Расскажите о правой форме брошюровки

Дайте определение понятию формирование дел.

Формирование дел

Практическая работа

Оформить приказы – (формы № Т-6, Т-6 а), (формы № Т-8, Т-8 а).

3.1. Требования к формированию дел

Формирование дел — группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

2. Какие документы включаются в дело?

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмот­рены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые до­кументы, на них оформляются самостоятельные дела, названия кото­рых включаются в номенклатуру дел на резервные номера.

2. Что указывается на обложке дела?

На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке кото­рой по ГОСТ 17914—72 указывают название учреждения, его струк­турного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

3. Как осуществляется работа с документами в папке?

Раскладка документов производится ежедневно. Исполненные доку­менты помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае утром следующего. Перед помещением документа в дело следует про­верить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии — заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещают только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении до­кумента и направлении его в дело), подлинники или копии, оформ­ленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003.

4. Какие документы не следует подшивать в дело?

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возвра­ту, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и до­полнительными материалами, возникающими в ходе решения вопро­са. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело.

5. Как хранятся документы в текущем делопроизводстве?

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твер­дых папках.

6. Назовите формы брошюровки дела?

Различают две формы брошюровки документов: правая и левая.

При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т. е. последний по времени поступления доку­мент является первым листом дела. Такая форма брошюровки при­годна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в поряд­ке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки ис­пользуют папки-скоросшиватели.