Полужирный курсив

Использование справки. При работе с Word всегда можно получить подсказку по интересующему вопросу от встроенной справочной подсистемы программы, оказывающей всестороннюю помощь во время сеанса работы. Можно получить на экране любые справки о выполняемом в данный момент действии. Для работы со справочной подсистемой используется пункт главного меню Справка

Наиболее сложные темы рассматриваются в справке на основе примеров, снабженных иллюстрациями. Окно справки имеет также строку
поиска Искать,которая позволяет на основе введенного критерия найти нужный раздел.

þ С помощью справочной подсистемы найдите информацию о скрытии текста. Для этого:

· выполните команду Справка;

· в открывшемся диалоговом окне выберите строку поиска Искать;

· наберите слово «скрытый» в строке поиска;

· в открывшемся списке выберите ссылку Скрытие текста;

· закройте окно справки.

Этап создания нового документа

Окно документа при запуске текстового процессора настроено на стандартный шаблон ввода документа (как правило, шаблон Normal – Нормальный). В шаблоны документов входят специальные стили оформления, определяющие внешний вид символов и абзацев посредством инструкций форматирования.

Перед вводом текста следует установить параметры шрифта, которым должен отображаться текст. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

· открыть меню Формат.

· выбрать команду Шрифт. Появится диалоговое окно Шрифт. (Рис. 5.3)

Рис. 5.3

· выбрать вкладку Шрифт в верхней части диалогового окна.

· выбрать тип шрифта в окне списка Шрифт.

· выбрать стиль шрифта в окне списка Начертание, например:

обычный;

курсив;

полужирный;

· выбрать нужный размер шрифта в окне списка Размер.

· выбрать вид подчеркивания в раскрывающемся списке
Подчеркивание, например:

обычное, только слова, двойное, пунктир.

· нажать на кнопку По умолчанию.

þ Установите по умолчанию шрифт Times New Roman с размером 14, обычным начертанием, без подчеркивания.

Информационная технология создания текстового документа состоит из ряда последовательных этапов и операций. Начальные этапы – набор текста, редактирование текста – выполняются, как правило, в обычном режиме (подробнее о режимах работы см. далее). Операции форматирования текста выполняются в режиме разметки страницы.

Для создания нового документа нужно:

· Открыть меню Файл.

· Выбрать команду Создать.

· Выбрать в списке нужный тип документа

þ Самостоятельно создайте новый документ с шаблоном Normal. Введите следующий текст:

Использование компьютерных технологий в деятельности ОВД.

Эффективность борьбы с преступностью определяется уровнем организации оперативной, следственной, профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку основные усилия практических работников в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так или иначе связаны с получением необходимой информации. Именно эти функции и призвана обеспечить система информационного обеспечения органов внутренних дел, которая в настоящее время поддерживает обработку и хранение значительных объемов информации.

В течение значительного периода времени компьютеризация ОВД сводилась к поставке персональных компьютеров и созданию на их базе простейших автономных систем – дорогостоящих автоматизированных “пишущих машинок” и “записных книжек”. Практика показала, что с помощью одних только персональных компьютеров невозможно решить проблемы информатизации, необходимы прежде всего крупные хранилища колоссальных картотек – интегрированные банки данных. В них вся информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением межрегионального обмена, а также прямого доступа к ней практических работников с мест в пределах своей компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевые компьютерные средства. Крупнейшим банком криминальной информации является ФБКИ.

В целом в органах внутренних дел России в автоматизированном режиме с помощью компьютерной техники обслуживаются задачи оперативно - розыскного и справочного назначения с количеством обрабатываемых запросов примерно 10 млн. в год, а также задачи учетно-статистического, управленческого и производственно-экономического назначения. Всего в машинном контуре ежегодно обрабатывается свыше 150 млн. документов.

Планируется объединение на логическом уровне региональных банков данных нескольких МВД, УВД близлежащих областей, находящихся в зоне экономического района. Такие зональные центры призваны обеспечивать требуемый уровень интеграции информационных ресурсов и способствовать реальному формированию единого информационного пространства подразделений ОВД.

Этап редактирования и форматирования документов

Работа с абзацами текста. Под абзацем в Word понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца ¶, образующийся нажатием клавиши Enter. Абзац является элементом текста, который Word рассматривает как объект. Такими объектами являются не только абзацы, но и рисунки, таблицы, звуки.

Для работы с абзацами необходимо выполнить следующие действия:

· открыть меню Формат.

· выбрать команду Абзац. Появится диалоговое окно Абзац (Рис. 5.4).

Рис. 5.4

Поскольку в Word используются масштабируемые шрифты, при изменении их размеров текстовый процессор сразу же изменяет число строк абзаца, поэтому число строк и их длина при определении абзаца не используются.

