Документальное оформление заказа поставок

В стандартный бланк заказа включают: название документа; порядковый номер; название и адрес компании; должностное лицо, ответственное за заказ; наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество поставляемых товаров; описание товаров; адрес поставки; цену; расчетный счет; ответственность сторон.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Экземпляр 1 (белый) отправляют поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) отправляют в финансовый отдел. Этот экземпляр подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) отправляют в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) оставляют для контроля и используют при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

После того, как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке - документ, направляемый поставщиком потребителю после подготовки продукции к отправке и содержащий номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо - документ, который обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для данной фирмы.

Документ доставщика - документ, применяемый, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

- название и адрес отправителя;

- описание продукции;

- количество мест;

- масса (вес) продукции;

- особенности транспортировки;

- название доставщика.

Подтверждение получения поставки - документ, используемый для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывают номер сопроводительного письма, дату поставки, отправителя, способ транспортировки и дают краткое описание товаров.

4. ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА И КОЛИЧЕСТВА ПОЛУЧЕННОЙ ПРОДУКЦИИ

При приемке продукции необходимо удостовериться, что получен товар нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время и за оговоренную цену.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования: наличие оборудования для производства продукции необходимого качества; возможность проводить испытания качества по заданной программе и с помощью необходимых приборов; контроль и аттестация входящих материалов и сырья и др.

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом:

5. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ЗАКУПОК

Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. Контракт представляет собой юридически оформленную сделку между хозяйствующими субъектами на куплю-продажу продукции.

В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные, которые часто выполняются не менее тщательно, чем письменные. Редкое применение устных контрактов связано, прежде всего, с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

4. Законность. Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Заключение контракта предполагает согласование разных условий - как четко выраженных, так и подразумеваемых. Четко выраженные условия те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися исходя из здравого смысла.

В качестве условия контракт должен предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах.

Штрафы-действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие - форс-мажор.

Лекция №6

на тему: «ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ЛОГИСТИКА»

ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ:

1. Сущность и задачи производственной логистики

2. Расчет длительности производственного цикла партии деталей

3. Расчет оптимального размера партии

4. Расчет длительности производственного цикла изделия

5. Анализ АВС

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ:

1. Понятие и концепция производственной логистики;

2. Варианты управления материальными потоками в рамках внутрипроизводственных систем;

3. Качественная и количественная гибкость производственных систем;

4. Эффективность управления материальными потоками на производстве;

5. Определение понятия общественного производства, в том числе понятия «производство материальных благ»;

6. Суть моделей управления материальными потоками на производстве: толкающей и тянущей;

7. Модели создания гибкости производственной мощности;

8. Слагаемые экономического эффекта, от использования логистики.

Рекомендации по изучению темы лекции:

«Производственная логистика» включает в себя изучение вопросов:

• понятие и концепция производственной логистики;

• варианты управления материальными потоками в рамках внутрипроизводственных систем;

• качественная и количественная гибкость производственных систем;

• эффективность применения логистического подхода к упра­влению материальными потоками на производственном пред­приятии.

Материальный поток на пути от первичного источника сы­рья до конечного потребителя проходит ряд производственных звеньев. Организация логистических процессов в этих звеньях существенно влияет на:

• эффективность функционирования самих производствен­ных предприятий;

• логистический процесс по всей материалопроводящей це­пи.

Изучение темы начинается с определения понятия обще­ственного производства, в том числе понятия «производство материальных благ». Таким образом очерчивается круг объектов, на которых управление материальными потоками являет­ся предметом изучения производственной логистики. Производ­ственная логистика — это наука и практика управления ма­териальными потоками внутри предприятий, создающих ма­териальные блага или оказывающих такие материальные услу­ги, как хранение, фасовка, упаковка, укладка и т. д. Характер­ная черта объектов изучения в производственной логистике — их территориальная компактность.

Развивает понимание производственной логистики знаком­ство с логистической концепцией организации производства.

Материал второго вопроса темы знакомит с двумя основны­ми моделями управления материальными потоками на произ­водстве, применяемыми в логистике: толкающей и тянущей. В толкающей модели материальный поток поступает на каждый последующий участок по команде центральной системы, упра­вляющей всеми участками. В тянущей — по команде самого по­следующего участка (центральная управляющая система непо­средственного участия в управлении межцеховыми потоками не принимает). В настоящее время в странах с развитой рыночной экономикой широко применяются такие системы, как МРП-1,

МРП-2, Канбан, ОПТ, в той или иной степени использующие тянущий или толкающий принципы.

В следующем вопросе изучаются методы создания каче­ственной и количественной гибкости производственной мощно­сти. Актуальность вопроса обусловлена современными взгляда­ми на создание запасов, суть которых заключается в том, что на современных предприятиях предпочитают создавать запас производственной мощности (а не запас сырья и комплектую­щих).

Завершает изучение темы знакомство со следующими слага­емыми экономического эффекта от использования логистики на производственном предприятии:

— возможность перехода на малосерийное производство;

— налаживание партнерских отношений с поставщиками;

— сокращение простоев оборудования;

— оптимизация запасов;

— сокращение численности вспомогательных рабочих;

— улучшение качества выпускаемой продукции;

— снижение потерь материалов;

— улучшение использования производственных мощностей;

—- снижение травматизма.

Самостоятельная работа, рекомендуемая по данной теме, за­ключается в следующем:

— изучение по литературным источникам логистических си­стем управления производством: МРП-1, МРП-2, Канбан, ОПТ;

— разработка примеров управления материальными потока­ми (не обязательно в производстве) в соответствии с толкающим принципом; в соответствии с тянущим принципом.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА