План до вивчення теми

Програмна анотація

Та облік результатів

Тема 5. Інвентаризація в гуртовій торгівлі: порядок проведення

Контрольні питання

1. Назвіть та охарактеризуйте способи ведення аналітичного обліку товарів і тари у місцях їх зберігання.

2. В чому суть аналітичного обліку товарів і тари у зв'язку з використанням автоматизованої обробки облікових даних?

3. Аналітичний сумовий облік товарів і тари у бухгалтерії гуртового підприємства.

4. Які меморіальні ордери складають за даними зведеного журналу К –3?

5. Порядок складання, подання, приймання та бухгалтерського опрацювання звітів про рух товарів і тари на складі.

Рекомендована література: 1, 2, 3, 13, 14, 17, 18, 55.

Поняття інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у гуртовій торгівлі. Основні завдання інвентаризації. Види інвентаризацій. Склад та функції постійно діючих і робочих інвентаризаційних комісій. Порядок проведення інвентаризації та методика заповнення і складання інвентаризаційних описів товарів і тари. Визначення, документальне оформлення та затвердження результатів інвентаризації. Порядок складання розрахунку природних втрат товарів. Оформлення результатів інвентаризації у порівняльній відомості. Відображення в обліку пересортувань товарів, нестач товарів у межах норм природних втрат, понад норми природних втрат, віднесення на винну особу нестач товарно-матеріальних цінностей понад норми природних втрат та відшкодування цих втрат.

1. Суть інвентаризації товарів і тари та її основні завдання.

2. Порядок проведення та документальне оформлення інвентаризації товарів і тари на підприємствах гуртової торгівлі споживчої кооперації.

3. Визначення, документальне оформлення та затвердження результатів інвентаризації товарів і тари.

4. Фінансовий облік результатів інвентаризації.

З гідно з Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу всі гуртові підприємства споживчої кооперації зобов'язані періодично проводити інвентаризацію на базах і складах.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризація є одним з елементів бухгалтерського обліку і відіграє роль обов'язкового доповнення до поточної документації господарських операцій.

Згідно з Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу основними завданнями інвентаризації є:

ü виявлення фактичної наявності, товарно-матеріальних цінностей;

ü установлення надлишку або нестачі цінностей шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

ü виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей, що не використовуються;

ü перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних цінностей;

ü перевірка реальності вартості зарахованих на баланс товарно-матеріальних цінностей.

Об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим.

На гуртових підприємствах інвентаризація має особливості:

а) вона відрізняється високою трудомісткістю;

б) важкі умови проведення та складність;

в) багатоцільовий характер (перевірка фактичної наявності цін, якості товарів, дотримання правил організації матеріальної відповідальності.

Згідно з Інструкцією з інвентаризації відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки. Головний бухгалтер має забезпечити дотримання норм законодавства та правил її проведення.

До переліку умов, які повинен створити керівник для результативного проведення інвентаризації, можна зарахувати: обмеження на період інвентаризації кількості прибутково-видаткових операцій, які проводяться на об’єкті інвентаризації; надання в розпорядження комісії необхідної техніки та відповідних працівників для проведення підготовчих робіт (групування, сортування, переміщення, переважування).

Для проведення інвентаризації встановлюється її періодичність. Так, для гуртових складів з реалізації продовольчих товарів – не менше, ніж два рази на рік, а з реалізації непродовольчих товарів – не менше одного разу в рік.

У більшості випадків інвентаризації є планові. Поряд з плановими можуть проводитися позапланові інвентаризації у таких випадках:

1) під час передачі майна в оренду;

2) під час зміни матеріально-відповідальної особи;

3) за умови встановлення фактів крадіжок, псування цінностей або зловживання;

4) за рішенням судово-слідчих органів;

5) у випадку надзвичайних подій;

6) внаслідок ліквідації підприємства.

Для проведення інвентаризаційної роботи письмовим наказом керівника на підприємстві створюються постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керівника структурного підрозділу, головного бухгалтера або його заступника. До складу комісії доцільно включити фахівців, які добре обізнані зі складськими справами (технологіями зберігання товарно-матеріальних цінностей), економістів та рахівників, спеціалістів з маркетингу (які добре знають облікову справу і можуть встановити ринкову вартість будь-якого активу). Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

Такі постійнодіючі інвентаризаційні комісії створюються з метою проведення інвентаризаційної роботи в цілому на підприємстві. Вони проводять профілактичну роботу із збереження цінностей, інструктують робочі комісії перед початком інвентаризацій, контролюють якість проведення та правильність визначення результатів інвентаризацій, розглядають письмові пояснення осіб, які допустили нестачу, псування цінностей або інші порушення.

