Файловая организация маркетинговых данных

Варианты организации внутримашинной информационной базы МИС: независимые файлы, базы данных (БД), хранилища данных (ХД), базы зна-ний (БЗ).

Ведомость № 3 от 20.04.2002 г.

№ Наименование Код изделия Код ед.изм. Кол-во Цена Сумма

1 А 3801 2 а Б 4215

3 В 0016

01 20 60 1200 Содержательная часть

01 10 30 300 02 30 10 часть

ИТОГО: Х Х Х Х 1800

ПодписьСидоров Оформтельская часть

Рис. 4.4.1. Пример первичного документа

Результатная информация предназначена для целей управления, передает-

ся непосредственно потребителям и может иметь различные формы (рис. 4.4.2)

Формы вывода результат-ной информации

Печать (документы, свод-ки, отчеты, табли-цы, графики)

Экран дисплея (таблицы, документы, графики)

Машинные носители (для передачи на другие АРМы, архи-вация и др.)

Каналы связи (для передачи на другие АРМы)

Рис. 4.4.2. Формы вывода результатной информации

Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборо-та - последовательностью прохождения документа от момента внесения в него первой записи до сдачи документов в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информаци-онные потоки. Под информационным потоком понимается группа или сово-купность данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономи-ческих расчетов. Например, поток информации о величине выпуска продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных. В процессе составления документа могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Этим объясняется сложность документооборота; преобладает ручной способ формирования документа, их многочисленное дублирование.

Развитие вычислительной техники и средств передачи данных позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и докумен-топотоку.

Этот подход реализуется в программных продуктах различного вида:

1. В программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обес-печивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным пользователям и подразде-лениям, а также контроль за их исполнением.

2. В функциональных программах, предназначенных для реализации различных функций управления и связанных с разработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и др.).

Программы электронного делопроизводства изложены в учебнике [1].

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, по-

иском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию,

назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Вклю-

чает все виды специально организованной на машинных носителях информации

для восприятия, передачи и обработки техническими средствами; отражает ре-

альную действительность организационного объекта и его подразделений, опре-

деляющих конкретные предметные области.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, содержащие сведения о

фактах финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и услов-

но-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологи-

ческие и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обес-

печения зависят от информационных характеристик предприятия, состава ре-

шаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, орга-

низации массивов (файлов), используемых технических средств (Рис. 4.5.1.).

Формы внутреннего предствления структурированных информационных ресурсов

Файлы данных

Хранилища Базы

данных знаний

Реляционные Иерархические Сетевые Прочие

Рис. 4.5.1. Структура внутримашинного информационного обеспечения информационных ресурсов

Файл – это последовательное отображение однородных управленческих до-

кументов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ,

либо его строку, если документ многострочный. Запись состоит из полей, в кото-

рых находятся реквизиты документа (коды поставщиков, даты, суммы и т.д., см.

табл. 4.6.1).

Для обработки файл должен иметь структуру:

- имя для его поиска;

- количество полей в записи;

- последовательность фиксации полей в записи;

- типом записи (постоянная или переменная длина записи);

- тип поля (символьное или числовое);

- длина поля (количество разрядов);

- ключ доступа;

Таблица 4.6.1 Файл и его элементы