Стили абзаца определяют внешний вид абзаца: тип и размер шрифта, величину межстрочного интервала, выравнивание текста, отступ первой строки абзаца, расстояние между абзацами, контроль положения абзаца на странице – запрет висячих строк, запрет нумерации строк и т.п. Все параметры, определяющие стиль абзаца, задаются в диалоговом окне Абзац, вызываемом командой главного меню Формат/Абзац. Стили хранятся под определенным именем в виде таблицы стилей в специальном файле.

þ В набранном тексте:

· Установите выравнивание первого абзаца по ширине, второго – по правому краю, третьего – по левому краю, четвертого – по центру.

· Для первого абзаца установите отступ: слева 2 см, справа 0.5 см.

· Измените межстрочный интервал во втором абзаце на полуторный.

Использование стилей. Если пользователя не устраивают некоторые стили абзаца, он может их изменить и создать на основе стандартного новый стиль оформления, добавив его в таблицу стилей.

Удобство использования стилей состоит в том, что созданный документ можно переформатировать, задав ему соответствующий стиль. Например, чтобы изменить шрифт и расположение у заголовков разделов документа, не требуется искать в тексте эти заголовки и вручную менять их форматирование. Достаточно исправить стиль абзаца этих заголовков, после чего они автоматически примут нужное оформление.

При записи документа на диск сохраняется и таблица стилей, используемых в нем.

Для того, чтобы применить соответствующий стиль для форматирования текста, нужно:

· Выделить текст, к которому нужно применить стиль;

· Открыть меню Формат;

· Выбрать команду Стили и форматирование. Появится диалоговое окно;

· Выбрать в списке нужный тип стиля:

þ Для всех абзацев набранного текста:

· установите выравнивание текста абзацев “По ширине”.

· установите стиль заголовка к тексту “Заголовок 1”.

Помимо стилевого форматирования в текстовом процессоре Word можно использовать непосредственное форматирование, меняющее вид отдельных символов, слов, предложений. При этом два типа форматирования не влияют друг на друга.

Дополнительные возможности форматирования и редактирования текста. Некоторые параметры форматирования абзацев текста, которые не учитывает шаблон документа Нормальный, нужно вносить вручную перед вводом текста. К ним относятся, например, создание красной строки, выравнивание текста по ширине строки, автоматический перенос слов по слогам и т.п. Все требуемые параметры можно задать командами Формат / Абзац, Сервис / Параметры и Сервис / Язык / Расстановка переносов. Все сделанные установки сохраняются в дальнейшем при записи файла документа.

Следует отметить, что одновременная запись в файл текста документа и таблицы стилей приводит к значительному увеличению размера файла документа по сравнению с файлами документов, выполненных в простых редакторах текстов.

Текстовый процессор Word может также автоматически отформатировать документ с использованием команды главного меню Формат / Автоформат. Текстовый процессор анализирует содержимое документа, а затем автоматически форматирует текст, назначая соответствующие стили. После форматирования пользователю в диалоговом окне Автоформат предлагается просмотреть изменения и либо их принять, либо отменить, либо использовать другие стили из имеющихся шаблонов.

Следовательно, при работе с документом можно сначала ввести текст, а затем применить к нему команду Автоформат, которая изменит внешний вид текста в соответствии с заданным стандартом. Таким образом, время, затрачиваемое на форматирование, можно существенно сэкономить.

Во время установки режима автоматического переноса слов можно указать, в каком месте желательно выполнить разрыв конкретного слова, если во время редактирования оно окажется в конце строки. Для вставки символа мягкого переноса требуется установить курсор в нужной позиции и нажать комбинацию клавиш CTRL+дефис. Для указания того, что в определенном месте слово разрывать нельзя (например, в месте дефиса двойной фамилии), существует комбинация клавиш SHIFT+CTRL+дефис.

Можно также в диалоговом окне команды Сервис/Язык/Расстановка переносов указать максимальное количество расположенных рядом строк текста, заканчивающихся символом переноса. Это делается с целью улучшить внешний вид документа. В этом же диалоговом окне можно перейти с автоматического на ручной режим перенос слов. В этом режиме Word при каждой попытке разбиения слова выводит на экран диалоговое окно, в котором предлагаемое разбиение помечено маркером. Пользователь при желании может перенести маркер на нужное место и нажать на кнопку ОК.

Для проверки правописания и осуществления переноса слов, написанных на разных языках, используется команда главного меню Сервис/Правописание. При этом к текстовому процессору подключается встроенный словарь соответствующего языка.

Если при вводе текста включен режим Автозамена, то происходит автоматический контроль и исправление ошибок в процессе набора слов текста. Чтобы пополнить список слов режима Автозамена, в которых часто допускаются опечатки или типичные ошибки, нужно командой Сервис / Параметры а втозамены вызвать одноименное диалоговое окно.

Автозаменой можно воспользоваться и для быстрой вставки в текст часто повторяющегося оборота, текста, рисунка или графика. Например, пользователь хочет при наборе двух символов “юи” ввести название “Казанский юридический институт МВД РФ”. Для этого в поле Заменить нужно вставить заменяемые символы, а соответствующее выражение для замены поместить в поле На.

