2014-02-24
789
1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем из 3-х человек. Примерный состав ЭК:
' зам. директора (главный бухгалтер);
' ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
' секретарь-референт.
ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
2. Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по "Перечню типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.
Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни, например перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения и т. п. ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке.
|
|
|
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было s ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свыше 10 лет);
документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включительно);
|
|
|
документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение). 3. К документам, передаваемым в архив, относятся:
устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты;
документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции);
списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; документы по личному составу предприятия; другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.
