Основные виды PR-мероприятий

Рис. 10. Стандартная форма оценки проведенного мероприятия.

Рис. 9. Оценка результатов мероприятия

Рис. 8. Памятка по работе с персоналом на выставке

Рис. 7. Примерный план работы с персоналом при подготовке и проведении мероприятия

Рис.6. Программа выступлений. Памятка.

4. Необходимо сразу же решить, как будет завершено выступление: на какой ноте, какое будет сделано заключение.

5. Приготовив заключение, начните писать речь с начала. Начало должно быть таким, чтобы оно привлекло внимание аудитории и давало ей представление о том, чего можно от вас ожидать.

6. Определившись с началом и завершением, напишите середину. Не отклоняйтесь от предмета выступления.

7. Включите в завершающую часть выступления краткое резюме основных тезисов из того, что вы сказали.

8. По возможности используйте визуальные средства, подтверждающие ваши слова и демонстрирующие то, что вы говорите.

В зависимости от типа мероприятия могут использоваться различные раздаточные материалы: печатная информация о деятельности организации, ее товарах и услугах (буклеты, брошюры, листовки, годовые отчеты, перечень мест реализации товаров и услуг), информация о самом мероприятии (программа, схема места проведения или описание того, как можно попасть в места проведения определенных этапов мероприятия; бэджи, список участников, информация о развлекательной программе, экскурсиях, питании и т.д.), а также массовые сувениры и печатная продукция с символикой организатора (папки, блокноты, ручки).

Четвертое «Р» – Personnel (персонал)

Персонал может быть собственным (персоналом организации) и привлеченным, а также квалифицированным и техническим.

Состав персонала может быть разным в зависимости от мероприятия. Например, для проведения семинара он может включать в себя следующих лиц:

– два секретаря, которые регистрируют участников, оперативно отвечают на те вопросы по программе семинара и по организации, о которых они осведомлены и которые в состоянии решить;

– один общий координатор данного семинара;

– два представителя руководства организации (уровень руководства определяется уровнем семинара и приглашенных участников) для встречи высокопоставленных гостей и выступающих;

– менеджеры по работе с клиентами в соответствии с представляемыми на семинаре товарами/услугами или презентуемым видом деятельности организации.

Для подготовки и проведения приема персоналу может потребоваться:

– стол регистрации;

– список регистрации, бэджи для всех участников;

– программа, бумага для заметок, ручки, брошюры, подготовленные речи;

– сувениры и рекомендации в отношении проведения свободного времени.

Образец примерного плана работы с персоналом при подготовке и проведении мероприятия представлен на рис. 7.

Период	Вид организационного мероприятия	Ответственное лицо	Окончательный срок
До начала мероприятия: 17–18 недель	Выработка концепции мероприятия, утверждение его руководством организации, подготовка предложений по примерному составу рабочей группы для его подготовки и проведения
17–18 недель	Утверждение бюджета мероприятия
15–16 недель	Назначение ответственного лица (координатора мероприятия) и утверждение состава рабочей группы
12–15 недель	Выбор выступающих
12–15 недель	Выбор приглашаемых существующих и перспективных и VIP-клиентов
12–15 недель	Выбор места проведения и компании (компаний), обеспечивающих необходимые услуги (угощение, техническое обеспечение)
11 недель	Определение программы мероприятия
11 недель	Утверждение списка выступающих
11 недель	Заключение договоров с артистами, музыкальной группой
11 недель	Получение необходимых разрешений, согласований, страхование
8 недель	Заключение договора, размещение заказа на печатание приглашений
6 недель	Размещение заказа на печатание рекламных материалов
6 недель	Заказ на оформление помещения
5–6 недель	Отправка приглашений по почте
3–5 недель	Обзвон но телефону приглашенных
2 недели	Определение состава группы по встрече и приветствию гостей
1 неделя	Составление окончательного списка участников и выступающих
2 суток	Рассылка пресс-релиза
1 день	Инструктаж персонала
1 день	Проверка аудиовизуального и компьютерного оборудования и освещения
1 день	Встреча выступающих (спикеров), прибывающих из других городов
Во время мероприятия: 2 часа до начала выступлений	Проверка аудиовизуального и компьютерного оборудования и освещения
1 час до начала выступлений	Начало работы персонала у стола с информацией (регистрационного стола)
1 час до начала выступлений	Проверка готовности или процесс подготовки угощений (кейтеринга)
30 минут до начала выступлений	Встреча выступающих
30 минут до начала выступлений	Начало регистрации участников
30 минут до начала выступлений	Раздача бэджей и материалов мероприятия
После мероприятия: 2 дня после мероприятия	Отправка благодарственных писем выступающим и VIP-клиентам, посетившим мероприятие
1 неделя после мероприятия	Отправка благодарственных писем клиентам и прочим лицам, в которых вы заинтересованы, которые приняли приглашение и участвовали в мероприятии

(стандартная форма).

В зависимости от вида мероприятия к персоналу могут предъявляться разные требования.

В качестве примера рассмотрим работу персонала на выставке.

1. Носите бэдж с названием организации и вашим именем, чтобы посетители (клиенты) могли узнать, кто вы и какую организацию представляете.

2. Стойте или сидите в таком положении, чтобы видеть входящий поток посетителей. Это не только позволит устанавливать зрительный контакт, но и даст возможность другому человеку узнать вас, если вы уже виделись.

3. Если на выставке вы не занимаетесь непосредственной продажей, то старайтесь «продать» будущую встречу (переговоры) обратившегося к вам лица с вашей организацией. Время работы на стенде используйте для сбора конкретной информации о данном лице и организации, которую он представляет, так как он может оказаться существующим или перспективным клиентом.