При вводе текста часто требуется заменить повторяющиеся слова в одном предложении или абзаце их синонимами или словами, близкими по смыслу. Для этого нужно выделить слово и вызвать диалоговое окно команды Сервис / Язык / Тезаурус. В списке приведены варианты синонимов заменяемого слова. Пользователь выбирает нужное слово. Дополнительные синонимы можно попробовать получить, если в диалоговом окне нажать кнопку Искать.

Вставка номеров страниц и колонтитулов. В процессоре Word наряду с автоматическим выравниванием строк существует и автоматическая верстка страниц. Если текст не будет умещаться на одной странице, то он автоматически переместится на следующую. На экране между страницами будет видна штриховая разделительная линия (для этого должен быть установлен флажок Фоновая разбивка на страницы на вкладке Общие диалогового окна команды Сервис / Параметры). Жесткий разделитель страниц с надписью Разрыв страницы задается или вручную (при одновременном нажатии клавиш CTRL+ENTER), или через диалоговое окно команды Вставка / Разрыв главного меню установкой переключателя Начать новую страницу.

Если в процессе редактирования вставляется большой фрагмент текста, рисунок, таблица и т.п. в уже набранную страницу, то после вставки происходит автоматическое перераспределение текста между страницами.

Для того, чтобы пронумеровать страницы, нужно использовать команду Вставка / Номера страниц главного меню. В диалоговом окне следует ввести информацию о местоположении номера на странице, решить, присоединять ли к нему номер главы и др. После выполнения команды Word создает маленький кадр в указанном месте колонтитула (см. ниже) и вставляет в него номер страницы. При работе с номером страницы Word предоставляет все возможности, доступные при работе с кадрами, например, возможность увеличить кадр, обрамить его рамкой, создать фон и т.п.

Если кроме номера на каждую страницу текста необходимо поместить другие сведения (например, название главы), то их вводят в верхний или нижний колонтитул, создание которых выполняется командой Вид / Колонтитулы. Текстовый процессор переходит в режим просмотра разметки страницы и выводит на экран панель инструментов Колонтитулы.

Информация, введенная в колонтитуле всего одной страницы, появляется в колонтитулах всех страниц. Помимо номера страницы, в колонтитул (верхний, нижний, для четных, нечетных страниц) по желанию пользователя вставляются, например, названия глав, фамилия автора, дата создания документа, графические иллюстрации, фирменный знак, обрамление или горизонтальная линия, отделяющая содержание колонтитула от текста документа. Расположение колонтитулов на странице (от верхнего и нижнего краев страницы) задается в диалоговом окне команды Файл / Параметры страницы.

þ Задание:

· Пронумеруйте страницы (от центра, вверху).

· В нижнем колонтитуле введите текст:

Компьютерные технологии в правоохранительных органах.

Выделение фрагментов и работа с ними. Как и при работе в любом текстовом процессоре, в Word важнейшей операцией является выделение объекта и его элементов. Можно выделить символ, слово, предложение, строки абзаца, рисунок, колонки текста, таблицу, весь документ и т.п.

Для работы с фрагментами в Word используется буфер обмена (Clipboard), общий для всех документов и приложений Windows. Фрагменты текста можно копировать, вырезать в буфер обмена, а затем вставлять в другое место документа, другой документ, сделав его активным. Однако следует помнить, что емкость буфера ограничена.

Работа со сносками и списками. При вводе текста иногда необходимо сделать сноску, указывающую на что-либо, например, на название приказа. Сноски в текстовом процессоре Word могут быть размещены в различных местах: в конце страницы, в конце раздела или в конце текста документа.

Вставка сноски происходит следующим образом. Если, работая в обычном режиме просмотра, пользователь закончил абзац и решил сделать сноску, то, введя команду Вставка / Ссылка/Cноска, он попадает в диалоговое окно Сноски. Word вставляет в конец последнего абзаца текста страницы номер сноски и открывает панель сноски, в которую можно вводить текст сноски. Для возврата в основной текст документа нужно нажать на кнопку Закрыть. Содержание сносок видно в режиме просмотра разметки страницы.

Word следит за нумерацией сносок и, если удалена какая-то из сносок, то будет выполнена их автоматическая перенумерация. Чтобы удалить сноску, надо выделить ее номер в тексте документа и нажать клавишу DEL. Чтобы перенести номер сноски в другое место, нужно выделить его и перетащить мышью в требуемую позицию.

Часто в тексте встречаются перечисления, например, перечисление функций работника того или иного подразделения, пунктов правил и инструкций. Их можно отметить в тексте какими-либо символами, перенумеровать или сделать иерархические отступы. Для этого необходимо выделить абзацы, которые надо свести в список, и выполнить команду Формат / Список. В диалоговом окне предстоит выбрать нужные позиции и нажать на кнопку ОК.

Если предлагаемые по умолчанию маркерысписка не подходят, их можно изменить, активизировав кнопкой Изменить диалоговое окно Изменение нумерованного списка: установить размер и цвет, задать вид выравнивания абзацев в списке, отступы, тип шрифта и т.д.

