Общие сведения. Способы запуска

Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных

После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.

Дата. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата";

Процентный. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный";

Время. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";

Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".

^ Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование"

На панели инструментов "Форматирование" находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.

Описание кнопок (слева направо):

Денежный формат. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше);Процентный формат. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз -- это "100%", а "0,7" арбуза -- "70%";Формат с разделителями (числовой формат). В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;

Увеличить разрядность. Добавляет один десятичный разряд;

Уменьшить разрядность. Убирает один десятичный разряд.

^ Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек"

В окне "Формат ячеек", в закладке "Число", можно выбрать один из нескольких предопределенных в Excel форматов, настроить их, а также создать свой формат, используя специальный язык описания форматов.

Существует 3 способа открытия окна "Формат ячеек":

выделяем нужные ячейки --> меню "Формат" --> "Ячейки...";

выделяем нужные ячейки --> щелкаем правой кнопкой на одной из них --> "Формат ячеек";

выделяем нужные ячейки --> нажимаем "Ctrl+1".

Описание форматов:

Формат "Общий"

Формат "Числовой"

можно настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой;

можно настроить отделять или не отделять пробелом триады разрядов (сотни, сотни тысяч и т.п.);

можно настроить формат отображения отрицательных чисел:

черные с минусом;

красные без минуса;

черные с минусом и отступом (справа);

красные с минусом и отступом.

Формат "Денежный"

Те же настройки, что и в "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".

^ Формат "Финансовый"

Те же настройки, что и в "Денежный" (кроме выбора формата отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата "Денежный" незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате "Денежный", выбрать денежный знак "$", ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат "Финансовый". В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки "$" и "-" будут выровнены по левому краю. Очевидно, где-то принят такой стандарт оформления.

^ Формат "Дата"

Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.

^ Формат "Время"

Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.

^ Формат "Процентный"

В формате "Процентный" все числа умножаются на 100 и добавляется знак "%". Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.

^ Формат "Дробный"

В формате "Дробный" Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, "1,2" (одна целая, две десятых) будет преобразовано в "1 1/5" (одна целая, одна пятая).

^ Формат "Экспоненциальный"

Формат "Экспоненциальный" удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число "299 792 458" (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в "3,E+08". Знак "+" здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо, а "08" -- на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.

^ Формат "Текстовый"

Значения в ячейках, оформленных в этом формате, отображаются точно так же,как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания. Например, если в ячейке, оформленной в формате "Текстовой", написать "1.2.3", Excel не будет пытаться преобразовать это в дату.

Ввод в ячейку 1-го символа " ' " (клавиша "Э" русской раскладки) автоматически приводит содержимое ячейки к текстовому формату. Символ " ' " на экране не отображается.

^ Формат "Дополнительный"

В выпадающем списке "Язык" выберите "Русский". В списке "Тип" появятся следующие варианты: "Почтовый индекс", "Индекс + 4", "Номер телефона", "Табельный номер". Попробуйте оформить ячейку типом "Номер телефона" и введите туда 10-значный номер. Думаю объяснять не надо. Для других языков могут отобразится другие варианты.

^ Пункт "(все форматы)" В этом пункте можно создать свой формат (например, "шт", "кг.", "м/с" и т.п.), отсутствующий среди стандартных. Для этого используется специальный язык описания форматов. В текстовом поле сверху описываете его и нажимаете "Enter". Для удаления формата выделяете "нужный" формат и нажимаете кнопку "Удалить". Удалить встроенный формат невозможно. (Совет: форматы хранятся в рабочей книге; удаление ненужных форматов удобно завершать Отменой, чтоб не "испортить" формат текущей ячейки.)

Понятие формулы в электронных таблицах. Ввод формул.

Одно из главных достоинств Excel – умение работать с формулами. Если отдельные ячейки с цифрами связать с помощью математических формул, то при изменении значения одной ключевой ячейки автоматически пересчитаются цифры и во всех, связанных с ней.

Формула в электронных таблицах – это совокупность арифметических операций, адресов клеток и обращений к функциям

Ввод формулы начинается со знака = и осуществляется с помощью мыши (курсором мыши выделяются те ячейки, адреса которых нужно записать в формуле). Если в клетку введена формула, то в самой клетке после нажатии клавиши ввода будет виден результат, а в строке ввода сама формула, по которой получен этот результат

Например: =А1*2

^ Знаки арифметических операций:

+ - сложение

- - вычитание

* - умножение

/ - деление

^ - возведение в степень

() - повышение приоритета операции

Дробные числа записываются через -(,)

Порядок вычислений в формулах:

Формулы вычисляются слева направо, при этом вначале:

-- Выполняются действия в скобках.

--Вычисляются функции.

-- Выполняется умножение и деление.

--Выполняется сложение и вычитание

В программе MS EXCEL для выполнения расчетов можно использовать широкий спектр разнообразных функций. Функция записывается в виде имени сокращенном до 3 – 4 букв и аргумента в круглых скобках.

