1. Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: "Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".
Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
2. Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает: назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование; порядок подготовки и размножения документов; отдельную регистрацию документов; формирование дел;
организацию выдачи и хранения документов; проверку наличия документов; архивное хранение и порядок уничтожения. Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.
|
|
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:
Конфиденциально Экз. № 1
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На документах, предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф "Коммерческая тайна" проставляется с указанием ее владельца, например:
Коммерческая тайна
Закрытое акционерное общество "Парфюм-интер"
Ул. Ордынка, 36 Москва 127450
При невозможности нанесения грифа на носители, содержащие конфиденциальные сведения, данные реквизиты должны быть указаны в сопроводительных документах, например, в сопроводительном письме.
На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например: Разрешаю:
1. Е.М. Лаврову
|
|
2. А.Л. Казакову Подпись руководителя
00.00.2011
Размножение конфиденциальных документов производится: с разрешения руководства предприятия;
с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя); в специально выделенном помещении;
в присутствии должностного лица, ответственного за документ; с немедленным уничтожением бракованных копий. Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов". Листы журналов регистрации: нумеруются;
прошиваются;
опечатываются;
указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.
Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.
В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело (или дела). Дело должно иметь: гриф ограничения доступа;
список сотрудников, имеющих право пользования этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.
Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;
в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов". При выдаче документа: сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата. Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). При возврате документа:
сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.
Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.
Запрещается:
изъятие конфиденциальных документов из дел; перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";
несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.
Проверка наличия состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:
обеспечения их сохранности;
предотвращения утечки конфиденциальной информации.
Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.
При установлении факта утраты конфиденциального документа: ставится в известность руководитель предприятия; служба безопасности; принимаются меры к розыску документа. На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов): составляется акт;
|
|
вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".
Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы: для архивного хранения; для уничтожения. При передаче дел в архив на конфиденциальные документы
составляется отдельная опись.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится: в опечатанных коробках;
в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. Уничтожение конфиденциальных документов п роизводится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;
в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Вопросы. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ
Часть А