þ Задание:

Поменяйте местами третий и четвертый абзацы;

В продолжение набранного выше текста введите следующий текст, содержащий список:

В ФБКИ подлежат учету:

1. особо опасные преступники;

2. особо опасные нераскрытые и раскрытые преступления с характерным способом совершения;

3. особо ценные предметы антиквариата, культуры и государственного значения.

Централизованные розыскные учеты на федеральном уровне ведутся совместно с централизованными криминалистическими учетами. В дальнейшем они будут информационно объединены в автоматизированном контуре на основе ФБКИ в интегрированную базу данных.

В ГИЦ подлежат централизованному розыскному учету:

· пропавшие без вести лица, неопознанные трупы, неизвестные больные и дети;

· лица, объявленные в розыск;

· похищенное нарезное огнестрельное оружие;

· похищенный и угнанный автотранспорт;

· похищенные предметы антиквариата и культурные ценности;

· похищенные документы общегосударственного обращения и номерные вещи;

· лица, представляющие оперативный интерес, по признакам внешности на базе видеозаписей (видеобанки и видеотеки лиц).

þ Задание:

В текст вставьте сноску:

ФБКИ – Федеральный банк криминальной информации.

Оформление текста. В процессе ввода текста или после того, как он набран, следует предусмотреть, в каких местах будут располагаться рисунки, текстовые эффекты, формулы и др.

Чтобы привлечь внимание к тому или иному абзацу или отделить линией один фрагмент от другого, используются такие графические элементы,как линии обрамления и фон. Активизировав команду Формат / Границы и Заливка, можно в диалоговом окне задать режимы работы с выделенным абзацем: вставить его в рамку желаемой толщины, заполнить ее фоном различного цвета и любой интенсивности. Чтобы отделить один раздел текста от другого, можно в соответствующем поле выбрать двойную, пунктирную или одинарную линию определенной толщины и цвета.

Характерной чертой Word является возможность автоматического разбиения текста на колонки. Если пользователь желает разбить какую-то часть документа на колонки, он отделяет этот текст разрывами раздела командой Вставка / Разрыв и в диалоговом окне устанавливает переключатель На текущей странице. После этого он вызывает диалоговое окно команды Формат / Колонки, в котором заполняются параметры: число колонок, их тип, ширина, интервал и т.д. Заполнение заканчивается нажатием на кнопку ОК.

Используя диалоговое окно,можно создавать колонки одинаковой и разной ширины, добавлять вертикальную линию между ними, делать колонки разной длины, выравнивать их длину, вставлять графические иллюстрации. До недавнего времени эти операции были возможны только в настольных издательских системах.

Создание и редактирование таблиц. Построение таблиц осуществляется автоматически командой Таблица / Вставить/Таблица (Рис 5.5). В диалоговом окне нужно указать число столбцов и строк; после нажатия на кнопку ОК таблица появится в месте расположения курсора.

Рис. 5.5

Границы ячеек таблицы выделены пунктирной сеткой. В ячейки таблицы можно вводить не только числа, но и текстовые фрагменты, графические объекты. Высота ячейки автоматически изменяется, если размер вводимого объекта превышает ее размеры. Существуют клавиши перемещения внутри таблицы при вводе ее содержимого (TAB, ALT+TAB).

Когда таблица заполнена, ее можно отформатировать командой Таблица / Автоформат таблицы главного меню. В диалоговом окне команды предлагается большое количество шаблонов оформления таблицы, и пользователь может выбрать любой из них. Однако можно оформить внешний вид таблицы и вручную, выделив ее и применив команду Формат / Границы и заливка.

Таблицу можно редактировать: добавлять или удалять строки и столбцы; менять ширину столбцов и высоту строк; объединять ячейки по горизонтали и вертикали; если таблица занимает несколько страниц, автоматически повторять шапку таблицы – первую строку – на каждой странице; разбивать таблицу на две независимые части.

Таблицу можно перемещать по тексту, копировать, удалять. Другой возможный способ вставки таблицы в любом месте текста – выделить ее и внести под определенным именем в команду Автотекст.

Пользователю следует иметь в виду, что Word обладает рядом возможностей, которые в большей степени развиты у табличного процессора Exсel, а именно: вводить формулы и функции в ячейки; проводить вычисления с данными в ячейках; строить диаграммы на основе данных, содержащихся в таблице.

Ввод формул в соответствующие ячейки осуществляется командой Таблица / Формула или командой Вставка / Поле, в диалоговом окне которой нужно выбрать поле Формулы. При написании формул обозначение колонок и строк таблицы, ссылок на ячейки такое же, как и у всех табличных процессоров.

þ Введите в набранный текст таблицу 5.1.

Таблица 5.1. Дорожно-транспортные происшествия, повлекшие гибель и ранение людей

						В % к 1992 г.
Количество ДТП (тыс.)	36,5	37,1	35,6	32,8	29,5
Число раненых (тыс.)		178,7	174,9	167,3	160,5
Число погибших (тыс.)		192,8	189,9	183,9	178,4
Всего пострадало (тыс.)

