ЭТ - это специальная модель структурирования, представления и обработки произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами и с базами данных

Офисные возможности обработки электронных таблиц

Табличный процессор (ТП) — это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронные таблицы (ЭТ) – компьютерное подобие обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются ячейки, содержащие числа, формулы или текст.

Часть ячеек таблицы содержит чаще всего числа (исходная или первичная информация), а в другой части ячеек записаны формулы (производную информация), операндами которых служат адреса ячеек. Производная информация является результатом арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными. Таким образом, базовую идею электронных таблиц можно изложить следующим образом: при изменении значения в ячейке таблицы, т.е. в результате записи в нее нового значения с клавиатуры, пересчитываются также значения во всех тех ячейках, в которых стоят величины, зависящие от данной ячейки. ТП - удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. ТП имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные.

Самый популярный ТП — Microsoft Excel (Эксель) - специальный пакет программ, ориентированных на решение экономических задач, инженерных, позволяет создавать таблицы и программы для расчетов по формулам, строить диаграммы и графики. Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки ЭТ под управлением Windows.

Документом (т. е. объектом обработки) MS Excel является файл с произвольным именем и расширением.XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле можно размещаться от 1 до 255 ЭТ, и каждая из них называется рабочим листом (Worksheet). ЭТ Excel состоит из 16 384 строк (rows) и 256 столбцов (columns). Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16 384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, …, Z, AA, AB, …, IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка (cell). Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечение которых эта ячейка находится (например, A1, F1, AA2, и т. д.). В некоторых ТП ячейка называется клеткой, а адрес – координатами клетки.

ЭТ используются в компьютерной технологии около 20 лет. В 80-х годах в нашей стране широко применялись ТП На первых порах ЭТ применялись в основном для обработки числовых данных, точнее, - для автоматизации рутинных процедур пересчета производных величин в зависимости от изменений в исходных данных. Часто электронная таблица использовалась как обычный калькулятор. Современная ЭТ - это не просто инструмент для калькуляции, для расчетных операций. Создавая таблицу, пользователь выполняет одновременно функции алгоритмиста, программиста и пользователя, поэтому он может оперативно вносить изменения, связанные с модернизацией алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т.д.

Во-первых, ЭТ позволяет проводить численные эксперименты с математическими моделями, а исследование моделей – это универсальный метод научного исследования.

Во-вторых, ЭТ можно использовать как простую базу данных (с операциями сортировки, выборки, импорта-экспорта информации).

В-третьих, ЭТ - удобный инструмент для изготовления форматированных документов с произвольной информацией.

В четвертых, ТП позволяет нам создавать сложные и красиво оформленные документы, которые вообще не имеют ни какого отношения к математическим расчетам, - например, рекламу с прайс-листами, каталоги, планы и графики работ, расписание и т.п.

Профессиональные процессоры ЭТ: Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development и SuperCalc фирмы Сomputer Associates, работавшие с MS-DOS в текстовом режиме. До сих пор на маломощных машинах используется русифицированная версия SuperCalc под названием «Тагра». На современных машинах, чаще применяются более совершенные программы, работающие в графическом режиме под управлением Windows, причем в нашей стране наиболее популярны QuattroPro фирмы Novell, Lotus 1-2-3 и особенно Microsoft Excel.

Системы управления базами данных (СУБД)

База данных — это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации.

Основой любой базы данных служат таблицы.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

· вся информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия;

· сведения о материальных ценностях;

· сведения о запасах на складах;

· приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения какой-либо информации могут приводить к значительным изменениям в разных других местах.

Пример. Издание приказа о повышении в должности одного работника приводит к изменениям не только в личном деле работника, но и к изменениям в списках подразделения, в котором он работает, в ведомостях на зарплату, в графике отпусков и т.п.

Базы данных используются под управлением систем управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) — это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы. Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД — FoxPro, Access for Windows позволяет создавать таблицы базы данных и делать запросы по ним, отчеты.

Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

· хранение большого объема информации;

· быстрый поиск требуемой информации;

· добавление, удаление и изменение хранимой информации;

· вывод ее в удобном для человека виде.