Керівник підприємства має право розпустити комісію, накласти на її членів адміністративні або матеріальні покарання, а в разі встановлення фактів подання навмисне неправдивої інформації, в результаті чого підприємству було завдано значних збитків, звернутися до органів правосуддя.

Безпосереднє проведення інвентаризацій товарів і тари на гуртових складах здійснюється робочими інвентаризаційними комісіями. Робочі інвентаризаційні комісії створюються наказом керівника в складі матеріально-відповідальної особи, членів - представників комісій кооперативного контролю, пайовиків, товарознавців, бухгалтерів, інших компетентних осіб. Головою комісії призначається представник адміністрації гуртового підприємства.

Робочі інвентаризаційні комісії:

- здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей;

- разом із бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і надлишків за пересортуванням, а також списанням нестач у межах норм природних втрат;

- вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

- несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку проведення інвентаризацій відповідно до наказу керівника підприємства, за повноту і точність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей;

- оформляють протокол із зазначенням у ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач та надлишків за пересортуванням, списанням нестач в межах норм природних втрат, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

К ожній робочій інвентаризаційній комісії надаються терміни проведення інвентаризації, виходячи із обсягу товарних запасів, стану складського господарства та умов зберігання товарів.

Перед початком інвентаризації комісія повинна:

1) опломбувати підсобні приміщення для зберігання товарів і тари;

2) визначити придатність ваговимірювальних приладів;

3) упорядкувати товари і тару для поліпшення їх підрахунку і встановлення товарів, які втратили свої якісні характеристики;

4) отримати від матеріально-відповідальної особи звіт про рух товарів і тари на складі на дату проведення інвентаризації.

Звіт з первинними документами перевіряє інвентаризаційна комісія, а голова комісії візує за допомогою надпису “До інвентаризації на (число, місяць)”, і ставить свій підпис.

Інвентаризація проводиться у порядку розміщення цінностей у приміщенні. Члени комісії перевіряють правильність підрахунків, переважування і перемірювання цінностей.

На фактичну наявність товарів і тари складають інвентаризаційні описи окремо:

а) на товари, що є в наявності за кожним місцем зберігання;

б) на товари, які надійшли під час інвентаризації;

в) на цінності, що знаходяться на відповідальному зберіганні;

г) на немарковані товари;

д) на товари, які втратили свої початкові якісні характеристики.

Псування товарів, бій, лом фіксують в однойменному акті, до якого додають пояснення матеріально-відповідальної особи.

Один примірник опису складає матеріально відповідальна особа, другий і третій – член робочої комісії.

За ваговими і сипучими товарами записи в описи здійснюють на підставі відомостей зважування. Всі інші товари фіксують за їх фактичною наявністю. Виправлення помилок в описах засвідчується підписами всіх членів комісії. Товари однакового найменування, ґатунку, ціни записують в опис один раз. В кінці кожної сторінки опису підраховують і записують прописом кількість натуральних одиниць товару, загальну суму; сторінка підписується головою і членами комісії, матеріально відповідальною особою. На останній сторінці опису визначають кількість натуральних одиниць і суму товару за сторінкою і в цілому за описом.

За наслідками інвентаризації тари складають окремі описи. Після завершення інвентаризації комісія складає зведений опис товарів і тари, у якому окремо вказують суми фактичної наявності цінностей за кожним описом.

Оформлені і пронумеровані описи передаються головою комісії у такому порядку:

1) перший примірник, який складений членом комісії, а також примірник, що заповнений матеріально відповідальною особою передаються до бухгалтерії гуртового підприємства;

2) другий примірник опису, який складений членом комісії, передається матеріально відповідальній особі.

Слід зазначити, що описи передаються в бухгалтерію у день закінчення інвентаризації або не пізніше наступного дня.

Якщо інвентаризація не закінчується за один день, а також під час обідніх перерв, всі члени комісії зобов'язані одночасно залишати приміщення. Приміщення закриваються і опломбовуються. В таких випадках інвентаризаційні описи повинні зберігатися у сейфах. Під час інвентаризації сторонні особи в приміщення не допускаються.

До виведення результатів інвентаризацій у бухгалтерії склади не здійснюють торговельних операцій.

М атеріали інвентаризації, які здані в бухгалтерію підлягають ґрунтовній перевірці та бухгалтерській обробці.