þ Введите в ячейки таблицы 5.1. формулы и функции

Построение графиков и диаграмм. Для построения диаграммы нужно выделить таблицу, установить курсор в месте вставки иллюстрации, вызвать командой Вставка / Рисунок / Диаграмма.

В окне программы расположены два взаимосвязанных окна: таблицы и диаграммы. В первом окне по умолчанию окажется выделенная таблица, а во втором окне – диаграмма. По своему желанию пользователь может изменить тип диаграммы. Можно редактировать диаграмму, изменять шрифт, размер, положение ее элементов. Для вставки полученной диаграммы в документ нужно поместить указатель мыши вне области диаграммы и щелкнуть левой клавишей мыши. Если возникла необходимость поменять тип диаграммы, нужно снова войти в программу. Для этого достаточно дважды щелкнуть по рамке диаграммы.

Если в распоряжении пользователя имеется готовая таблица, созданная в Exсel, то быстрее перенести ее в Word, чем создавать подобную в Microsoft Graph. Для этого надо щелкнуть по пиктокнопке Exсel, открыть нужный табличный файл, выделить таблицу на рабочем листе и задать команду Правка / Копировать. Таблица будет помещена в буфер хранения. После этого нужно переключиться в документ Word и выполнить команду Правка / Вставить – таблица появится в тексте в том месте, где находится курсор. Аналогично можно переносить из Exсel в Word и готовые диаграммы.

Поскольку импорт таблиц и графиков из Exсel происходит без затруднений, таблицы в Word следует использовать в основном для размещения текста и рисунков, а не для вычислений.

Существует много способов практического применения таблиц. Пусть имеется файл с текстом визитной карточки. В новом документе построим таблицу с ячейками, приемлемыми для размера одной карточки. Поместим курсор в одну из ячеек. Далее выполним команду Вставка-Файл и в диалоговом окне выберем имя нужного файла. Word разместит в ячейке текст визитной карточки с сохранением ее формата. Через буфер обмена можно скопировать содержимое одной ячейки во все остальные. При распечатке будет получена не одна, а сразу несколько визитных карточек.

Вставка рисунков. Чтобы вставить в документ рисунок, нужно вызвать диалоговое окно команды Вставка / Рисунок/Картинки и активизировать нужный рисунок (Рис. 5.6).

Рис. 5.6

Рисунок окажется вставленным в то место документа, где находится курсор. Если пользователь желает редактировать рисунок, нужно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать пункт Изменить рисунок.

Аналогичным образом в текст документа вставляется символы из набора специальных символов командой Вставка / Символ. В состав пакета Word входит графическая библиотека Коллекции Microsoft Office, которая состоит из более чем 100 файлов с небольшими рисунками.

þ Задание.

На первой странице текста вставьте в верхний левый угол рисунок Весы из папки Закон Коллекции Microsoft Office.

В состав Word включены средства, позволяющие автоматизировать размещение названий к таблицам, рисункам, выделенному тексту, графику и др. Для этого нужно выделить объект, к которому планируется добавить название, и в диалоговом окне команды Вставка / Ссылка / Название выполнить все необходимые установки: определить метку названия (рисунок, таблица), указать положение названия по отношению к элементу документа (под\над выделенным объектом), в поле Название набрать текст названия объекта, например, “Рисунок 1. Пустой кадр”, и нажать на кнопку ОК. Word автоматически подсоединит название к объекту и разместит его в соответствии с установками.

Проверка орфографии. Чтобы проверить орфографию, нужно установить курсор в начало текста (или выделить проверяемую часть текста) и выполнить команду Сервис / Правописание (клавиша F7).

Перед проверкой орфографии необходимо задать параметры проверки. Для этого следует:

· Открыть меню Сервис.

· Выбрать команду Параметры.

· Появится диалоговое окно Параметры.

· Выбрать кнопку Правописание в верхней части диалогового окна.

· Установить флажок проверки Всегда предлагать замену.

· Установить флажок проверки Предлагать только из основного словаря.

· Установить другие нужные флажки проверки (при необходимости).

· Нажать на кнопку ОК.

Если встречается неправильно написанное или незнакомое слово, оно выделяется и выводится в диалоговое окно, в котором предоставляется список слов, близких по написанию, в качестве предложений для исправления. Если этот список пуст, то в поле Заменить на нужно ввести правильное написание слова (Рис. 5.7)

Рис. 5.7

Если нажать на кнопку Автозамена, то эта пара слов внесется в список частых опечаток. Для замены слова требуется нажать на кнопку Заменить. Если это слово и дальше может встречаться с ошибкой, то следует нажать на кнопку Заменить Все, тогда в процессе проверки правописания Word будет автоматически исправлять эту ошибку.

Если слово написано без ошибок, пользователь может записать его во вспомогательный словарь. Таких словарей можно создать несколько, например, словарь для специальных терминов, словарь исключений. При проверке орфографии используется одновременно до 10 словарей. Средства Word позволяют проверять тексты на языках, словари которых включены в поставку. Язык для проверки можно выбрать в диалоговом окне команды Сервис / Язык.

þ Задание.

Проверьте орфографию во всем набранном тексте.

Этап сохранения документа при работе с процессором Word

При завершении сеанса работы с Word необходимо записать документ на диск. Сохранение документа в первый раз осуществляется командой Файл / Сохранить как (она также используется и для переименования файла). В диалоговом окне нужно указать, в каком каталоге и на какой диск должен быть помещен документ, а также в поле ввода Имя файла набрать имя файла и нажать на кнопку ОК.

Если раньше использовалась команда Сервис / Параметры и во вкладке Сохранение диалогового окна был включен флажок Предлагать сохранение свойств документа, то после нажатия на кнопку ОК на экране появится диалоговое окно Свойства, в котором можно заполнить такие позиции, как заголовок, содержание, ключевые слова документа, имя автора, комментарии. Заполненная сводка облегчает впоследствии поиск документа.

Можно защитить документ от несанкционированного доступа, активизировав команду Сервис / Защитить документ. Перед установкой защиты необходимо установить параметры защиты в диалоговом окне, вызываемом командой Сервис / Параметры / Безопасность.

При повторной записи документа используется более быстрая команда Файл / Сохранить – диалоговое окно при этом не появляется.

þ Задание.

Сохраните документ в папке User с именем Учеты

Загрузка документов осуществляется командой Файл / Открыть, и в диалоговом окне указываются данные о документе. Если файл защищен паролем, то при его открытии Word запросит пароль защиты.

Быстрый способ открытия файлов. Если во время предыдущего сеанса работы с Word for Windows редактировался какой-либо файл и пользователь хочет продолжить с ним работу, он может открыть его более быстрым способом. Для этого нужно:

· Открыть меню Файл. В нижней части меню выводится список имен нескольких файлов, с которыми работали позже всего;

· Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени файла, который нужно открыть.

Дополнительные возможности текстового процессора WORD

После того, как документ сохранен и вновь открыт, неплохо познакомиться со вспомогательными инструментами (программами), которыми можно воспользоваться, оформляя текст. Помимо упоминавшейся выше программы Microsoft Graph, ответственной за построение графиков, часто используются программы Equation Editor (редактор уравнений), Word Art (текстовые эффекты), MS Draw (рисование), MS Qrganization Chart (организационная диаграмма).

Все эти приложения вызываются командами Вставка / Объект или. Вставка/Рисунок. Во вкладке диалогового окна Создание находится нужная программа. Если вставленный объект из приложения в основной документ нуждается в дополнительном редактировании, надо “щелкнуть” по нему два раза мышью, и объект снова окажется в приложении, в котором он был создан, и может быть отредактирован средствами прикладной программы. Это достигается за счет OLE-технологии.

Редактор формул (уравнений). Окно редактора обеспечивает доступ к группе символов или шаблонов, с помощью которых изображаются математические операции. Для написания формулы требуется в выбранные шаблоны вставить соответствующие символы. Созданную формулу следует сопровождать комментарием, разъясняющим назначение отдельных переменных, и располагать его под формулой. Написание текста осуществляется командой Стиль/Текст, а выбор параметров шрифта возможен в диалоговом окне команды Стиль/Определить.

Формулу и пояснительный текст можно форматировать. Для включения созданной формулы в текущий документ следует установить курсор мыши вне кадра объекта, а в окне команды Сервис / Параметры/Вид выключить опцию Пустые рамки рисунков, иначе на месте формулы будет видна только рамка.

Текстовые эффекты – необычное расположение набранного текста в виде круга, синусоиды, треугольника и др. Такое написание используется для привлечения внимания в приглашениях, рекламных листках, построения фирменных знаков. После запуска Word Art командой Вставка / Рисунок / Объект WordArt в окне диалога Коллекции Word Art следует выбрать желаемый шаблон надписи. С помощью имеющихся шаблонов можно придать тексту практически любую форму (Рис. 5.8).

Рис.5.8

Рисование – создание рисунка средствами графического редактора MS Draw. Для того, чтобы появилась панель рисования, нужно щелкнуть по пиктокнопке
Рисунок стандартной панели инструментов или войти в программу командой Вставка / Объект и в диалоговом окне выбрать объект Рисунок Microsoft Word.

Для создания собственного рисунка существуют фактически те же возможности, что и у графического редактора Paintbrush, являющегося приложением Windows. Помимо этого, элементы, из которых состоит рисунок, можно разгруппировать, перемещать относительно друг друга, переворачивать, вращать, затем снова сгруппировать. Все манипуляции выполняются только с выделенными элементами.

Если объект построен, его можно поместить впереди или позади текста документа (так называемые водяные знаки). В программе Рисование возможно создавать выноски (небольшие прямоугольники со стрелками), в которые внесены комментарии к рисунку. Чтобы рисунок перенести в документ, достаточно нажать на кнопку Закрыть рисунок.