4. Будьте кратки и конкретны. Предлагайте посетителям прислать общие брошюры и другую полезную информацию. Таким образом можно получить визитную карточку данного лица для последующих контактов.

5. Аккуратно ведите учет ваших контактов, регистрируя краткие переговоры, назначенные встречи, имена, адреса, те нюансы, которые требуют освещения в дальнейшем, и т.д.

6. Регулярно контролируйте качество работы вашего персонала, чтобы оно соответствовало предъявляемым вами требованиям и ожиданиям посетителей ваших стендов/экспозиции. Старайтесь посмотреть на работу ваших представителей как сторонний наблюдатель, чтобы заметить полезные нюансы в отношении того, как можно скорректировать представление о вашей организации, ее деятельности, о товарах и услугах на данной выставке.

7. Работа на выставке является очень утомительной. Периодически меняйте ваш персонал и давайте вашим специалистам достаточные для отдыха перерывы. Для хорошего отдыха и комфортных условий работы на выставке, проводимой в течение нескольких дней, у вашего персонала должно быть достаточно времени для сна и отдыха, каждый должен иметь несколько пар удобной обуви. Ограничьте употребление ими алкогольных напитков.

8. Исключите разговоры работающего на стенде персонала между собой не по существу, чтение литературы, знакомство с другими материалами или написание каких-то документов: тем самым у посетителей останется впечатление серьезности мероприятия.

9. Необходимо следить за тем, чтобы не было переполненных пепельниц, грязных чашек из-под кофе, чая и иных напитков, пустых термосов, остатков пищи на столах. Персонал должен раздевать брошюры не беззвучно и без комментариев – необходимо давать краткие пояснения, показывающие, что персонал владеет тем вопросом, по которому к нему обратились, и что данные брошюры содержат ответы на эти вопросы.

При организации мероприятий, длящихся несколько дней, например выставок, целесообразно применение некой стандартной формы для организации работы с персоналом (рис. 8).

А. Требуемый персонал: Сотрудники организации: 1. 2. 3. 4. Нанимаемые специалисты: 1. 2. 3.
Б. Информация о тренинге персонала Дата ________________ Время ____________ Ответственное лицо_________________
В. График работы у стенда
День 1	Утро	День	Вечер
День 2
День 3
Г. Требования к форме одежды Мужчины _______________________________________________________ Женщины _______________________________________________________

(стандартная форма).

«F» – Follow-up (действия после мероприятия)

Проведение мероприятия без последующей их оценки и закрепления результатов существенно снижает его эффективность и эффективность последующих мероприятий. На основе их оценки можно делать выводы об успешных действиях, элементах PR-кампаний и принимать решения о проведении подобных мероприятий в будущем.

Самая эффективная форма оценки и закрепления результатов – интенсивная работа со всеми участниками мероприятия после него – телефонные звонки и письма с предложением о встрече/переговорах:

1) необходимо обеспечить всем менеджерам по работе с клиентами достаточное время в ближайшие дни после проведения мероприятия для его оценки и закрепления результатов (больше двух-трех недель после мероприятия – это слишком долгий срок, чтобы можно было на эту тему беседовать с клиентом);

2) все участники в течение 5–10 дней должны получить письмо (открытку) с выражением благодарности за их согласие посетить ваше мероприятие и принять участие в его работе, а также с информацией о том, что в ближайшие дни с ними свяжется ваш менеджер по работе с клиентами для обсуждения интересующих их предметов;

3) для оценки результатов мероприятия используется стандартная форма (рис. 9).

Наименование мероприятия: ________________________	Дата: ______________________
Место проведения: _________________________	Ответственное лицо: _______________________
Цели проведения мероприятия: _____________________________________________
Целевая группа: __________________________________________________________
Количество отправленных приглашений: _______________________________________
Количество присланных подтверждений: _______________________________________
Количество присутствовавших гостей: _________________________________________
(Если применимо в случае данного мероприятия)
Менеджер по работе с клиентами	Назначенная встреча с клиентом	Ф.И.О. клиента (организация клиента)
Менеджер по работе с клиентами (совершенная продажа)	Клиент	Осуществленная операция

(стандартная форма).

Для оценки соответствия уровня мероприятия ожидаемым и планируемым показателям и работы на этом мероприятии сотрудников, отвечавших за его определенные этапы и за мероприятие в целом, также можно использовать стандартную форму (рис. 10). Результаты этой оценки, данной руководителями организации и ее подразделений, а также собственно руководителя PR-службы, могут стать критериями оценки работы персонала при подготовке и проведении мероприятия.

Наименование мероприятия: ________________________	Дата: ______________________
Место проведения: _________________________	Ответственное лицо: _______________________
Показатель	Хорошо	Удов.	Плохо	Примечания
День/время дня
Продолжительность
Уровень выступающих и качество выступления
Место проведения: А) Помещение: легкий доступ (подъезд) уровень, подходящий для имиджа вашей организации места проведения встреч/ семинаров оформление помещений Б) Услуги: аудиовизуальное и PC оборудование услуги секретариата В) Организация питания (кейтеринг): своевременность и уровень обслуживания качество и количество уровень стоимости
Реклама и информирование о мероприятии: А) Приглашения: используемая база данных уровень ответа

своевременность рассылки и получения ответов Б) Рекламные материалы и PR: дисплеи, наружное оформление, документация раздаточный материал пресс-релиз присутствие и интерес прессы

Используя методику четырех «Р» и «F», рассмотрим основные виды PR-мероприятий подробнее.