Например: СУММ(А1:А10)

СУММ – имя функции

(А1:А10) – аргумент, записанный в виде диапазона клеток

Для вызова функции можно использовать кнопку панели инструментов “Мастер функций”, выполняя два шага:

--Выбор имени функции

-- Оформление аргумента функции

При вводе функции непосредственно в ячейку не добавляйте пробелы между знаком равенства, именем функции и аргументами, заключенными в круглые скобки. Некоторые функции используют несколько параметров. В этом случае разделите все параметры запятыми (но не пробелами).После ввода знака равенства, имени функции и левой круглой скобки, которая обозначает начало записи аргументов, можно щелкнуть на ячейке (или диапазоне ячеек), содержимое которой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координаты ячейки вручную. Если у функции несколько аргументов, то, поставив после первого запятую, сразу после нее можете указать мышью ячейки (или диапазон ячеек), которые должны использоваться в качестве второго аргумента. После ввода последнего аргумента наберите правую круглую скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем щелкните на кнопке Ввод в строке формул, нажмите <Enter> или клавишу управления курсором— и функция будет вставлена в ячейку, куда Excel занесет результат вычислений.

Как ввести функцию в формулу?

Хотя функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке, Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 можно указать нужную функцию. После выбора функции Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции.

Excel содержит много функций, но прежде следует обратить внимание на следующие:

^ МАКС(список), например: МАКС(A1;A2;A3;...;An) - возвращает из списка максимальное число.

МИН(список), например: МИН(B1;B2;B3;...;Bn) - возвращает минимальное значение списка аргументов.

^ СРЗНАЧ (список) - возвращает среднее арифметическое своих аргументов.

СУММ(число1;число2;...) - возвращает сумму указанного списка, суммирует аргументы.

^ EXP(X) - возвращает экспоненту заданного числа.

LN(X) - возвращает натуральный логарифм заданного числа.

LOG10(X) - возвращает десятичный логарифм заданного числа.

LOG(X;a) - возвращает логарифм заданного числа X, по заданному основанию а.

SIN(X) - вычисляет синус угла Х, измеренного в радианах.

^ COS(X) - вычисляет косинус угла Х, измеренного в радианах.

TAN(X) - вычисляет тангенс угла Х, измеренного в радианах.

Значение ошибок в формулах

Табличный процессор Excel выводит в ячейку значение ошибок, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена.

Помните, что маркер заполнения выглядит как маленький черный крестик (+) и появляется только при помещении указателя мыши в правый нижний угол ячейки(или на последнюю ячейку выбранного блока). При перемещении указателя мыши в виде белого крестика (а не маркера заполнения) через диапазон ячеек, Excel просто расширяет выделенный блок на те ячейки, по которым вы перетащили указатель. При перемещении указателя мыши в виде стрелки через блок выделенных ячеек. Excel переместит сам блок. Создавая ряд элементов с помощью маркера заполнения, можно выполнять перемещение одновременно только в одном направлении. Например, можно продолжить ряд или заполнить диапазон ячеек слева или справа (выше или ниже) от диапазона, в котором содержатся начальные элементы. Но сделать это в двух направлениях одновременно нельзя (например, двигаясь вниз и вправо, перетаскивая указатель заполнения по диагонали).Во время перемещения мыши программа информирует вас о том, что будет введено в последнюю выбранную в диапазоне ячейку, отображая эту информацию рядом с указателем мыши (своего рода экранная подсказка средства Автозаполнение). Когда, расширив диапазон с помощью указателя заполнения, вы отпустите кнопку мыши, Excel либо создаст последовательность элементов во всех выбранных вами ячейках, либо заполнит весь диапазон начальным элементом.Диапазон ячеек можно заполнить также с помощью средства Автозаполнение, копируя один текст во все ячейки диапазона (без создания последовательностей). Чтобы это сделать, нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, установите тонкий черный крестик на правом нижнем углу ячейки и щелкните на нем, а затем двигайте его, расширяя область заполнения.При нажатой клавише <Ctrl> справа от черного крестика появляется знак "плюс". Плюс означает, что Автозаполнение заполнит все отмеченные ячейки одним значением, не создавая последовательностей. (При этом можно также ориентироваться по подсказке средства Автозаполнение, которая появляется рядом с указателем мыши. Во время перетаскивания здесь отображается постоянный текст, совпадающий с содержимым исходной ячейки.) Если после копирования исходного значения вы решили использовать в диапазоне последовательность значений, щелкните на стрелке вниз, появившейся на месте маркера заполнения справа от последней заполненной ячейки, и выберите из появившегося контекстного меню Параметры автозаполнения команду Последовательность.

Операция <Ctrl> – перемещение маркера заполнения выполняет копирование текстовых данных, но, если дело касается числовых значений, все обстоит как раз наоборот! Если вы введете в ячейку число (например, 17), а затем перетащите маркер заполнения вдоль строки, Excel просто скопирует число 17 во все выбранные ячейки. Если же вы будете перетаскивать маркер заполнения, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, Excel будет продолжать ряд (т.е. введет в выбранные ячейки числа 17,18, 19 и т.д.). Если вы забыли о такой особенности и заполнили ячейки последовательностью значений, в контекстном меню Параметры автозаполнения выберите команду Копировать содержимое ячеек.