Организация схем – программа, позволяющая быстро создать из предлагаемых блоков и линий сложную схему. В прямоугольники можно вводить текст, а над схемой ввести заголовок. Компоненты отдельных частей схем (шаблоны) изображены на пиктокнопках панели инструментов приложения. Вставка готовой схемы в Word документ происходит так же, как вставка диаграммы или рисунка.

Работа с большими документами. Если документ получился большим, то для нахождения нужных мест в документе, их помечают закладками. Для создания закладки нужно поместить курсор на место ее вставки и в диалоговом окне команды Вставка / Закладка присвоить закладке имя (первой в имени должна стоять буква). Количество закладок не ограничено, и они сохраняются от сеанса к сеансу.

Следует упомянуть еще о двух командах, которые также облегчают работу в Word: Перейти и Сортировка. Для быстрого перемещения курсора по документу удобно пользоваться командой Правка / Перейти. В диалоговом окне имеется целый список элементов документа, куда необходимо поместить курсор. Это – страница, раздел, строка, закладка, сноска, примечание. Если требуется перейти, например, к месту, где находится закладка, в пустой строке окна надо ввести ее имя и нажать на кнопку Перейти.

Иногда нужно провести сортировку абзацев по первым буквам в алфавитном порядке, по датам и номерам, если они стоят в начале абзаца. Для сортировки абзацев нужно выделить их и в диалоговом окне команды Таблица / Сортировка указать параметры сортировки абзацев и нажать на кнопку ОК.

Аналогично можно сортировать строки в столбцах. Для этого нужно выделить таблицу и в диалоговом окне команды Таблица / Сортировка указать столбец, в котором будет проводиться сортировка, порядок сортировки (убывание/возрастание), в разделе Затем установить дополнительные критерии (вторые или третьи буквы или цифры), которые будут учитываться при сортировке с одинаковыми первыми буквами или цифрами.

Часто в документе требуется сделать ссылку на рисунок, таблицу или раздел, который встречался ранее в тексте, например: “См. рис.2-1”, “Подробнее см. раздел 2.3 на с. “. Word позволяет автоматически связать ссылку и объект, на который необходимо сослаться. Перед созданием перекрестной ссылки на некоторый объект необходимо предварительно пометить его, например, командой Вставка / Ссылка / Название (к таким помеченным элементам относятся названия рисунков, таблиц, заголовков, формул, сносок, закладок).

Создание перекрестной ссылки должно начинаться с размещения в документе начального текста ссылки. Это могут быть, например, слова “См. рис.”. Далее в диалоговом окне команды Вставка / Ссылка / Перекрестная ссылка нужно выполнить все необходимые установки: указать тип ссылки (рисунок, таблица и др.); тип информации, которая должна быть размещена в ссылке (метку и номер рисунка, номер страницы и др.); в списке Для какого объекта (рисунка) выбрать конкретный элемент документа, на который требуется сослаться. При нажатии на кнопку Вставить в том месте документа, где находится курсор, будет размещена соответствующая ссылка. Можно расширить информацию, уже размещенную в ссылке, например, добавить номер страницы.

Для обновления всех перекрестных ссылок необходимо выделить весь документ командой CTRL+A и нажать F9. Для обновления отдельной ссылки достаточно установить курсор в обновляемой ссылке и нажать F9.

Этап печати документа: операции подготовки к печати и печать

При совместной работе с документом его исполнителя и начальника (или рецензентов) автор может вставлять в документ разъяснения смысла слова тех или иных фрагментов текста. В документе они не видимы, но пронумерованы особой меткой и называются примечаниями. Чтобы текст примечания можно было прочитать, нужно щелкнуть по его маркеру два раза.

При печати документа примечания и их маркеры не печатаются. Создание примечания аналогично вводу сноски. Следует поместить курсор в конец абзаца, к которому требуется сделать пояснения. После выполнения команды Вставка / Примечание внизу окна документа откроется панель примечаний, а на месте курсора появится маркер с инициалами автора и номером примечания.

Получив файл документа, можно внести в его текст изменения, не уничтожая первоначального текста, а делая пометки исправлений. Внесение пометок осуществляется командой Сервис / Исправления. В диалоговом окне нужно включить флажок Показывать исправления на экране, нажать на кнопку Параметры, в результате появится вкладка Исправления с параметрами пометок.

Можно, например, для привлечения внимания исполнителя документа на строки с исправленным текстом проводить различные вертикальные линии на полях, зачеркивать удаленный текст с изменениями цвета символов и подчеркивать новый текст с отображением символов другим цветом.

Если автор согласен со всеми исправлениями, он должен нажать на кнопку Принять все в диалоговом окне команды Сервис / Исправления. Тогда Word обновляет документ с учетом всех исправлений и убирает пометки. Если же автор не согласен с изменениями в тексте, он может нажать кнопку Отказ от всех, чтобы отменить все исправления. Однако более верный способ учета исправлений заключается во включении режима Просмотр. В этом случае автор, просматривая замечания, может либо соглашаться с ними, либо отвергать каждое из исправлений в отдельности. Чтобы выйти из режима исправлений, нужно в диалоговом окне отключить флажок Показывать исправления на экране.

