Тема: Контроль в управлении

Тема: Контроль в управлении

1. Сущность и принципы контроля

2. Виды контроля

3. Этапы процесса контроля

4. Формы контроля

5. Внешний и внутренний контроль

 

- 1 -

Контроль – это процесс определения руководством организации правильности принятых им решений и потребности в корректировке этих решений.

    Контроль необходим для успешного функционирования любой организации, т. к. невозможно запрограммировать всю деятельность организации и изначально со 100 % точностью предугадать все факторы, которые могут повлиять на реализацию поставленных целей.

     Главное в контроле не только выявить проблемы, но скорректировать деятельность организации до того, как проблемы перерастут в кризис и помешают достижению целей. Кроме того, необходимо закрепить достигнутые организацией успехи. Таким образом, выявляя с помощью контроля неудачи и успехи, и их причины организация имеет возможность быстро адаптироваться к изменениям внешней среды.

 

Принципы контроля

      Контроль будет эффективен только лишь в том случае, если будет осуществляться в соответствии со следующими принципами:

§ он должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, т. е. внешнюю ситуацию и внутренние процессы, но при этом контроль не может быть тотальным как бухучет, т. к. это слишком дорого. Главная цель контроля – предотвращение ошибок, а поэтому он является неотъемлемым элементом процесса планирования на всех стадиях;

§ контроль должен быть гибким, т. е. увязываться не только с процессом планирования, но и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, иначе контроль будет осуществляться с опозданием и окажется бесполезным;

§ контроль должен быть индивидуализирован, т. е. иметь конкретную направленность. Целью контроля может быть конкретный процесс, результаты, люди, учёт их личных качество, должностного положения, связей в коллективе и т. п.;

§ контроль должен быть ориентирован на человеческий фактор, т. е. кроме объективной оценки необходимо доброжелательное отношение к людям с тем, чтобы избежать в коллективе ухудшения морально-психологического климата. Это возможно при условии открытости и гласности контроля;

§ экономичность контроля, т. е. выгоды, приносимые контролем, должны быть больше затрат на проведение контроля, потому необходимо свести до минимума затраты на технические средства, сбор, переработку и хранение информации, необходимой для контроля.

 

- 2 -

Контроль бывает 3-х видов:

ü предварительный,

ü текущий,

ü заключительный.

1. Предварительный контроль используется в 3-х направлениях:

в отношении к финансовым, материальным и людским ресурсам.

Финансы контролируют с помощью составления финансовых планов (бюджетов), которые позволяют обеспечить организации управление потоком финансовых ресурсов.

Материальные ресурсы контролируются уже на стадии выбора поставщика, способного обеспечить организацию высококачественным сырьем, соответствующим установленным стандартам, а т. ж. путём проведения проверок соответствия поступающих материалов этим стандартам.

Людские ресурсы контролируются при подборе кадров путём анализ их профессиональных навыков, деловых качеств, индивидуальных особенностей с целью определения их пригодности для выполнения конкретных функций в организации, а т. ж. на стадии предварительного обучения.

 

2. Текущий контроль осуществляется в ходе реализации целей организации путем установления системы обратной связи, которая позволяет воздействовать на переменные величины, вызывающие отклонения от установленных планов.

Выделяют 2 формы текущего контроля:

1. Стратегический, т. е. использование ресурсов с точки зрения достижения конечных целей;

2. Оперативный ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность организации.

 

3. Заключительный контроль выполняет 2 функции:

1. даёт информацию, необходимую для последующего планирования с учётом анализа прошлых проблем;

2. даёт возможность мотивировать дальнейшее повышение результатов деятельности путём точного измерения достигнутых и его вознаграждения.

 

- 3 -

Весь процесс контроля можно разделить на следующие 3 этапа:

1. выработка стандартов и критериев, которые характеризуются наличием временных рамок и показателями результативности. Это даёт возможность сопоставлять фактические результаты с плановыми. Не все виды деятельности могут быть стандартизированы;

2. сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами для выявления отклонений, определения их масштаба, измерения результатов путем сбора и обработки информации о фактическом состоянии хозяйственной деятельности путём проведения аудиторских проверок, инвентаризации, ревизии. Затем идёт передача информации по соответствующим каналам, оценка её менеджерами для использования при принятии управленческих решений. Поэтому контроль опирается на функцию учёта и отчётности и проведение анализа.

