Назовите другие последовательности расположения документов в деле

Расскажите о левой форме брошюровки.

Прямая хронологическая последовательность возможна при исполь­зовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними — в конце подшивки. В этом случае используют папки-регистраторы.

Дело считается заведенным после включения в папку первого испол­ненного документа. В это же время оформляется и обложка дела.

Документы в делах могут располагаться в следующей после­довательности:

вопросно-логическая — предполагает раскладку документов в последовательности решения вопроса. Сначала помещают ос­новной документ с относящимися к нему приложениями, а за­тем в хронологической последовательности размещают доку­менты, возникшие в ходе решения вопроса;

. хронологическая — материалы внутри дела располагают начи­ная с более ранних дат (протоколы, приказы);

■ алфавитная — документы располагают в алфавитном порядке по начальной букве фамилии корреспондента (предложения, заявления, жалобы);

■ нумерационная — в таком порядке располагают бухгалтерские документы, относящиеся к определенному учетному реестру.

3.2. Систематизация отдельных категорий документов

Документы внутри дела систематизируются в определенной последо­вательности в зависимости от их наименования.

Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряже­ния) формируют в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируют отдельно.

Документы к заседаниям коллегий группируют в два дела: в одно дело — протоколы и решения; в другое — документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, выступления, заключения, проекты решений).

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систе­матизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы доку­ментов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последо­вательности решения вопроса.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлени­ям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их состав­ления или поступления.

Документы в личных делах располагают в хронологической последо­вательности. Порядок расположения документов закрепляется внут­ренней описью документов, которая помещается на внутренней сто­роне обложки личного дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан формируют раздельно: предложения и заявления граждан по улучшению работы данного предприятия или подведомственных ему организаций и заявления граждан по личным вопросам.

Документы в этих делах располагают в хронологическом или алфа­витном порядке. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рас­смотрению составляют в деле самостоятельную группу, в которую за­носятся также повторное заявление (жалоба) и дополнительные до­кументы.

Переписку группируют в дела за период календарного года и система­тизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. Хронология соблюдается по ини­циативным документам. При возобновлении переписки по определен­ному вопросу документы включаются в дело текущего года с указа­нием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предше­ствующие документы по этому вопросу.

Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями

группируют по конкретным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагают по алфавиту.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Контракты предприятия формируют в два дела: в одно — коммерче­ские контракты между предприятиями, в другое — трудовые контрак­ты с работниками.

Документы с грифом ограничения доступа формируют в самостоятель­ные дела отдельно от остальных документов предприятия.