Ограниченность ERP-систем

Управление персоналом

Модули управления персоналом ERP-систем позволяют собирать, хранить и использовать на практике структурированную информацию о сотрудниках компании, их квалификации и производственном опыте. Прежде всего, обеспечиваются функции кадрового учета, многие из которых регламентируются действующим законодательством. К числу таких функций, в частности, относятся: ведение штатного расписания, ведение списка сотрудников с соответствующими анкетными данными, учет операций по приему и увольнению персонала, формирование табеля учета рабочего времени (включая отражение отпусков и отсутствия сотрудников на работе по болезни или другим причинам), оформление трудовых книжек, формирование необходимой отчетности.

Планирование повышения квалификации сотрудников и их продвижения по службе также может быть реализовано при помощи специальных функций и инструментов. В частности, можно оценивать текущий уровень квалификации и выявлять области возможных улучшений, а затем на основе этого планировать мероприятия, направленные на практическую реализацию выявленных возможностей. Кроме того, имеется возможность автоматизации управления учебными программами и тренингами, как внешними, так и внутрикорпоративными.

Роль ERP-систем в управлении ресурсами предприятия трудно переоценить. Такие системы представляют собой важнейший элемент текущего и оперативного управления основной деятельностью (операциями) предприятия, включая материальные запасы, производственные мощности, трудовые ресурсы и, конечно же, финансы.

Тем не менее, было бы неверным считать ERP универсальным инструментом, решающим абсолютно все управленческие задачи [43]. Действительно, ERP-система имеет дело со всеми видами ресурсов, но это вовсе не означает, что она обеспечивает все виды управления. И методология, и технология ERP имеют свои рамки, в которых они исторически разрабатывались и развивались. Есть некоторый набор функций и организационных принципов, которые можно считать базовыми для всех систем этого класса. При этом отличия одних программных продуктов от других сводятся к вариациям этих базовых функций (глубине проработки и, возможно, ориентации на определенные типы производства), а также к некоторым дополнительным функциям.

В то же время есть ряд задач управления, выходящих за рамки ERP, и это признают даже сами разработчики таких систем. К таким задачам, в частности, относятся стратегическое управление, долгосрочное и среднесрочное корпоративное планирование, а также многие аналитические задачи. Характерный пример - корпоративное бюджетирование. С одной стороны, в ERP-системе имеется вся информация, необходимая для полноценного бюджетирования, - данные о продажах, закупках, запасах, финансовых вза-имоотношениях с контрагентами. Но, с другой стороны, бюджетный период, как правило, существенно превышает горизонт планирования, охватываемый планами текущей деятельности, которые формируются при помощи ERP-системы. Поэтому ERP-система может предоставить лишь некоторую часть данных для построения корпоративного бюджета, а также обеспечить учетную информацию для план-факт анализа.

В результате одного из исследований, посвященных перечисленным проблемам, были выделены несколько причин ограниченности ERP как систем управления [41].

