрес, подписи, дата, печать.

Телеграммы могут быть адресованы на полный адрес, на условный адрес, до востребования, на номер абонементного ящика, на полевые номера Миинобороны, на номер абонентской установки АТ.

Текст должен содержать от 1 до 300 слов. Если больше 300, то оператор связи разделяет её на отдельные телеграммы. Если даётся ответ, то перед текстом указывают числовой номер присланной телеграммы. В конце телеграммы даётся свой исходящий номер. В финансовых телеграммах могут применяться акцептовые кодовые слова «АЛИРЕ», «АЛЁБА», АЛДЖЮ» и др., расшифровка которых приведена в справочнике главбуха. Даты в тексте печатают словами, а номера цифрами. Денежные суммы указывают цифрами в копейках. Знаки препинания пишут сокращённо: «ЗПТ», «ТЧК», «СКБ», «КВЧ). Знак номер пишется сокращённо «НР 24». Символами или словами указывают знаки: минус, плюс, дробная черта. Собственный регистрационный номер печатается на отдельной строке под текстом.

При отправке телеграмм составляется опись телеграмм в счёт предварительно оплаченных авансов (почтовому отделению). Форма описи согласуется с почтовым отделением. В ней указываются суммы по каждому отправлению и общий итог отправления, который списывается с оплаченного почтовому отделению аванса. Один экземпляр описи остаётся в почтовом отделении при сдаче, а второй с отметкой (печатью) сдаётся исполнителем в бухгалтерию для списывания указанной суммы с аванса. Ниже приводится пример исполнения телеграммы.

ТЕЛЕГРАММА РОСТОВ ДОНВОДСТРОЙ СРОЧНО 28 АЛИРЕ ПОЛУЧИЛИ ДЕСЯТОГО НОЯБРЯ ТЧК ОТКАЗ ОПЛАТЫ 12000000 КОПЕЕК ТЧК ПОЛУЧЕНИЕ ДОЛОЖИТЬ БУРКУНОВУ НР 14 __________________________________________________________________________ Фирма СТРОЙТЕХПРОЕКТ, ул.Селекционная 1а кв. 4 Директор предприятия Е.А.Буркунов Гл. бухгалтер Г.А.Лимонова 30 11 2007 Отправлено по описи № 28 2007-11-30 14:06 нач. участка Чукчин И.Н.Чукчин