Офисное программное обеспечение

Уровни автоматизации офиса

В любом случае, офисные работы включают в себя работу с информацией. Но информация не может существовать сама по себе. Ее нужно каким-то образом зафиксировать. Фиксируется информация на различных носителях информации.

Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классификация.

1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телефон;

копир, факс) для передачи и размножения документов.

2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки документов с использованием стандартных офисных программ (пакете программ Microsoft Office).

3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах.

4 уровень. Использование локальной сети для связи между компьютерами и доступа к документам.

5 уровень. Электронный документооборот. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т. д.

6 уровень. Электронный документооборот. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации.

7 уровень. Использование автоматизированной системы управления, а также выделенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса.

Минимум автоматизации, который должен быть в турфирме, -это компьютеры со стандартным программным обеспечением. Без компьютера современная туристическая фирма нормально работать не может. Необходимо также и наличие электронной почты - эффективное средство коммуникаций. Все большее число туроператоров, да и небольших агентств, упор делают именно на e-mail как более удобный и, главное, дешевый способ информационного обмена.

Необходимость специального программного обеспечения какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутриофисную работу, обусловливается двумя причинами. Первая -объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Вторая причина - это высокий профессиональный уровень подготовки персонала.

Открывать свой Интернет-офис или магазин — дело очень серьезное, требующее больших средств и внимания.

Туризм - огромное поле деятельности различных организаций.

Стратегию развития всего программного обеспечения (ПО) во многом определяют как популярность продуктов Microsoft, так и широкое распространение технологий Интернет и применение локальных сетей.

Выбор прикладного программного обеспечения определяется самим пользователем и классом решаемых задач. Множество фирм, специализирующихся на создании прикладного обеспечения, создают разнообразные программы для офисных работ,

Например, для перевода печатных документов в электронные с помощью сканера используются программы распознавания текстов. Они преобразуют полученное с помощью сканера графическое изо­бражение текста (картинку) в текст с последующей возможностью его редактирования. Одной из самых популярных программ распо­знавания текстов является FineReader.

Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специальное ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

В качестве программ для работы с электронной почтой используются программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.

Для создания презентаций продукции широко используется программа Microsoft PowerPoint.

Рассмотрим некоторые из применяемых в туризме прикладных программ для решения задач разного типа.