Формирование дел

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)|
Временного (до 10 лет включи­тельно)
Итого

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внут­ренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно устано­вить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

При составлении номенклатуры для определения сроков хранения документов могут использоваться как типовой перечень документов со сроками хранения, так и ведомственный перечень своего профиля. На­пример, частная строительная фирма может использовать перечень Министерства строительства и архитектуры, а колледж - перечень Министерства образования.

Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных до­кументов они ежедневно раскладываются по папкам, то есть группиру­ется в дела.

Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распре­деление документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии являются:

· «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»;

· «Основные правила работы ведомственных архивов»;

· «Государственная система документационного обеспечения управ­ления».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специ­фики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответст­венные за формирование и хранение дел. К сожалению, в создаваемых сегодня инструкциях по делопроизводству особенности формирования дел в бухгалтерии не отражаются.

В небольших учреждениях, фирмах, где нет структурных подразде­лений, бухгалтерские документы централизовано формирует и хранит бухгалтер.

Если учреждение имеет отделы, то в бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, должно быть выделено лицо, ответствен­ное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой рабо­той осуществляет ведомственный архив

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть зара­нее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции по бухгалтерскому учету...» до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано... страниц (листов)». Кассовая книга, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, кроме того, должны быть прошнурованы и опе­чатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заве­рено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 - руководителем учреждения»⁵⁶.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Напри­мер: ГГУ им. Ф.Скорины и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения - Бухгалтерия. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс бухгалтерии, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы или открывается книга бухгалтерского учета. Внизу об­ложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Раскладка документов в дела производится систематически, еже­дневно в течение всего года.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила ис­ключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые преду­смотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежа­щие возврату документы помещать в дело запрещается. Далее проверя­ется правильность оформления документа. Требование «Основных пра­вил работы ведомственных архивов» указывает, что каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требова­ниями государственных, отраслевых стандартов и дру­гих нормативных актов, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

«Инструкция по бухгалтерскому учету...» указывает, что по исте­чении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориаль­ные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сбро­шюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черно­вики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важ­нейшим из них является группировка в отдельные дела документов по­стоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях до­кументы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и оконча­ния дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года сво­бодных листов могут быть использованы для записей операций следую­щего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним при­ложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе реше­ния вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2007 год будет составлен в 1998 году, но помещается в дело 2007 г. И наоборот, план на 2008 г. составляется в 2007 году, а помещается в дело 2008 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует пом­анить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группировать­ся документы за квартал или календарный год. При этом документы по­месячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерацион­ном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования ад­министративно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате груп­пируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановле­ния и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология со­блюдается по инициативным документам.

Оправдательные документы формируются отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы, относящиеся к оп­ределенному учетному регистру, группируются отдельно.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые от­четы, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.