Так, здійснюють перевірку правильності цін на товари, про що роблять відмітку на всіх примірниках опису; перевіряють якість товарів, що вказані в описі, а також правильність арифметичних підрахунків.

Перед виведенням результатів інвентаризації бухгалтерія зобов’язана перевірити облікові дані за аналітичним рахунком матеріально відповідальної особи, у якої проводилась інвентаризація.

В облікові реєстри повинні бути рознесені усі звіти і документи з руху товарів, а також звірені дані складського обліку та аналітичного кількісно-сумового і сумового обліку в бухгалтерії.

Важливою процедурою перед виведенням результатів інвентаризації є звіряння розрахунків з постачальниками і покупцями.

Виявлені за наслідками перевірки помилки в цінах, підрахунках за інвентаризаційними описами виправляються особами, що їх перевіряють, підписуються ними та головою інвентаризаційної комісії.

Після закінчення процедури перевірки описів і облікових даних у бухгалтерії переходять до визначення попередніх результатів інвентаризації. Ці результати встановлюють шляхом порівняння сум за описом з обліковою інформацією і виведенням різниць окремо за кожним найменуванням. Усі відхилення визначаються у вигляді нестач і надлишків.

Встановлені попередні результати інвентаризації підлягають регулюванню у такому порядку:

1) зараховується пересортування товарів;

2) складається розрахунок природних втрат на підставі встановлених норм;

3) визначається кінцевий результат інвентаризації товарів і тари.

З метою виведення кінцевих результатів інвентаризації у бухгалтерії гуртового підприємства складають порівняльну відомість результатів інвентаризації.

Товари, за якими встановлені нестачі або надлишки записують у порівняльну відомість окремими позиціями; вартість усіх інших товарів, за якими відхилень не виявлено, записують загальною сумою.

Якщо за окремими товарами встановлена нестача, необхідно з дозволу керівника зарахувати пересортування та списати нестачі в межах норм природних втрат.

Взаємний залік нестач і надлишків внаслідок пересортування товарів можливий за умов:

а) якщо здійснювати пересортування за товарно-матеріальними цінностями однакового найменування і в тотожній кількості;

б) якщо нестачі і надлишки утворилися в одному інвентаризаційному періоді і в однієї матеріально відповідальної особи.

Крім того, порядок зарахування пересортувань товарів можуть здійснювати вищестоячі організації.

При визначенні результатів інвентаризації досить важливою ділянкою є визначення сум природних втрат товарів.

Природні втрати – це зменшення ваги, об’єму товарів під час транспортування, зберігання чи реалізації товарів внаслідок їх фізико-хімічних властивостей та дії природних чинників (вивітрювання, випаровування, інше).

Природні втрати – це втрати товарів в межах норм; норми втрат розроблені науково-дослідними закладами, лабораторіями та затверджені Міністерством економіки України і доведені до торговельних підприємств для практичного застосування.

В Україні за період з 1991 по 2001 роки нові нормативні акти, які регулюють норми природних втрат продовольчих товарів, не затверджувалися. Тому під час визначення сум природних втрат слід керуватися Наказом Міністерства торгівлі СРСР від 2. 04. 1987 №88 “Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их приме­нению”.

Для гуртових підприємств норми природних втрат формуються залежно від термінів зберігання товарів.

При цьому слід враховувати, що норми природних втрат застосовуються у разі виявлення нестач товарів. За відсутності норм втрати вважаються наднормативними. Норми природних втрат незалежно від їх розміру застосовують лише в межах виявленої нестачі.

Для визначення сум природних втрат на гуртовому підприємстві складають спеціальний розрахунок (табл. 6).

Підсумки розрахунку природних втрат товарів записують у порівняльну відомість, після чого в порівняльній відомості визначають кінцеві надлишки і нестачі.

Порівняльну відомість підписує бухгалтер, головний бухгалтер, голова робочої інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа.

Так, нестачу товаро-матеріальних цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування, бою, лому, крадіжок відносяться за рахунок матеріально відповідальної особи за обліковими цінами підприємства згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення, псування матеріальних цінностей (Порядок №116).

Надлишки товарів і тари, які виявлені під час інвентаризації підлягають оприбуткуванню.

П орівняльна відомість результатів інвентаризації є основним документом для складання бухгалтерських проведень з обліку результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

Відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку залежить від виду облікової ціни на товари, яка застосовується гуртовим підприємством.

Таблиця 6