Электронный документооботот в ИС предприятия, потоки документов в маркетинговой подсистеме ИС

2 3 4 5 6 7 8

Фактически поступило

Код материала

Итого по коду 1000 5

12 1001 4

12 1001 2

12 1001 1

Итого по коду 1001 7

Итого по коду 12 12

Способы кодирования информации приведены на рис.4.3.2.

Рис.4.3.2. Способы кодирования информации

Основным носителем информации при автоматизированной обработке явля-ется документ-материальныйноситель,содержащийинформациювзафик-сированномвиде,оформленныйвустановленномпорядкеиимеющийвсоот-ветствиисдействующимзаконодательствомправовоезначение.

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, при-нято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений - выходны-ми.

В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внеш-ние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвер-жденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др. Выделяют документы бухгалтерского учета, финансовые, плановые, стати-стические, документы оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам: организационно-распорядительные и специальные.

Организационно-распорядительная документация применяется при оформ-лении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инст-рукции.

К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая доку-ментация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность. Справочно-информационная документация включает служебную переписку, до-кументацию на оформление личного состава, справки, акты.

Специальные системы документации отражают специфику деятельности систе-мы управления и обслуживают отдельные функции управления (система плано-вой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.).

Применение информационных технологий ускорило процесс унификации и стандартизации документации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Утверждены ГОСТы на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, в которую входят стандарты на составление актов, деловых писем, докладных записок, постановлений, заявлений, инструк-ций, кадровых анкет, приказов, распоряжений; структуры и штатной численно-сти, устава, штатного расписания и др.

Утверждены государственные стандарты на ряд специальных унифицирован-ных систем документации: плановую, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения, финансам, статистическую документацию и др.

В соответствии с общероссийским классификатором управленческой деятель-ности каждому документу присваивается код по ОКУД, который располагается в верхней правой части документа (например, бухгалтерскому балансу – 0710001).

Составление организационно-распорядительных документов регламентирует-ся государственными стандартами, включающими Основные положения о со-ставлении и оформлении документов и «формуляр образец».

В соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первичные документы должны:

Øсодержать достоверные данные о состоянии объекта, достаточный объем ис-ходных данных для получения необходимой, результатной информации, исполь-зуемой для управления организацией;

Ø обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства

Øобеспечивать выполнение не только функции учета, но и функций регулиро-вания и оперативного управления;

Øбыть максимально приспособлены для машинной обработки и быть удобны-ми для восприятия человеком;

Øсодержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него норма-тивных, расценочных, справочных, а также производных данных.

Реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков

(справочных и группировочных) и реквизитов-оснований (исходных и резуль-татных). Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной,со-держательнойиоформительской.

Условный пример первичного документа приведен на рис.4.4.1.

Форма № 11

Предприятие «МП ОРИОН» Заголовочная часть