Подготовка

Процесс опроса

Типы опроса

В процессе анализа, независимо от источников информации, проводятся опросы нескольких типов. Выбор того или иного типа зависит от вида необходимой информации и поставленной цели. Наиболее распространены следующие типы опросов:

• опросы для сбора фактов;

• опросы для определения проблем;

• совещания для принятия решений;

• диалоги автор/читатель, г

Опроси для сбора фактов проводятся, когда пытаются определить, как функционирует система в настоящее время. Опросы для определения проблем полезны, когда вы хотите выяснить, что в системе не в порядке. Совещания для принятия решений проводятся, когда нужно получить представление о том, как должна функционировать будущая система, чтобы устранить недостатки в настоящей. Диалоги автор/читатель - это неформальные обсуждения при разногласиях между автором и экспертом.

Классификация опросов приведена здесь по двум причинам. Во-первых, очень важно осознавать основную задачу опроса. Ясно понятая цель позволяет направлять беседу в нужное русло. Во-вторых, аналитик получает возможность сортировать различную информацию, собранную при опросе эксперта. Обычно эксперт рассказывает о том, как идет дело в настоящее время, что не в порядке и что следует предпринять. Классификация опросов позволяет расставить по своим местам все типы фактов.

Мы советуем опрос проводить стандартным образом для всех типов источников информации. Наша цель - формализовать этот процесс так, чтобы максимизировать поток информации и предупредить возникновение ситуаций, мешающих достигнуть цели опроса. Для этого мы рекомендуем подход, подразумевающий три этапа: подготовку, проведение опроса и завершение.

Подготовка к опросу приобретает решающее значение, если у вас есть только единственная возможность поговорить с экспертом (например, с президентом компании или генералом). Кроме того, она поможет вам оптимизировать время, которое вы проведете с источником информации, и получить надежный поток информации.

Мы рекомендуем следующие шаги:

• выберите нужного собеседника;

• договоритесь о встрече;

• установите предварительную программу встречи;

• изучите сопутствующую информацию;

• согласуйте свои действия с группой проектирования.

Выбор собеседника является первым и самым важным шагом. Слишком часто автор не получает необходимой информации при неправильном выборе источника. Позаботьтесь о выборе представителей соответствующего иерархического уровня организации, правильных типов документов, лучшей позиции для обзора, а также о выборе эксперта, обладающего нужными знаниями. Согласуйте свой выбор с другими членами группы.

После выбора собеседника договоритесь с ним о скорой, насколько это возможно, встрече. Установите цель встречи и ограничьте беседу в пределах часа или менее. Информационный поток, как правило, иссякает через час, поэтому не рассчитывайте обсудить больше чем возможно за это время. Если тематика обширна, найдите способ разбить беседу на несколько часовых встреч.

Установите программу беседы сразу же, как договоритесь о встрече. Определите круг обсуждаемых проблем и запишите конкретные вопросы, особенно те, на которые необходимо получить ответы для продолжения работы. В ходе формирования программы изучите доступную исходную информацию. Обратитесь к соответствующим документам и терминологическим справочникам и используйте SADT-модель, чтобы проще выделить круг ваших вопросов. Наконец, не забудьте согласовать ваши приготовления со всей группой проектирования. Последнее, что вам может понадобиться - это беседа с тем, кто только вчера разговаривал с вашим коллегой именно на ту тему, которую вы хотите обсудить. Правильная координация позволяет сберечь время эксперта и минимизирует дублирование действий авторами модели.