Структура деловой беседы

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. Необходимо подготовить документы, иллюстрирующие или аргументирующие позицию собеседников. На предварительном этапе особое внимание следует уделить обработке хода беседы:

• установить регламент и место проведения беседы;
• определить ее стратегию и тактику;
• определить желаемый промежуточный и конечный результат.

Деловая беседа состоит из 5 фаз:

1. Начало беседы.
2. Передача информации.
3. Аргументирование.
4. Опровержение доводов собеседника.
5. Принятие решений.

Существуют некоторые общие рекомендации психологического характера в отношении того, что следует и чего не следует делать в течение беседы.

Во время деловой беседы ни в коем случае нельзя:

• перебивать речь собеседника;
• негативно оценивать его высказывания;
• подчеркивать разницу между собой и партнером;
• резко убыстрять темп беседы;
• употреблять многозначные, специальные слова (следует объяснять их смысл);
• вторгаться в личную зону партнера;
• пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на эмоциональное и общее психологическое состояние партнера;
• не желать понять психологическое состояние партнера в момент собеседования.

Особое значение имеет начало и окончание беседы, ибо информация, полученная на этих этапах – как вербального, так и невербального характера – имеет определяющее значение для партнера.

Рассмотрим эффективные приемы начала беседы:

Метод снятия напряженности. Создание доброжелательной атмосферы (теплые слова, комплименты, шутки и т.п.)

Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или событие, связав их с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для реализации планируемых намерений (небольшое событие, анекдотический случай, нестандартный вопрос, личные впечатления).

Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться (подходит для деловых партнеров, обладающих чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию).

Метод прямого подхода. Схематично это выглядит так: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаем непосредственно к теме беседы (в случае, если деловые партнеры ограничены во времени).

Завершение беседы. Завершающая часть беседы можно начать, например, с таких фраз: «давайте подведем итоги…», «мы подошли к концу нашей беседы…», «таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие выводы…»

Конец беседы обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи юристам, менеджерам, релейтерам рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительные.

Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных предложений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них – более мягкие или более жесткие по форме – произнести.

Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:

• Достижение основной или альтернативной цели;
• Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания;
• Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
• Поддержание (в случае необходимости) дальнейших контактов с собеседниками и их коллегами;
• Составление развернутого резюме беседы, понятного для ее участников, с четко выделенными основными выводами.