Телефонные разговоры

Деловая беседа - это устный контакт между заинтересованными в об­щем деле работниками по принятию решений или выяснению точек зрения, взглядов и позиций по определенному вопросу.

Классификация деловых бесед:

- по характеру (официальные и неофициальные);

- по назначению (информативные беседы, беседы для принятия реше­ний, выяснения отношений, посвященные какой-либо дате или событию де­
баты, дискуссии);

- по содержанию (научные, профессиональные, по специальным вопро­сам, перспективным и текущим делам и т.д.);

- по форме (диалог и преимущественно монолог).
Рекомендации по ведению деловых бесед:

- внимательно выслушивайте собеседника до конца;

- никогда не пренебрегайте значением предубеждений собеседника;

- избегайте недоразумений и неверных толкований;

- уважайте своего собеседника;

- всегда будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны;

- если необходимо, то будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокро­вие, когда температура беседы поднимается;

любыми возможными способами постарайтесь облегчить собеседнику
восприятие идей и предложений.

Прием посетителей

Организация приема посетителей обычно возлагается на помощников руководителей или секретарей. Они информируют сотрудников о времени приема по текущим делам и по личным вопросам, они осведомлены о круге лиц, имеющих свободный доступ к руководителю.

У целеустремленных и настойчивых руководителей с деловым и кон­структивным стилем управления в затратах времени на работу с посетителя­ми преобладают приемы по собственной инициативе. Приемы по инициативе руководителя проводятся, как правило, в первой половине дня, а во второй -по инициативе подчиненных.

Время приема по личным вопросам планируется так, чтобы оно, по возможности, не совпадало с рабочим временем сотрудников. Обычно на та­кие приемы отводится 2-4 часа в неделю. Определяется круг вопросов, по которым принимает руководитель организации и его заместители.

Некоторые правша приема посетителей:

- посетитель может входить в кабинет руководителя только после раз­решения секретаря;

- о представителях вышестоящих организаций и почетных гостях сек­ретарь докладывает руководителю лично;

- в случае, когда посетитель пришел на прием без предварительной за­писи и просит принять его, секретарю предоставлено право самому решать,
доложить ли о нем руководителю немедленно или записать на прием в удоб­ное для обеих сторон время;

- время на отдельные приемы должно регламентироваться;

- о подчиненных, желающих срочно попасть на прием, секретарь док­ладывает руководителю, используя селекторную, телефонную или другие
средства связи;

-если работник пришел с серьезными предложениями или жалобами,
требующими разбирательства, и излагает их в устной форме, то следует ре­комендовать ему написать докладную записку или заявление.