Сортування даних

Excel також дає змогу швидко сортувати записи бази даних, використовуючи не більше трьох критеріїв одночасно. Командою меню Дані/ Сортування викликають відповідне діалогове вікно (рис. 7.36), де зазначають поля бази даних, за якими послідовно (від верхнього до нижнього) виконуватиметься сортування за зростанням чи спаданням. Значення опції Діапазон даних визначають спосіб задавання полів: за їхніми назвами (з рядком заголовка) чи за ідентифікаторами стовпців (без рядка заголовка). Кнопку Параметри використовують для задання додаткових параметрів сортування.

Рис. 7.36. Налаштування сортування даних

4.Пошук записів бази даних 1, с. 416-418

В Excel процедура пошуку і селекції даних організовується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність критерію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

ПП «Маяк»; ТШ-45; 27.10.02; 22,95

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомогою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП*;ШТ-4?;ТШ*;ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

де * — ознака будь-якої групи символів;? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ. Критерій ПП* ідентифікує всі записи бази «Замовлення» (рис. 2.104), що стосуються приватних підприємств; критерій ПІТ-4? — всі записи з шифрами товарів від ПІТ-40 до ІПТ-49; а критерій И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60) — всі записи з цінами товарів від 20 до 60 грн. Аналогічні функції виконують інші критерії.

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне переглядання і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікно (рис. 2.105) й очищає всі його поля (рис. 2.106).

Як критерії пошуку використовують значення полів початкової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно. У вікні на рис. 2.106 показано критерії пошуку та селекції замовників, які мають намір придбати товари з шифром ПІТ* ціною до 30 грн.

Рис. 2.106. Вікно команди Форма (режим уведення критеріїв)

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці Далее. Як результат, у початковому вікні (рис. 2.105) з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці Закрыть Excel записує відновлений запис у базу даних. Усі подальші записи переглядають у вікні за допомогою кнопок Назад і Далее.

Примітка

Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна супроводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису й ігнорування результатів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою Правка. Для введення чергового критерію потрібно заздалегідь активізувати команду Очистить, після чого пошук відновлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные—Фильтр—Отобразить все.

5.Формування підсумкових даних

Використання команди Дані/Підсумки допомагає впорядкувати список шляхом групування записів з виведенням проміжних результатів, середніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити результуючу суму в верхній або нижній частині списку і полегшує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи.

Розглянемо роботу команди Підсумки на прикладі даних про продаж автомобілів (рис. 7.37).

Рис. 7.37. Дані про продаж автомобілів

Включення проміжних підсумків у список здійснюється так:

1. Список доцільно відсортувати за полем, що містить групи. Наприклад, за місяцем, прізвищем тощо.

2. Виконати команду Дані/Підсумки. Відкриється діалогове вікно Проміжні підсумки (рис.7.38).

Рис. 7.38. Діалогове вікно Проміжні підсумки

3. Вибрати зі списку При кожній зміні в групу, для якої визначаються проміжні підсумки.

4. Вибрати зі списку Використовувати функцію одну з функцій (Сума -додавання чисел у групі, Кількість - підрахунок кількості заповнених клітинок у групі, Середнє — середнє арифметичне чисел у групі, Максимум - визначення найбільшого числа у групі, Мінімум - визначення найменшого числа у групі, Добуток - добуток чисел у групі, Кількість чисел - кількість клітинок, котрі містять числові дані у групі, Зсунене відхилення - розрахунок стандартного відхилення за генеральною сукупністю, Незсунене відхилення - розрахунок стандартного відхилення за групою, Зсунена дисперсія - розрахунок дисперсії за генеральною сукупністю, Незсунена дисперсія - розрахунок дисперсії за групою).

5. Вибрати зі списку Додати підсумки до стовпці для розрахунку проміжних підсумків. Для вибору стовпця необхідно поставити відмітку проти його назви.

Структура списку після виконання команди Підсумки (рис. 7.39) дозволяє переглядати різні частини списку з допомогою кнопок, розміщених в лівому полі аркуша.

Рис. 7.39. Дані про продаж автомобілів з проміжними та загальним підсумками

Кнопки у верхній частині поля визначають кількість рівнів даних, що відображаються і використовуються для виконання таких дій:

1- Вивести тільки загальний підсумок;

2- Вивести тільки загальний підсумок і проміжні підсумки;

3- Вивести всі дані.

Кнопки з позначками (+) і (-) призначені для розгортання і згортання окремих груп.

6.Зведені таблиці

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця. В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таблиці надають користувачу можливості:

§ представити інформацію із традиційних списків у більш зручному вигляді;

§ для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.

Зведена таблиця - це плоска або об'ємна (складається з декількох сторінок або шарів) прямокутна таблиця котра дає можливість виконати складний аналіз великих масивів даних. В такій таблиці поряд із звичайними списками можуть використовуватися дані з іншої зведеної таблиці, а також запити до зовнішніх даних. Для підсумкових розрахунків можна вибирати потрібну функцію зведення, або інший метод обчислення.

Обчислення здійснюють для одного, або декількох полів вихідного списку, визначених як поля даних. Інші поля вихідного списку можуть бути використані для групування даних в рядках і стовпцях зведеної таблиці.

Після виконання команди Дані/Зведена таблиця відкривається діалогове вікно майстра зведених таблиць і діаграм (рис. 7.40), котре складається з трьох кроків. Призначення кнопок в нижній частині майстра очевидне.

Рис. 7.40. Перший крок Майстра зведених таблиць і діаграм

Створимо зведену таблицю використовуючи дані продаж автомобілів з вибором в якості джерела даних аркуша Excel.

На першому кроці потрібно вибрати тип джерела даних. На другому кроці потрібно вказати діапазон даних (рис. 7.41). Цю процедуру виконують користуючись кнопкою Огляд і кнопкою згортання – розгортання вікна Діапазон. У виділеному діапазоні мусять бути заголовки стовпців. Якщо перед запуском майстра курсор знаходився в області списку, то Excel може виділити його автоматично.

Рис. 7.41. Другий крок Майстра зведених таблиць і діаграм

На третьому кроці (рис. 7.42) визначається місце розташування зведеної таблиці, її структура (опція Макет) та параметри (опція Параметри).

Рис. 7.42. Третій крок Майстра зведених таблиць і діаграм

Структуру зведеної таблиці задають перетягуванням кнопок з назвами полів в області Рядок, Стовпець, Сторінка, Дані (рис. 7.43).

Рис. 7.43. Побудова макету зведеної таблиці

Вибравши опцію Параметри, можна замінити деякі параметри зведеної таблиці (рис. 7.44).

Рис. 7.44. Задавання параметрів зведеної таблиці

Результатом таких дій буде зведена таблиця щомісячної виручки від продажу автомобілів кожним з продавців (рис. 7.45).

Рис. 7.45. Зведена таблиця щомісячної виручки від продажу автомобілів