Телефонные разговоры
Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации. Искусство пользования телефоном состоит в том, чтобы максимально реализовать предоставляемые им возможности.
Некоторые рекомендации по телефонным разговорам:
- если телефонный звонок отвлекает от важного дела, то следует либо
сразу снять трубку и вежливо попросить перезвонить, либо отключить телефонный аппарат;
- телефонную трубку по звонку снимает секретарь. В общей комнате с
подчиненными телефон помещают на столе младшего по должности, присоединив параллельные аппараты;
- телефонную трубку следует снимать после первого звонка, но не позже четвертого;
- вести телефонный разговор следует вполголоса;
- сняв телефонную трубку, следует представиться или назвать организацию, подразделение;
- если разговор с посетителем заканчивается, а в это время зазвонил телефон, то следует попросить телефонного собеседника немного подождать и
не вешать трубку;
|
|
- если разговор продлится еще долго и он достаточно серьезен, то следует попросить звонящего перезвонить;
- не следует хранить молчание, слушая телефонного собеседника, а
подтверждать участие в беседе краткими нейтральными репликами;
- если во время телефонного разговора произошел сбой, то перезванивает тот, кто звонил.
Деловой телефонный разговор следует вести:
- вежливо как в храме;
- информативно как подача данных на компьютер;
- кратко как команда в атаку.
Деловое совещание - это процесс выработки коллективных управленческих решений при участии нескольких лиц. Совещание отличается от собрания лишь количеством участников.
Классификация деловых совещаний:
- по тематике (административные, технические, кадровые, финансовые и др.);
- по основной задаче совещаний (проблемные, рабочие, информационные, разъяснительные, учебные, инструктивные, оперативные);
- по форме (диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные).
Основные правила подготовки и проведения совещаний:
- повестка дня заседания сообщается заранее и предоставляется доступ
к нужным материалам;
- выясняется мнение всех по обсуждаемым вопросам;
- относительно людей, чьи мнения противоречат, не делают оргвыводов;
- руководитель не обязательно председательствует на совещании сам;
- не должно быть многословия, повторения уже высказанных мыслей;
- затягивание заседаний для того, чтобы люди, устав спорить, приняли нужное решение, является запрещенным приемом;
- совещание - это не способ коллективной защиты от персональной ответственности;
- выступление, не законченное предложением, - пустая трата времени;
- на совещание приглашается минимальное число людей;
- на совещании не обязательно присутствие руководитель подразделения, его может заменить заместитель;
- совещание - один из самых дорогостоящих видов управленческой
деятельности;
- регламент - закон совещания.