1. ERP-системы сложны и ориентированы на обработку большого количества отдельных бизнес-операций (трансакций). Ориентация ERP-систем на управление операциями делает затруднительным обобщение и анализ данных для поддержки принятия управленческих решений, особенно в случаях, когда речь идет о нестандартных аналитических задачах. Дело в том, что в ERP-системе данные, как правило, хранятся во множестве реляционных файлов, связанных между собой. Например, файл "Справочник клиентов" связан с файлом "Счета, выставленные клиентам", который, в свою очередь, связан с соответствующей позицией конкретного счета. Все это позволяет эффективно отслеживать детали отдельных операций, и в этом отношении ERP-системы незаменимы. Однако принятие стратегических решений основывается на информации другого характера - агрегированной на макроуровне и особым образом структурированной. Именно такая информация помогает руководителю оценить ситуацию, смоделировать различные сценарии и выбрать тот или иной вариант действий. В рамках ERP-системы это требует не только знания специального языка формирования запросов, но и структуры данных, поэтому задача оперативного извлечения необходимой информации из множества информационных массивов оказывается практически не-выполнимой.
2. ERP-системы, как правило, поставляются с набором стандартных отчетов, которые сфокусированы, опять же, на параметрах отдельных трансакций. Это свойство чрезвычайно важно для оперативной деятельности, например, для управления заказами или отношениями с внешними контрагентами. Но, поскольку ERP-система оперирует понятиями документов, проводок, маршрутов и т.д., формирование гибкой аналитической отчетности, основанной на показателях и их взаимосвязях, становится затруднительным, даже при наличии генераторов отчетов.
3. Медленное формирование управленческой отчетности на основе трансакционных данных. Чем больше количество операций компании, тем медленнее происходит формирование управленческой отчетности, что не позволяет менеджеру получать своевременную, а не устаревшую информацию. Эта проблема частично может быть решена за счет оптимизации вычислительных ресурсов и повышения мощности аппаратной части системы, но даже эти меры недостаточны, например, для выполнения нестандартных аналитических запросов.
4. Цикл закрытия учетного периода требует времени. Получение наиболее важной финансовой информации из ERP-системы связано с закрытием учетного периода. Этот процесс предусматривает специальные бухгалтерские проводки и формирование отчетов, но такие процедуры выполняются лишь спустя некоторое время после завершения соответствующего периода. Однако возможен и другой путь - получить из ERP-системы не готовые отчеты, а лишь остатки по счетам (т. н. "проверочный баланс"), после чего загрузить их в аналитическую систему, обработать и получить управленческую информацию из аналитической системы. Это не является альтернативой формирования полного пакета отчетности средствами ERP-системы, но для поддержки принятия управленческих решений такой способ вполне подходит, поскольку процесс получения важной информации существенно ускоряется, а возможные погрешности, как правило, не столь существенны.

Результаты упомянутого исследования подтверждают, что функциональность ERP-систем не может считаться достаточной ни для принятия управленческих решений на стратегическом уровне, ни для оперативного анализа информации.

Один из путей решения перечисленных задач - развитие самих ERP-систем в сторону повышения их аналитической функциональности. Это действительно дает определенный эффект, но в основном на уровне управления операциями. Однако на стратегическом уровне управления возможности ERP-систем все же оказываются ограниченными. Именно это и привело к появлению остальных уровней "аналитической пирамиды", включая системы бизнес-интеллекта и аналитические приложения.

Таким образом, в силу ряда причин ERP-системы, ориентированные на управление текущей деятельностью, не могут обеспечить решение стратегических задач. Однако они выполняют ряд важных функций, которые крайне необходимы с точки зрения информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента.

Во-первых, ERP-системы обеспечивают процессы текущего планирования и оперативного управления деятельностью предприятий. При этом в качестве основы для текущего планирования выступают данные, сформированные системой корпоративного планирования и бюджетирования. Таким образом, обеспечивается преемственность и согласованность трех уровней управления - стратегического, тактического и оперативного, что позволяет обеспечить ориентацию текущей деятельности компании на решение стратегических задач.

Во-вторых, ERP-системы (точнее, их учетные модули) представляют собой основной источник фактической информации для системы информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента, поскольку именно они обеспечивают регистрацию операций и обобщение трансакционных данных. Эта информация впоследствии используется на корпоративном уровне для анализа и контроля реализации стратегий.

В-третьих, именно ERP-системы формируют "индивидуальную" финансовую отчетность, т.е. отчетность отдельных предприятий. Такая отчетность представляет самостоятельную ценность, поскольку она является публичной и становится доступной для всех стейкхолдеров после ее опубликования. Кроме того, индивидуальная финансовая отчетность используется на корпоративном уровне в качестве исходной информации для формирования консолидированной финансовой отчетности, дающей пользователям экономической информации представление о группе компаний в целом.

Можно сделать вывод о необходимости интеграции ERP-систем с аналитическими системами стратегического уровня. Такая интеграция позволяет обеспечить всех заинтересованных лиц (и прежде всего - руко-водителей и менеджеров предприятия) качественной управленческой информацией для принятия обоснованных управленческих решений.

Лекция 11