Одним из несомненных достоинств Word является возможность формирования предметного указателя, который представляет собой перечень расположенных в алфавитном порядке терминов с указанием страниц, на которых они упомянуты. Он размещается, как правило, в конце документа.

Для создания предметного указателя нужно выделить слово, которое должно быть в него помещено, и нажать комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. В появляющемся диалоговом окне выделенный термин заносится в строку Основной. Его можно отредактировать, поставив, например, в именительном падеже, а затем нужно нажать кнопку Пометить, и выбранный термин заносится в предметный указатель.

После вставки всех терминов в указатель нужно установить курсор в конце документа, выполнить команду Вставка / Ссылка / Оглавление и Указатели. В диалоговом окне выбрать раздел Указатель, в поле Тип установить опцию С отступом, задать режим Номера страниц вправо и способ заполнения пространства между терминами и номерами страниц, определить количество колонок и нажать на кнопку ОК.

После того, как документ полностью отредактирован, Word может автоматически создать оглавление документа. Однако оглавление сформируется, если заголовки документа предварительно структурированы и имеют стандартные стили. Иначе они воспринимаются как текст, и оглавление создать невозможно.

Для создания структурированного оглавления нужно установить курсор в начало документа и воспользоваться командой Вставка / Cсылка / Оглавление и Указатели. В диалоговом окне во вкладке Оглавление надо установить один из семи предлагаемых стилей формата оглавления, включить флажок Номера страниц по правому краю, указать количество уровней заголовков, выбрать заполнитель между заголовками и номерами страниц, после этого нажать на кнопку ОК.

Если заголовки не структурированы, нужно установить курсор в начало документа и войти в режим эскиза командой Вид/Структура документа. Чтобы различать стили абзацев, следует выделить на экране слева место для колонки стиля командой Сервис/Параметры. Во вкладке диалогового окна Вид надо установить ширину колонки стиля, равной 1,5 – 1,8 см. В этом случае напротив каждого абзаца будет стоять или имя стиля, если это текст, или Заголовок, если это заголовок.

Затем, прокручивая текст, следует останавливать курсор у нестандартных заголовков, и в панели инструментов Структура использовать кнопки повышения или понижения уровня заголовка, превращая тем самым нестандартные заголовки в стандартные. В результате такой манипуляции в колонке стиля появятся слова:
Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Таким образом создается иерархическая структура заголовков. Если заголовки сформированы, можно кнопкой на панели со знаком минус (–) сделать тексты под заголовками невидимыми. В этом случае останутся только заголовки, и будет видна структура документа. В указанном режиме можно менять местами и соответствующие заголовкам тексты.

Если заголовки не имеют нумерации, их можно пронумеровать как списки командой Формат/Списки. После этого можно создать оглавление.

Когда создается документ с большим количеством глав, разделов и параграфов, то имеет смысл сначала создать его макет в виде структурной иерархии заголовков в режиме эскиза, а затем уже вводить текст под структурированными заголовками в нормальном режиме просмотра документа.

Если пользователю необходимо узнать, сколько в тексте страниц, слов, символов, абзацев, строк, то информацию можно получить, выполнив команду Сервис/Статистика. Однако более полную статистику дает команда Файл/Свойства. В диалоговом окне нужно выбрать вкладку Статистика, и Word даст полную информацию о размере файла, общем времени редактирования текста, числе его сохранений, времени создания, сохранения, распечатки текста и др.

Перед печатью желательно просмотреть документ. Командой Файл / Предварительный Просмотр Word создает в центре окна уменьшенное изображение страницы. Щелкнув мышью по странице, можно либо увеличить, либо уменьшить изображение. То же самое можно сделать, если воспользоваться кнопкой Масштаб.

Чтобы напечатать документ, надо установить параметры печати в диалоговом окне команды Файл / Печать: печатать ли весь текст, или текущую страницу, или диапазон страниц, сколько копий, печатать только текст или с изображением рисунков и других элементов, после чего нажать на кнопку ОК. Можно печатать текст документа в альбомном и книжном режиме.

Если установлена фоновая печать, то Диспетчер Печати самостоятельно управляет печатью документа, предоставляя возможность пользователю работать в это время с каким-либо другим приложением Windows. Если в Диспетчере Печати имеется несколько документов, то он их выстраивает в очередь с приоритетами.

Заключительные замечания. Помимо стандартного шаблона Normal. dot в Word существуют несколько десятков специальных шаблонов. Их можно открыть в диалоговом окне командой Файл / Создать.

Для более быстрой работы с выделенным объектом можно развернуть динамическое меню с командами, позволяющими манипулировать этим объектом. Для отображения меню на экране нужно установить указатель мыши на выделенный фрагмент и нажать правую кнопку мыши.