3. выбор тактики действий и разработка мероприятий:

1. ничего не делать; если всё идёт хорошо, повторяя цикл контроля в дальнейшем;

2. устранить отклонения прежде, чем они превратятся в крупные проблемы, выявив причины;

3. пересмотреть стандарты, так как они иногда не соответствуют целям. Главное, чтобы они не снижали мотивацию.

 

Главная задача контроля – это достижение цели, стоящей перед организацией, а не сбор и обработка информации, хотя они должны быть хр-ными и своевременными, поэтому должны быть проработаны. Чёткие сроки поступления и обработки информации по всем каналам: от низшего звена до высшего на базе бухгалтерского, оперативного и статистического учёта.

Т.к. поток информации постоянно растёт, желательно использовать её компьютерную обработку.

 

- 4 -

     Весь управленческий контроль можно разделить на 2 основные формы, которые используются организацией:

1. Финансовый контроль;

2. административный контроль.

 

Финансовый контроль даёт возможность прослеживать важнейшие эк-кие показатели деятельности хоз-ных подразделений по стандартным формам путём составления ими финансовой отчётности. При этом в центре внимания оказываются следующие показатели: уровень прибыли, издержки производства, хр-ность пол. вложений, обеспеченность средствами и др. При этом у планирования и учёта должны строиться на идентичной форме.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать опред. сочетание централизации и децентрализации в управлении, т. к. предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.

 

Административный (оперативный) контроль призван систематически следить за выполнением производств. программ и текущих планов, т. е. к-ся показатели бюджета, сравниваются запланированные и фактически объёмы продаж, анализируются изменения доли фирмы на рынке и т. п.

В то же время общий упр-кий контроль направлен на решение стратегических задач и требует централизации в управлении, а оперативный контроль – децентрализации.

 

- 5 -

При внутреннем контроле исполнители самостоятельно следят за своей работой и её результатами и вносят при необходимости корректировки в собственную деятельность.

Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками контролерами. Внешний контроль предполагает четкое исполнение обязанностей по причинам:

1. происходит оценка работы персонала и поощрение либо санкции по результатам;

2. желание работника проявить усердие с целью показать себя лучше на фоне других, т. к. результаты контроля широко освещаются;

3. желание сделать карьеру.

 

Эффективность внешнего контроля будет достигнута, если будут учтены следующие моменты:

1. будет предусмотрена защита «от хитреца», т. е. тех, кто создаёт видимость работы;

2. стандарт контроля должен восприниматься работниками осмысленно;

3. цели и задания должны быть напряжёнными и не давать возможности расслабиться;

4. должно будет установлено двустороннее общение;

5. итогом контроля должно являться поощрение или наказание;

6. контроль не должен быть чрезмерным.

 

Всё это требует больших затрат, материальных и трудовых, поэтому для их снижения можно вводить внутренний контроль или самоконтроль.

 

Условием внедрения самоконтроля является высокий уровень сознания, профессионализм морально-психологический климат, демократические формы руководства. На практике это встречается довольно редко.

 

Внутренний и внешний контроль чаще применяется одновременно в определенном соотношении, которое зависит от следующих факторов:

1. стиля управления организацией; при авторитарном стиле преобладает внешний контроль, при демократическом – самоконтроль;

2. возможности получить надёжную оценку результатов деятельности работников и персонально спросить за результат (если есть возможность, то предпочтительнее внешний контроль, в противном случае – внутренний);

3. характера подчинённых (если работник добросовестный – внутренний контроль, нет – внешний контроль);

4. микроклимата в коллективе, если благоприятный – внутренний контроль, неблагоприятный – внешний контроль;

5. принятой системы вознаграждения за результаты деятельности при индивидуальных формах больше подходит внешний контроль, при коллективных – внутренний.

 

При формировании системы контроля необходимы учитывать факторы внешней среды, иначе система окажется неэффективной.