Официальные приемы

Это мероприятия со строгим перечнем приглашаемых лиц (или представителей организаций).

Место. Наиболее часто используемые места официальных приемов – это:

а) дворцы, музеи в крупном центре (городе);

б) официальные резиденции, так называемые «госдачи»;

в) здания фирм;

г) помещения для приемов в гостиницах;

д) летом – загородные резиденции или музеи, соседствующие с парками.

Реклама и информирование. Информирование о таком мероприятии осуществляется путем индивидуальной рассылки приглашений (часто изготавливаемых по оригинальным макетам специально к мероприятию) по почте, либо курьерами, либо по факсу. Наиболее важным для организации гостям (VIP), чье присутствие на приеме особенно значимо, приглашения могут быть вручены при встрече лично руководителем или представителем фирмы, организующей прием.

На приглашениях часто указывается просьба подтвердить принятие приглашения (R.S.V.P.) и телефон/адрес/факс, по которому такое подтверждение просят оправить. После рассылки приглашений и получения подтверждений список приглашенных лиц корректируется, что дает возможность пригласить дополнительное число участников взамен лиц, отказавшихся посетить прием.

Представление информации. Проведение приема включает в себя следующие элементы:

– встреча гостей и их регистрация; во время сбора гостей приглашенным ансамблем (или в записи) могут исполняться спокойные (лучше классические) мелодии;

– официальная часть приема, т.е. выступление руководителей организации, приглашенного VIP из администрации, фирмы-партнера, известного общественного лица или деятеля культуры; фуршет или другой вид угощения (ужин, барбекю).

Программа приема может включать в себя и другие элементы, носящие развлекательный характер (концерт, фейерверк и т.д.).

Персонал. Всех участников официального приема (не гостей) можно разделить на две категории (четыре подкатегории):

1) сотрудники организации, проводящей прием:

– руководители и ведущие сотрудники, работающие на приеме, как «лицо» фирмы;

– технический персонал занимающийся регистрацией и выдачей бэджей, обеспечением порядка, охраны;

2) сотрудники других организаций:

– VIP-выступающие (участники официальной части), от имени одного из которых (и с его согласия) совместно с руководителем фирмы-организатора приема может быть направлено приглашение на прием; к «профессиональным» участникам приема относятся и приглашенные артисты, участвующие в развлекательной программе для гостей;

– технический персонал, занятый обеспечением угощения гостей (кейтеринг), нанятая охрана.

Действия после мероприятия. Гостям, посетившим прием, которые представляют для фирмы потенциальный интерес (как потенциальные или существующие клиенты), можно отправить письма, в которых помимо благодарности за принятие приглашения посетить прием выражено желание фирмы начать или продолжить сотрудничество с фирмой, которую представляет данное лицо, или с ним как с физическим лицом (если организация предлагает товары или услуги для физических лиц или если данное лицо – VIP-персона). В письме также может быть указана дополнительная информация: адреса филиалов, контактное лицо (менеджер) в фирме-организаторе приема. Письма могут направляться и тем, кто не смог прийти, но в ходе подготовки приема при рассылке приглашений высказал заинтересованность в деятельности приглашающей фирмы.

Внутри фирмы необходимо свести воедино информацию, собранную всеми представителями фирмы на приеме и довести заключения организаторов и их выводы (о контактных лицах, потребности в товарах и услугах) до соответствующих подразделений – коммерческих, маркетинговых – и до руководства фирмы.